Электронные документы и электронные архивы: От потребностей к решениям

Данная заметка была опубликована 9 августа 2024 года на сайте англоязычной вьетнамской газеты Vietnam News («Новости Вьетнама»).

Электронные документы необходимы для развития электронного правительства, цифрового общества и цифровой экономики

Электронные документы и электронные архивы являются ключевыми аспектами современного государственного управления и развития общества, особенно в контексте электронного правительства, цифровой экономики и цифрового общества.

Принимая новую редакцию своего «Закона об архивах» Вьетнам (Việt Nam) стремится институционализировать внедрение информационных технологий (ИТ) для содействия устойчивому развитию и международной интеграции. Данный закон подчёркивает необходимость документирования и архивации в электронной форме как составной части более широких усилий по цифровой трансформации, признавая его важность для сохранения юридических доказательств и ценной информации для будущих поколений.

Проблемы и контекст

Во время недавней конференции «Цифровые архивы – следующий этап развития архивов», проведенной в Ханое в начале августа 2024 года компанией FPT IS (одна из ведущих вьетнамских ИТ-компаний – Н.Х.) и Ассоциацией архивов и документации Вьетнама, директор Департамента управления документами и архивного дела Дан Тхань Тун (Đặng Thanh Tùng – на фото) подчеркнул критически важную роль электронных документов и электронной архивации в условиях быстрой цифровой трансформации.

Он отметил, что огромные объёмы ежедневно генерируемых данных требуют современных решений для их хранения взамен устаревших ручных методов, с которыми связаны такие риски, как деградация и утрата документов. Модифицированный в 2024 году Закон об архивах устанавливает более высокие стандарты управления электронными документами, подталкивая предприятия и организации к быстрому внедрению эффективных методов документирования и архивирования в электронной форме.

Недавно была принята новая редакция Закона об архивах (Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, см.  https://sonoivu.soctrang.gov.vn/SiteFolders/snoivu/4727/Ph%E1%BB%95%20bi%E1%BA%BFn%20ph%C3%A1p%20lu%E1%BA%ADt/Nam%202024/33_2024_QH15_545181.pdf - закон принят 21 июня 2024 года и вступает в силу 1 июля 2025 года, включает 8 глав и 65 статей – Н.Х.), которая вводит новые требования к различным типам электронных архивных документов и устанавливает технические стандарты для систем управления электронными документами и электронных архивов в интересах повышения полезности архивных документов.

Данные являются активом и основой для развития организаций. Путь данных, от управления оперативно используемыми документами до текущих (ведомственных – Н.Х.) архивов и передачи на хранение в провинциальные исторические архивы и Национальные архивы, должен обеспечивать синхронизацию на основе использования стандартизированных архивных информационных пакетов, с целью оптимизации управления, обмена, использования, а также поиска и извлечения данных.

Высказывая свое мнение на конференции, председатель Ассоциации архивов и документации Вьетнама (Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam) Хоан Куок Туань (Hoàng Quốc Tuấn) отметил, что государство устанавливает новые требования к управлению, защите и использованию архивных документов. Он подчеркнул срочность цифровой трансформации в архивно-документационной деятельности, особенно выделив необходимость четкой правовой базы, совместимой технологической инфраструктуры и компетентных кадров.
 

Выступает председатель Ассоциации архивов и документации Вьетнама Хоан Куок Туань

Д-р Нгуен Тхи Чин (Nguyễn Thị Chính), начальник отдела управления архивами II Департамента государственных архивов (VTLT II), рассказала о поправках, внесённых в Закон об архивах в редакции 2024 года. Закон вводит несколько новых пунктов и положений, касающихся электронного архивирования. В нём излагаются требования к базам данных архивных документов и к электронным архивам, а также устанавливаются технические стандарты для обеспечения эффективной реализации органами государственной власти и организациями.

Нгуен Тхи Чин указала на такие проблемы, как нехватка систем электронного архивирования, недостаточное использование оцифрованных документов, а также на проблемы, связанные с технологиями обеспечения безопасности и хранения.

Решения и направления развития в будущем

Модифицированный Закон об архивах прокладывает путь для значительных изменений в практике управления документами и архивного дела, приводя её в соответствие с требованиями цифровой трансформации. Примечательной инициативой является платформа «Национальный электронный архив» (Nền tảng Lưu trữ số quốc gia), разработанная совместно с компанией FPT IS и следующая модели открытой архивной информационной системы OAIS. Эта платформа направлена на предоставление всестороннего надёжного решения для электронного архивирования.

Генеральный директор компании FPT IS Нгуен Хоан Минь (Nguyễn Hoàng Minh) подчеркнул важность цифровой трансформации и ожидаемый экспоненциальный рост объёмов заархивированных документов к 2050 году. Он с гордостью отметил роль компании FPT IS во внедрении стандарта OAIS и в содействии развитию системы национального электронного архива Вьетнама.

Компания FPT IS является ключевым технологическим партнером, предлагающим решения для национальных и местных архивных проблем. Её опыт и инновационные решения имеют решающее значение для поддержки организаций в их адаптации к новым требованиям, установленным модифицированным Законом об архивах.

Закон об архивах 2024 года представляет собой значительный сдвиг в подходе к документированию и архивированию, особенно с учётом растущей роли информационных технологий в электронном архивировании. Компания FPT IS, имеющая долгую историю поддержки национальных и местных усилий по архивированию и управлению документами, поделилась соображениями о технологических достижениях, которые могут способствовать исполнению новых требований.

Нгуен Трун Хью (Nguyễn Trung Hiếu), руководитель проекта решения для архивного хранения ArchiveNex компании FPT IS, рассказал о текущих проблемах в области электронного архивирования. Он отметил, что, несмотря на растущий интерес к электронным документам и архивам, многим органам государственной власти и организациям по-прежнему не хватает хорошо структурированной системы управления оцифровкой и хранением, которая решала бы три важнейшие задачи: безопасное хранение, обеспечение долговременной сохранности и эффективного использования документов.

Источник: газета Vietnam News
https://vietnamnews.vn/economy/1660825/digital-archives-from-needs-to-solutions.html
https://baothainguyen.vn/xa-hoi/202408/luu-tru-so-hanh-trinh-bat-buoc-vi-quoc-gia-so-0081311/