Малайзия: В следующем году систему управления электронными документами Национальных Архивов будут использовать 500 государственных органов и учреждений

Данная заметка была опубликована 10 июля 2024 года на сайте малазийской газеты «Стар» (The Star).

Национальные Архивы Малайзии (National Archives of Malaysia) – орган исполнительной власти, подчинённый Министерству национального единства (National Unity Ministry), - возглавляет усилия в рамках инициативы правительства в области электронных документов посредством своей системы управления электронными документами Digital Document Management System (DDMS) 2.0.

Министр национального единства Датук Аарон Аго Даганг (Datuk Aaron Ago Dagang - на фото) заявил, что система DDMS 2.0 установит новый стандарт согласованности, надежности и прозрачности в управлении государственными документами.

Министр национального единства Малайзии Датук Аарон Аго Даганг

«В настоящее время систему DDMS 2.0 использует 370 государственными органов и учреждениями, а к 2025 году планируется расширить их число до 500. DDMS 2.0 содержит 12,3 миллиона документов и обслуживает почти 60 тысяч активных пользователей (государственных служащих)», — сказал министр после того, как 10 июля 2024 года торжественно открыл Международный семинар по электронным документам и их допустимости в качестве доказательств, который был организован Национальными Архивами.

Министр Аарон пояснил, что внедрение DDMS 2.0 позволяет централизовать управление физическими документами, устраняя необходимость в избыточном копировании. По его словам, «Кроме того, система DDMS 2.0 помогает улучшить обмен информацией, позволяя мгновенно направить получателю любой электронный документ вместе с протоколами встреч и распоряжениями».

Министр Аарон сказал, что Национальные Архивы находится в авангарде усилий по обеспечению сохранности разнообразных документов Малайзии, как официальных, так и частных, - и перехода в цифровую эпоху.

Он подчеркнул, что архивные принципы крайне важны не только с точки зрения сохранения культурного наследия, но и для обеспечения юридической и доказательной силы электронных документов. «В течение последних десятилетий приблизительно 80% инициатив Национальных Архивов были сфокусировано на оцифровке и обеспечении долговременной сохранности электронных документов», — добавил министр.

Министр отметил, что его министерство признает ключевую роль электронных документов в содействии национальному единству посредством поддержки прозрачной и защищённой документации.

Таким образом, Национальные Архивы действуют на опережение в плане преодоления сложностей управления электронными документами, и поддерживает цифровую трансформацию правительства посредством партнерства с Национальным министерством цифровых технологий (National Digital Department) в рамках разработки системы DDMS 2.0, добавил он.

Министр сказал, что посредством формирования надёжной концептуальной структуры система DDMS 2.0 предлагает модель для других секторов, укрепляя прозрачность как основу доверия.

Национальные Архив разработали первую версию системы DDMS в 2012 году в сотрудничестве с Национальным министерством цифровых технологий, ранее известным как Малазийское управление модернизации государственного управления и планирования (Malaysian Administrative Modernisation and Planning Unit, Mampu).

В 2020 году на конференции Всемирного саммита по информационному обществу (World Summit on the Information Society, WSIS) в Женеве система DDMS 2.0 вошла в пятёрку лучших проектов в номинации C6 за «Поддерживающие среды» (Enabling Environment), см. https://www.itu.int/net4/wsis/stocktaking/Prizes/2024/Champions?jts=JC1JLU&idx=10&page=6

Министр Аарон также отметил, что ответственность за электронные документы лежит не только на Национальных Архивах, и призвал технологических новаторов и юристов сыграть ключевую роль в формировании будущего электронного управления документами.

По его словам, специалисты по технологиям должны разработать надежные, безопасные и удобные для пользователя платформы, способные обеспечивать постоянную сохранность электронных документов.

Национальные Архивы Малайзии были созданы в 1957 году в качестве хранилища данных, информации и государственных документов. По словам министра, они несут ответственность за сбор, обеспечение долговременной сохранности и за подготовку публичных документов различных типов и форм для использования в качестве справочных материалов исследователями и общественностью.

Источник: сайт газеты «Стар»
https://www.thestar.com.my/news/nation/2024/07/10/500-govt-agencies-to-use-national-archives039-digital-document-system-by-next-year