Распространение информации и информационно-разъяснительная работа являются важнейшей частью любой программы деятельности архива. Архивистам, как и политикам, необходимо прорабатывать аргументы и темы для обсуждения, чтобы оставаться «в струе».
Способы распространения информации многообразны, и архивисты могут проявлять творческий подход и получать удовольствие, информируя о ценности своих фондов.
Взаимодействие с заинтересованными сторонами
В моем понимании взаимодействие с заинтересованными сторонами (outreach) - это личные усилия по установлению контактов к различными заинтересованными сообществами (в том числе потенциальными). Посещение встреч и совещаний, как внутри организации, так и проводимых внешними группами, является эффективным способом познакомиться с людьми и рассказать о себе. Объединение усилий с другими специалистами информационных профессий и заинтересованными сторонами является частью программы. Это всё простые идеи, но проблема в том, что их реализация отнимает много времени; информационно-разъяснительная работа в крупной организации может занять все время архивиста.
Примерами такого взаимодействия могут служить создание веб-сайта или веб-страницы, регулярная рассылка информации по электронной почте, ежеквартальные информационные бюллетени, работа в комитетах и встречи «один на один» для налаживания сотрудничества.
Методы взаимодействия будут зависеть от организационной культуры. Суть в том, что нынешние и потенциальные пользователи архивных документов должны знать, что архивная программа существует, и что можно положиться на её помощь, если в этом возникнет необходимость. Если информационно-просветительская работа организована правильно, скоро информацию об архиве вскоре начнут передавать и другие люди, а программа деятельности архива сможет заручится поддержкой и умножить число своих спонсоров и сторонников.
Обучение по вопросам использования архивных материалов
Обучение тесно связано с распространением информации и информационно-разъяснительной деятельностью. Обучение может проводиться различными методами. Во-первых, можно дать общее представление об архивах. Для всех пользователей может быть полезно пройти того или иного рода обучение, дающее представление об управлении архивами и архивными документами. Обучение краткое, охватывающее высокоуровневые концепции. Возможно специализированное обучение для пользователей со специфическими обязанностями или потребностями, которое является более узконаправленным. Архивисты могут опираться на общее обучение и сосредотачивать внимание на потребностях конкретных групп.
Понимание культуры
Архивисты должны понять существующие условия ведения деловой деятельности, а затем решить, как изменить один или несколько её аспектов с целью совершенствования деятельности архива. Например, если организация и её культура не поддерживают архивную работу, то архивист может заняться укреплением основы для деятельности архива в политике и стратегическом управлении. В качестве альтернативы архивист может заняться обучением сотрудников и/или улучшением ИТ-инфраструктуры, чтобы минимизировать трудозатраты сотрудников на документирование своей деятельности и на обеспечение долговременной сохранности документов, имеющих непреходящую ценность.
Архивистов должна удовлетворять достаточно хорошая работа с архивами и архивными документами. Организации существуют не для того, чтобы создавать документы и управлять ими; они существуют ради выполнения определённой функции: например, для обеспечения прибыли для акционеров, для оказания услуг или для защиты национальной безопасности. Учитывая этот факт, что можно считать достаточно хорошим управлением архивами и архивными документами? Понятие «достаточно хорошее» означает, что удовлетворяются основные требования. Документы, имеющие непреходящую ценность, должны обладать достаточной аутентичностью, целостностью, надёжностью и пригодностью к использованию; они должны быть выявлены, организованы, должны быть обеспечены их поиск и извлечение; должна быть возможность предоставлять к этим документам доступ, они должны быть защищенными и интероперабельными.
Реализация и поддержка архивной программы требуют глубокого понимания проходящих в организации процессов, а также поддержки управления архивами корпоративной культурой. Архивистам необходимо понимать точки зрения создателей документов в ничуть не меньшей степени, чем осведомлять о важности и полезности деятельности архивов с целью охвата новой аудитории.
Информирование о полезности архивов
Способы информирования о полезности архивов зависят от особенностей организации и её культуры. Ключевым фактором успеха является то, как организация относится к своих документам (и к архивной программ). Кадры также имеют решающее значение. Если сотрудники хорошо обучены в плане создания и управления документами, работа архивиста становится проще. Если же сотрудники не хотят поддерживать усилия архива, то архивной программе будет трудно добиться успеха. Третьим фактором эффективного осведомления о полезности архивов является инфраструктура. Существующая инфраструктура будет либо способствовать, либо создавать препятствия для усилий по управлению документами. Если нет простых способов для регистрации электронных объектов как документов, для отделения необходимых материалов от ненужных, для обеспечения долговременной сохранности документов и для поиска по массиву документов, то эффективно управлять документами будет сложно или даже невозможно. Даже если корпоративная культура поддерживает управление архивами и люди готовы приложить для этого усилия, - всё равно необходимо иметь соответствующие инструменты. Поддержка со стороны организации, заинтересованные сотрудники и основательная инфраструктура позволяют архивистам продолжать выполнение своей миссии по обеспечению сохранности имеющих непреходящую ценность документов.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-communication-outreach-and-training/
Комментариев нет:
Отправить комментарий