Наиболее показательный признак плохого качества документов - это когда люди не могут найти то, что им нужно. И когда такое происходит, не себя они винят, а говорят, что «документы - дерьмо», и создают иную систему, потому что им нужно выполнять свою работу, а мы им мешаем.
Для нас это неприятный переплёт. С одной стороны, если мы не будем сохранять весь мусор, который они вводят в систему, у нас не будет полных документов. С другой стороны, если мы будем хранить весь мусор, который они нам дают, то поиск будет намного сложнее, чем следовало бы, - и они же будут обвинять нас в проблеме, которую сами и создали.
Вопрос, который я должен задать, заключается в том, насколько проблема является нашей виной?
Обе стороны всегда винят друг друга, и нам всегда приходится действовать в условиях ограниченных ресурсов, поэтому я полагаю, что наиболее уместным является вопрос: «Сделали ли мы всё, что в наших силах, для того, чтобы повысить качество документов, с тем, чтобы пользователи могли найти то, что им нужно?»:
- Использовали ли мы все возможности нашей системы?
- Разработали ли мы схему классификации, которая действительно отражает выполняемую сотрудниками работу, и то, как они ведут поиск?
- Имеются ли у нас формы для структурирования ввода, позволяющие нам захватывать определенные элементы в качестве метаданных?
- Внедрили ли мы фасетный поиск (faceted search), чтобы можно было с уверенностью сказать, что каждый элемент метаданных улучшает возможности поиска?
- Выбрали ли мы одно из деловых подразделений и решили, что собираемся посвятить наши очень ограниченные ресурсы и время тому, чтобы документы действительно приносили ему пользу, рассказывая «истории», которые в итоге приведут к выделению больших средств на обеспечение более высокого качества документов?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2020/12/15/what-happens-when-people-go-to-a-records-system-with-poor-quality-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий