Лючия Стефан: Проектно-техническая документация – это важные документы

Данный пост известный британский специалист румынского происхождения Лючия Стефан (Lucia Stefan) выложила в социальной сети LinkedIn 10 декабря 2020 года.

<Проектно-техническая документация – это важные документы. Позвольте мне объяснить, почему.

Обеспечение сохранности технической и проектной документации

Проектная и техническая документация редко сохраняется в течение длительного времени. В большинстве случаев эти материалы уничтожаются спустя несколько лет, потому что отсутствуют обязательные законодательно-нормативные требования, обязывающие организации и компании сохранять их. В Великобритании существующее руководство, выпущенное Национальными Архивами Великобритании в 2012 году (см. https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/sched_projects.pdf ), рекомендует короткие сроки хранения для проектной документации - обычно пару лет.

По моему опыту, подобное легкомысленное отношение к документации, относящейся к ИТ-проектам и внедрению ИТ-системы, является неправильным. В большинстве случаев организации не сохраняют проектную и техническую документацию на внедрённые ИТ-системы, и не рассматривают её как документы.

Мне приходилось (как консультанту – Н.Х.) иметь дело с информационными системами, в отношении которых я понятия не имела, зачем они были закуплены (деловое и технико-экономическое обоснование), как они были реализованы, настроены, протестированы и как впоследствии управлялись (проектная и техническая документация). Меня привлекали для того, чтобы проконсультироваться по вопросам миграции на новую систему, - но при этом отсутствовали ключевые документы, раскрывающие историю старой системы.

Вдобавок к этому, новые методики управления проектами ради достижения гибкости сводят к минимуму усилия по созданию хорошей проектной документации. Проектные группы должны планировать молниеносные обсуждения, рассказывать «истории» и т.д., однако нигде в этих методиках не видно создание и сохранение хороших проектных документов. Фактически, написание понятных, объясняющих документов рассматривается как пустая трата времени. Проектные группы должны быстро выдавать результат, а не писать документы, которые могут оказаться очень полезными лет через 10. Будущее приносится в жертву настоящему.

Информационные технологии – это отрасль, для которой характерно быстрое устаревание. Продукты заменяются или серьёзно переделываются каждые 5 лет. Вслед за большинством операций по выводу из эксплуатации следует переход на другие системы, которые иногда могут иметь совершенно иную техническую и информационную архитектуру. Когда из-за того, что никто не позаботился о её сохранении, отсутствует проектно-техническая документация на старую систему, группы по проведению миграции сталкиваются с огромными проблемами. Техническая документация должна быть не только высокого качества, но её также необходимо сохранять до тех пор, пока она остаётся необходимой. Документы о реализации ИТ-проекта и техническая документация являются документами, которые следует включить в документную систему организации. Их следует сохранять в течение всего срока службы системы. Только после вывода ИТ-системы из эксплуатации эти документы могут быть уничтожены.

Вывод

Проектная и техническая документация, включая сведения об изменениях и обновлениях, является документами, которые подлежат хранению в корпоративной системе для управления документами в течение всего срока службы ИТ-системы.

Лючия Стефан (Lucia Stefan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/luciastefan_the-case-of-preserving-technical-and-project-activity-6742439327554449408-9oyb