Каждая профессиональная группа создает, систематизирует и описывает свои документы так, чтобы это было удобно для работы, которую нужно выполнять её представителям.
Когда люди работают самостоятельно, они могут организовывать свои документы по собственному усмотрению.
Однако разделение труда и специализация при выполнении задач в любом сколько-нибудь значимом масштабе означает, что документы становятся основным связующим звеном между сотрудниками, участвующими в выполнении работы. В свою очередь это означает, что управление документами становятся работой, которую сотрудниками необходимо выполнять. Документы и выполняемая работа неразделимы.
Таким образом, документы не только необходимы, но их ведение также представляет собой часть работы, - а то, каким образом они создаются, упорядочиваются и описываются, определяет, что именно будет сделано, когда, как и насколько эффективно и продуктивно.
Типовые способы и методы выполнения работы создают типовую структуру документов и способы управления ими.
Когда-то давным-давно у нас существовали чёткие границы, означавшие, что двум документным системам не приходилось сосуществовать друг с другом. Деятельность по управлению документами была отделена от других видов работы. Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] имели возможность упорядочивать документы так, как нам это было удобно.
Затем у нас внезапно появились пользователи документных систем, а не специалисты по управлению документами. И, конечно же, раз это была наша [специалистов по управлению документами – Н.Х.] система, предназначенная для организации нашей работу, то мы ожидали, что другие сотрудники-пользователи организуют свою работу так, как это удобно нам.
В итоге в течение последних 20 лет организации потратили огромные суммы денег на создание систем управления документами, которыми на практике никто не пользуется -потому что навязываемое ими сотрудникам типичное поведение (шаблон - это тот шаблон, что который поддерживает нашу работу, наш шаблон), куда хуже того типичного поведения (шаблона), в соответствии с которым они хотели бы действовать в интересах выполнения той работы, которую они должны сделать.
Специалисты по управлению данными осознали это раньше нас, потому что в их случае промежуток времени между появлением систем, предназначенных только для специалистов, и систем, предназначенными для пользователей, был намного короче, чем в случае специалистов по управлению документами. Проще говоря, в их системах пользователи появились раньше, чем в наших.
У них были свои неудачи и проблемы, и для их решения развивались целые области знаний - потому что создававшие системы люди знали, что весь смысл их профессии заключается в том, чтобы поддерживать деятельность, которую необходимо выполнить. Они осознали, что если их специальные знания и системы будут лишь усложнять деловую деятельность, то эти знания не будут востребованными, а их системы не будут использоваться.
Правда, они поняли это недостаточно быстро – у них были свои кризисы.
Огромные суммы денег порой тратятся на создание систем и на усилия, которые лишь усложняют работу сотрудников, а не упрощают её – и сотрудники всё равно продолжат время от времени ошибаться, вследствие сложности самой работы, технологий и систем, в которой работа должна выполняться. Однако в основном специалисты по управлению данными обеспечивают соответствие поддерживаемого их системами типового поведения шаблону той работы, которую необходимо выполнить. От этого выигрывают все.
В настоящее время управление документами переживает такой же кризис.
Хорошей новостью для нас является то, что эволюция ориентированных на данные «документных» профессий (поскольку все эти данные фиксируются и документируются), даёт нам полезный пример, который мы можем использовать для того, чтобы понять, как нам следует измениться.
В настоящее время управление документами застряло между типичным поведением (шаблонами), которые работают, и теми, что не работают.
Основная проблема заключается в том, чтобы найти способы выполнять нашу [специалистов по управлению документами – Н.Х.] работу без необходимости реструктурировать работу тех сотрудников, чьи документы, как предполагается, мы должны обслуживать.
Урок, который мы должны извлечь из деятельности специалистов по управлению данными, заключается в том, что структура документов должна отражать структуру деловой деятельности.
Урок, который мы должны извлечь из нашего собственного опыта, заключается в том, что то, как сотрудники структурируют свою работу, не подходит для нашей деятельности [по управлению их документами – Н.Х.], - и именно поэтому мы терпим неудачу, когда пытаемся реструктурировать их документы так, чтобы это было удобно нам.
Если мы хотим добиться успеха, то должны признать, что «их» шаблон организации своего труда лучше подходит для их работы, и они не скажут нам спасибо за попытки его изменить. Успех придёт к нам только тогда, когда мы сможем выполнять свою работу, не меняя ни одного из шаблонов, связанных с их деятельностью.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/superior-and-inferior-patterns-in
Комментариев нет:
Отправить комментарий