Поскольку технологии продолжают развиваться быстрыми темпами, в течение своей карьеры Вам неизбежно придётся иметь дело хотя бы с одним проектом конверсии данных (data conversion – на самом деле автор рассказывает о замене старой системы управления документами на новую – Н.Х.).
Существует множество причин, по которым Вашей организации может понадобиться проект конверсии данных. Так, Ваша текущая система может быть устаревшей. Возможно, Вам нужны расширенные возможности, которые в Вашей текущей системе не поддерживаются. Например, предыдущая система управления коробами, использовавшаяся в нашем офисе, не поддерживала согласованный формат ввода данных и не требовала ввода ключевой информации. В результате этого невозможно был устанавливать сроки хранения.
Изменение может было навязано, и наш офис столкнулся с этим. Нам сообщили, что наша устаревшая система управления документами больше не будет поддерживаться, и дали год на поиск нового продукта. Оправившись от первоначального потрясения, мы вдруг поняли, что нам представилась замечательная возможность получить обновлённую систему, разработанную для удовлетворения текущих и прогнозируемых оперативных потребностей!
Что следует принять во внимание
Существует множество вопросов, которые необходимо принять во внимание при организации конверсии данных. В качестве примеров можно назвать:
- Определение Вашего бюджета. Сколько Вы готовы потратить, и откуда возьмутся деньги?
- Понимание своих текущих системных требований и инфраструктуры. Какое потребуется оборудование, будет ли оно совместимо с существующим аппаратным и программным обеспечением?
- Способно ли предлагаемое решение обеспечить поддержку для последующих усовершенствований системы?
- Доступны ли будут клиентские поддержка и обучение после конверсии, и в течение какого периода времени?
- Можно ли внедрить предлагаемое решение в приемлемые сроки?
С чего начать?
Ключом к успеху любого проекта является подбор отличной проектной группы. Включите в неё кого-нибудь из сотрудников вашего ИТ-отдела, разбирающихся в Вашем существующем оборудовании и системной конфигурации. Также включите в неё Вашего руководителя, руководителей групп, специалистов по работе с клиентами и специалиста по обучению. Подумайте о том, чтобы включить в процесс кого-то из числа ваших опытных пользователей, как внутренних, так и внешних. Они могут дать ценные сведения о том, что хотели бы получить Ваши сотрудники, пользователи и клиенты.
Задокументируйте, как функционирует текущая система. Может быть полезно организовать демонстрацию системы для проектной группы. Четко определите и задокументируйте потребности Вашей системы, в том числе предполагаемые будущие потребности. Опишите, какие функциональные возможности необходимо сохранить и какие необходимы улучшения. Эти материалы в итоге станут Вашим техническим заданием. Попросите всех членов проектной группы представить свои предложения. Мыслите непредвзято и выслушивайте все предложения. Не все идеи могут быть реализованы, но у каждого всегда найдётся что-то полезное для проекта.
Определите формат проведения встреч и совещаний, при этом обязательно укажите временные рамки. Разработайте матрицу обязанностей, в которой чётко отражено, кто отвечает за каждую из задач проекта - например за сроки информирования и за разработку спецификаций проекта.
Что дальше?
Итак, Ваши требования сформулированы и проведены предварительные совещания. Теперь пришло время изучить доступные продукты и альтернативы. Пригласите поставщиков для проведения демонстраций, а также организуйте визиты в другие органы исполнительной власти, чтобы узнать об используемых ими системах и процессах.
Выберите продукт, который соответствующий потребностям Вашей деловой деятельности. Имейте в виду, что, весьма вероятно, потребуется внести определённые изменения в Ваши текущие деловые процессы. Проявите осторожность при определении того, где изменения оправданы. Будьте готовы пойти на изменение ваших деловых процессов тех случаях, когда это целесообразно; избегайте изменения процессов только для того, чтобы они «вписывались» в продукт. Убедитесь, что выбранный продукт может быть внедрён в установленные Вами сроки.
Процесс
Решающее значение имеют хорошие рабочие отношения между всеми членами Вашей проектной группы. Регулярно обменивайтесь информацией, и будьте конкретными. Крайне важно обеспечить, чтобы у Вашего программиста и у специалистов по работе с клиентами имелись экземпляры Вашего документа с план-графиком и требованиями, и чтобы они в максимально возможной степени понимали необходимые функциональные возможности Вашей системы. При необходимости просмотрите демонстрацию системы и проанализируйте её технические характеристики, позаботившись о том, чтобы у Вас было достаточно времени для того, чтобы задать вопросов и получить на них ответы. Запланируйте достаточное время на разработку четких и подробных планов тестирования.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2022/06/2_0690281903.html )
Сандра Талер (Sandra Tuller)
Источник: журнал ARMA Magazine
https://magazine.arma.org/2022/05/data-conversion-dos-and-donts/
Комментариев нет:
Отправить комментарий