США: Национальная ассоциация по защите от пожаров готовит новую редакцию стандарта NFPA 232 по обеспечению защиты документов от пожаров

В США не так много уважаемых стандартов в сфере управления документами, и одним из них является стандарт американской Национальной ассоциации по защите от пожаров (National Fire Protection Association, NFPA) NFPA 232 «Стандарт по обеспечению защиты документов» (Standard for the Protection of Records, https://www.nfpa.org/codes-and-standards/all-codes-and-standards/list-of-codes-and-standards/detail?code=232 ) и сопровождающим его документом NFPA 232A «Руководство по защите от пожаров архивов и центров хранения документации» (Guide for Fire Protection for Archives and Records Centers, https://www.nfpa.org/codes-and-standards/all-codes-and-standards/list-of-codes-and-standards/detail?code=232A ).

Ранее я уже рассказывала об этом стандарте здесь: https://rusrim.blogspot.com/2016/07/nfpa-232.html

Действующей является редакция NFPA 232-2017, и сейчас пришло время планового пересмотра этого документа.

На сайте NFPA начато публичное обсуждение второй версии готовящейся редакции 2022 года, текст которой доступен при условии регистрации на сайте.

Публичное обсуждение данной версии документа продлится до 17 февраля 2020 года.

Требования к защите документов варьируются от категории документов и помещения для хранения. Категории помещений включают «высокозащищённое хранилище» (vault), «комната хранения документации» (file room), «архив» (archive) и «центр хранения документации». Для документов рассматриваются такие категории, как «важнейшие» (vital), «архивный материал» (archival material), «важные» (important), «постоянного хранения» (permanent), «активные» (active), «неактивные» (inactive), «документы, которым не установлен срок хранения» (unscheduled records).

Помимо прочего, представляет интерес терминологический раздел документа. Среди терминов и определений я бы отметила следующие:

3.3.1. Архив (archive) - здание или зона в центре хранения документации, предназначенное для защиты архивных материалов и документов; как правило, спроектированное с расчётом на обеспечение огнестойкости.

3.3.7. Комната хранения документации (file room) – огнестойкое помещение, обеспечивающее меньшую противопожарную защиту, чем высокозащищённое хранилище (vault) и используемое для хранения документов.

3.3.20.2. Стандартное высокозащищённое хранилище документов (standard records vault) - полностью огнестойкое помещение, используемое исключительно для хранения документов.

3.3.11. Мобильные стеллажи (mobile shelving) - система хранения документов, обычно представляющая собой стеллажное оборудование открытого типа для хранения дел, также известное как рельсовые стеллажи (track files), компактные стеллажи (compaction files) или подвижные стеллажи (movable files), в которых секции или ряды полок перемещаются вручную или с помощью электропривода по направляющим для открытия проходов для доступа (access aisles).

3.3.12. Стеллажное оборудование со свободным доступом к полкам (open-shelf file equipment) - любые полки или стеллажи, которые не закрывают секции для хранения документов с шести сторон.

3.3.14.3.1. Архивный материал / архивный документ (archival material/record) - Документ, созданный или полученный, и хранимый физическим лицом или организацией в ходе ведения деловой деятельности, который был сохранён ввиду его исторической или сохраняющейся [деловой – Н.Х.] ценности.

3.3.14.2.1. Активный документ (active record) - документ, необходимый для выполнения текущих операций.

3.3.14.2.2. Неактивный документ (inactive record) - Документ, легкодоступность которого для текущих деловых операций или использования не требуется.

3.3.14.2.3. Документ, которому не установлен срок хранения (unscheduled record) - документ, окончательное решение судьбы которого не было санкционировано ответственной за него стороной.

3.3.14.3.3.  Документ постоянного хранения (permanent record) - документ, имеющий, как было установлено, достаточную ценность для того, чтобы оправдать его постоянное хранение и обеспечение сохранности.

3.3.14.3.5. Важнейший документ (vital record) – Документ, являющийся незаменимым либо содержащий информацию, временная недоступность которой может повлечь за собой серьезным правовой или деловой ущерб.

3.3.15. Центр хранения документации (records center) - Здание или помещение с минимальным объемом для хранения документов, превышающим 50 тысяч кубических футов (1416 кубических метров), используемое для хранения документов.

Источник: сайт NFPA (см. вкладку Next edition)
https://www.nfpa.org/codes-and-standards/all-codes-and-standards/list-of-codes-and-standards/detail?code=232