Теория социотехнических систем подчеркивает взаимозависимость между людьми и технологиями в их среде. Эта ключевая идея важна для управления документами (и в последние годы ей уделялось определенное внимание исследователей).
В течение последних пятисот лет управление документами было технической дисциплиной, практикуемой в социальной системе, состоящей из экспертов в данном вопросе. Итак, у нас есть опыт пятисот лет понимания технических особенностей управления документами.
Техническая система на самом деле не изменилась, и мы всё ещё пытаемся делать всё то же самое, во многом работая с теми же объектами, - однако кардинально изменилась социальная система управления документами.
Раньше управление документами существовало в рамках относительно закрытой социальной системы, состоящей из специалистов по управлению документами. У неё была точка взаимодействия с другой социальной системой - социальной системой деловой деятельности, создававшей и использовавшей документы, пока те были необходимы для оперативной работы.
За последние двадцать лет эти социальные системы объединились, а технические процессы несколько сблизились. Вот несколько выводов о том, что это значит для нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.]:
- Во-первых, наши методы и практики были разработаны для социальной системы экспертов по управлению документами, с использованием технических методов и практик, ориентированных на управление хранением информации, которая перестала использоваться по своему первичному назначению;
- Во-вторых, если принять основную предпосылку социотехнических систем о взаимозависимости социальных и технических систем, то можно сделать вывод о том, что техническая система управления документами не может продолжать работать прежним образом, когда оказывается в иной социотехнической среде;
- В-третьих, та социальная среда, в рамках которой сегодня выполняется большая часть работы с документами, представляет собой систему людей, создающих и хранящих документы для того, иметь возможность выполнить свою работу, при этом основное внимание уделяется поддержке применяемого способа организации работ и удовлетворению информационные потребности выполняющих работу сотрудников;
- В-четвертых, если рассматривать эти две социотехнические системы совместно, то нам следует осознать, что одна из них (наша) не предназначена для управления документами в ходе их создания в интересах активных рабочих процессов, в рамках которых в первую очередь имеют значение информационные потребности участвующих в этих процессах сотрудников; и что вторая система не была рассчитана на управление документами с упором на обеспечение подотчётности и долгосрочной структурной стабильности;
- В-пятых, если мы примем во внимание определение культуры, данное Эдгаром Шейном (Edgar Schein, см. цитату ниже), то нам следует осознать, что две модели практики и две социальные системы эволюционировали для того, чтобы решать совершенно иные проблемы интеграции и адаптации, - и нам не следует удивляться тому, насколько поразительно безуспешными оказались наши [специалистов по управлению документами – Н.Х.] попытки заставить социотехнические системы деловой деятельности организовать свою информацию в соответствии с нашими принципами обеспечения долговременной сохранности и подотчётности;
Для справки: Эдгар Шейн говорит следующее о культуре - «Организационная культура представляет собой набор типовых базовых предположений, которые данная группа изобрела, открыла или разработала в процессе обучения, чтобы справиться со своими проблемами адаптации к внешним условиям и внутренней интеграции; и которые достаточно хорошо показали себя, чтобы считаться верными, и, следовательно, преподаваться новых членам в качестве правильного способа восприятия, мышления и ощущения в отношении этих проблем». - В-шестых, ввиду отсутствие успехов таких попыток, нам следует осознать относительную силу систем, с которыми мы имеем дело, а также то, что наша задача заключается в том, чтобы адаптироваться с целью поддержки этих систем.
Это очень большой объём того, что нам нужно «переварить».
Суть же в том, что службы управления документами, как и все прочие, функционируют на основе социотехнических принципов. У нас есть технические методы и практики, которые должны применяться в гармонии с социальными практиками системы, в рамках которой мы действуем – а когда этого не происходит, результаты вполне предсказуемы.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-social-systems
Комментариев нет:
Отправить комментарий