Правительство Австралии дало ответ на выводы и предложения комиссии Тьюна

Данная заметка была опубликована 20 августа 2021 года на сайте специализированного австралийского издания IDM (Information and Data Manager - «Специалист по управлению информацией и данными», https://www.idm.net.au/ ).

Мой комментарий: Речь в данном посте идёт о реагировании на аудит функциональности и эффективности Национальных Архивов, проведенный комиссией, возглавляемой бывшим министром финансов страны Дэвидом Тьюном (David Tune). Подробнее об этом аудите см. http://rusrim.blogspot.com/2019/05/blog-post_17.html , http://rusrim.blogspot.com/2019/11/blog-post_26.html и http://rusrim.blogspot.com/2021/04/1_01202167516.html .

Специалисты по управлению документами органов федерального правительства Австралии могут пока что спать спокойно, поскольку правительство отклонило предложение централизовать управление государственными документами под руководством Национальных Архивов Австралии (National Archives of Australia, NAA). Это решение стало реакцией на выводы и рекомендации «комиссии Тьюна» (Tune Review, https://www.ag.gov.au/rights-and-protections/publications/tune-review ), которая провела масштабный аудит деятельности Национальных Архивов.

Правительство также согласилось внести изменения в Закон об архивах 1983 года (Archives Act 1983), проведя консультации с Национальными Архивами и с соответствующими министерствами и ведомствами.

В отчёте комиссии Тьюна была предложена модель управления информацией, известная «Модель управления государственной информацией (Government Information Management Model, GIMM), в рамках которой управление документами в масштабах федерального правительства было бы централизовано в Национальных Архивах.

Согласно этой модели, около 63% из 1000 сотрудников, занятых управлением документами и информацией в примерно 20 крупнейших федеральных органах исполнительной власти, были бы переведены в штат Национальных Архивов.
 

В своём ответе правительство сообщило, что, по его мнения, «хотя цели представляются разумными, предложенная модель GIMM потребовала бы значительного перемещения работы и ресурсов между органами центрального правительства, что могло бы потребовать значительного времени, и прошло бы много лет, прежде чем была бы получена отдача. Кроме того, в рамках подготовки к выполнению столь огромной роли необходимо развивать возможности и технологии Национальных Архивов.»

«Соответственно, хотя Правительство согласно с тем, как г-н Тьюн представил риски и результаты, которые должны быть достигнуты, - Правительство намерено в кратко- и среднесрочной перспективе принять подход, сфокусированный на улучшение сотрудничества, обучения и подготовки в масштабах федерального правительства с использованием процесса деятельности комитетов, в который предполагается вдохнуть новую жизнь».

«…. структурные изменения, предлагаемые в модели GIMM, могут быть изучены дополнительно в качестве потенциального второго этапа реформы, при условии подготовки соответствующего окончательного экономического обоснования, и для осуществления в такой момент, когда у Правительства будет уверенность в том, что Национальные Архивы хорошо подготовлены к масштабным изменениям».

Правительство отметило, что оно полностью либо в принципе согласилось со всеми рекомендациями комиссии Тьюна, - после того, как оно в июне 2021 года объявило о выделении дополнительного финансирования в размере 67,7 млн. австралийских долларов на срочные меры по обеспечению сохранности находящихся под угрозой документов.

Помощник (Assistant Minister) Генерального прокурора Аманда Стокер (Amanda Stoker) сказала, что это станет следующим шагом на пути Национальных Архивов к тому, чтобы оставаться современным в цифровую эпоху.

«Мы признаем важность надежного сохранения памяти нашей страны, поэтому правительство Моррисона (Morrison) уделяет особое внимание укреплению потенциала Национальных Архивов в области кибербезопасности в рамках его усилий по оцифровке находящихся под угрозой документов».

«Важно, чтобы Национальный архив был надлежащим образом оснащен и готов к вызовам цифровой эпохи».

Выделенное Национальным Архивам финансирование в размере 67,7 млн. австралийских долларов будет направлено на:

• Оцифровку и обеспечение долговременной сохранности находящихся под угрозой фондов Национальных Архивов, в рамках ускоренной четырехлетней программы оцифровки;
  
  
• Дополнительные персонал и возможности для устранения незавершенных работ по «приложениям доступа» к документам Австралийского Содружества; и предоставление улучшенных услуг «оцифровки по требованию»;
  
  
• Инвестиции в кибербезопасность и в дальнейшее развитие «Цифрового архива нового поколения» (Next Generation Digital Archive) Национальных Архивов для способствования безопасной и своевременной передаче документов на хранение в Национальные Архивы, обеспечения их долговременной сохранности и цифрового доступа.

Реакция на отчет комиссии Тьюна также включает обязательство «интегрировать Национальные Архивы в проводимые федеральными министерствами и ведомствами важные обсуждения и форумы, которые оказывают влияние на принятие решений в сфере стратегического управлении информацией и данными».

В настоящее время создающие документы федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за их ведение и хранение до тех пор, пока не примут решение о том, какие документы имеют архивную ценность, и пока такие документы не будут переданы в Национальные Архивы (их объём составляет примерно 10 процентов от общего объёма документов).

В отчёте комиссии Тьюна отмечается, что существующая система хранения документов в действующих федеральных органах исполнительной власти неэффективна, поскольку эти органы склонны хранить большую часть своих документов в течение длительного времени, несмотря на то, что в конечном итоге большинство из них могло быть уничтожено. По мнению комиссии, это вызвано плохой практикой установления сроков хранения. В отчёте комиссии Тьюна были высказаны аргументы в пользу того, что централизованное решение для внеофисного хранения, включающее услугу оцифровки по запросу, позволяющую федеральным органам получать доступ к своим документам, было бы более эффективным.

Реализация подобного решения в регионах, которое оказалось бы менее затратным, чем в столичных городах, и при этом оставалось сравнительно легкодоступным, вероятно, обеспечила бы надлежащий баланс между снижением затрат и улучшением доступности, - и такие региональные варианты следует изучить. Г-н Тьюн отметил, что этого не следует делать, не подготовив предварительно окончательное экономическое обоснование. У модели «Централизованного хранения и обеспечения долговременной сохранности» (Centralised Storage and Preservation Model, CSPM) есть потенциал для того, чтобы в долгосрочной перспективе обеспечить экономию средств австралийских налогоплательщиков, и этот потенциал должен быть количественно измерен в экономическом обосновании.

Правительство в своём ответе сообщило, что оно «признаёт ограничения существующих практик хранения и отмечает потенциальную эффективность, которую можно получить за счет рационализированных решений для хранения, - но важно, чтобы организация массового хранения и объединение инфраструктуры не предпринимались без предварительного изучения альтернативных вариантов. Выделяемое Правительством финансирование позволит изучить перспективы повышения эффективности за счет консолидации инфраструктуры хранения».

Более подробная информация доступна в «Ответе Правительства Австралии на итоги аудита функциональности и эффективности Национальных Архивов Австралии» (Australian Government's Response to the Functional and Efficiency Review of the National Archives of Australia), см. https://www.ag.gov.au/node/5792/  (прямая ссылка на PDF-файл: https://www.ag.gov.au/sites/default/files/2021-08/government-response-to-the-tune-review-august-2021.pdf , 19 страниц - Н.Х.).

Источник: сайт издания IDM (Information and Data Manager)
https://idm.net.au/article/0013578-government-responds-tune-review