Методические рекомендации Минфина России по применению отдельных унифицированных форм электронных первичных учетных документов

Министерство финансов России в своем письме от 30 июля 2024 года №02-06-06/70843 распространило «Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом №61н, в рамках реализации электронного документооборота»:

• Методические рекомендации по формированию электронного первичного учетного документа «Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов» (ф. 0510450);
  
  
• Рекомендации по формированию первичного учетного документа «Требование-накладная» (ф. 0510451);
  
  
• Методические рекомендации по формированию электронного первичного учетного документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» (ф. 0510521);
  
  
• Методические рекомендации по формированию первичного учетного документа «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств» (ф. 0510836).

Минфин особо отметил в письме, «что при наличии у работника (сотрудника) электронной цифровой подписи (ЭЦП) подписание информации ЭЦП вместо простой электронной подписи (простой ЭП), в случаях, предусмотренных в Методических рекомендациях, не противоречит законодательству Российской Федерации».

Мой комментарий: Иначе говоря, если организация предпочтёт использовать для подписания документов усиленные квалифицированные подписи физических лиц вместо простых электронных подписей, то, по мнению Минфина, это не будет являться нарушением законодательства.

Методические рекомендации по применению унифицированных форм электронных первичных учетных документов, прилагаемые к ним примеры заполнения и бизнес-процессы размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации.

В документе установлено, какие виды электронных прописей должны использоваться при подписании электронных документов.

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450)

Подписывают накладную (ф. 0510450) ответственные лица: передавшее объект нефинансовых активов и принявшее объект нефинансовых активов.

При передаче материальных ценностей между ответственными за использование имущества по его назначению и (или) за сохранность имущества, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности, такой документ подписывается указанными лицами ЭЦП.

В случае передачи нефинансовых активов в рамках одного учреждения между лицами, с которыми не заключен договор о полной материальной ответственности, в случае отсутствия ЭЦП у ответственных лиц, накладная может подписываться ответственными лицами простой ЭП. При этом документ, на основании которого осуществляется передача материальных ценностей (например, распоряжение о передаче объектов нефинансовых активов), обязательно должен быть подписан руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) ЭЦП.

Требование-накладная (ф. 0510451)

Требование-накладная подписывается:

• Ответственным исполнителем - сотрудником, ответственным за оформление Требования-накладной, простой ЭП, с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа;
  
  
• Ответственным лицом, затребовавшим материальные ценности - простой ЭП;
  
  
• Лицом, санкционировавшим выдачу материальных ценностей - руководителем учреждения или уполномоченным им лицом - ЭЦП;
  
  
• Ответственным лицом, отпускающим материальные ценности со склада - сотрудником подразделения-отправителя - ЭЦП;
  
  
• Ответственным лицом, получающим материальные ценности - сотрудником подразделения-получателя - простой ЭП.

Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521)
 
Информацию, указанную в разделе 2 «Решение об исполнении денежных обязательств через подотчетное лицо» заявки-обоснования, формирует и подписывает подотчетное лицо (уполномоченное лицо) простой ЭП, а также руководитель структурного подразделения (уполномоченное лицо), в котором работает подотчетное лицо, простой ЭП.

Данные Раздела 1 и раздела «Справочно. Сведения о малой закупке» заявки-обоснования формируют и подписывают простой ЭП: ответственное лицо контрактной службы (контрактный управляющий) или ответственное лицо комиссии по осуществлению закупок, уполномоченное председателем указанной комиссии, а также в части финансовой информации подписывает ответственное лицо финансово-экономического подразделения.

Информация о ранее выданных суммах аванса, в том числе по просроченным суммам аванса, формируется справочно после выбора подотчетного лица и подписывается ответственным исполнителем бухгалтерской службы, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (или иным уполномоченным лицом), простой ЭП.

В случае выдачи под отчет подотчетному лицу денежных документов раздел 1 формирует руководитель структурного подразделения, в котором числится подотчетное лицо, на которое оформляется заявка-обоснование (например, начальник отдела делопроизводства, начальник транспортного отделения) и подписывает простой ЭП.

Заявка-обоснование подписывается подотчетным лицом (иным уполномоченным лицом) простой ЭП и руководителем структурного подразделения (уполномоченным лицом), в котором работает подотчетное лицо.

Заявка-обоснование утверждается руководителем субъекта учета (или лицом, им уполномоченным) с использованием ЭЦП с учетом информации, поступившей от бухгалтерской службы о наличии или отсутствии задолженности за подотчетным лицом, по ранее выданным авансам, простой ЭП".

Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)

Акт инвентаризации подписывается членами инвентаризационной комиссии простой ЭП, председателем инвентаризационной комиссии - ЭЦП.

Акт инвентаризации утверждается руководителем учреждения (иным уполномоченным им лицом) ЭЦП.

Мой комментарий: Любопытно то, что Минфин до сих пор предпочитает использовать устаревший термин ЭЦП вместо УКЭП или УЭП.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=481827