Арбитражная практика: Даже после ликвидации архива организации нужно исполнять предписания Комитета по делам архива, часть 1

Наше архивное законодательство, к сожалению, слабо регулирует целый ряд вопросов, которые возникли в последние десятилетия, когда документы коммерческих организаций были фактически исключены из состава архивного фонда Российской Федерации и могли попасть туда только по соглашению сторон на основании заключения договора. Однако вопрос о том, какие правовые последствия влечёт за собой расторжение такого договора, до сих пор не проработан. Как раз этот вопрос и встал при рассмотрении данного дела.

Арбитражный суд Хабаровского края в июне 2020 года вынес решение по делу №А73-1887/2020, в рамках которого был продолжен спор между обществом АО «Редакция «Тихоокеанская звезда»» и Комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (см. также мой пост здесь http://rusrim.blogspot.com/2021/01/blog-post_17.html ).

Суть спора

В 2010 году в помещениях общества АО «Редакция «Тихоокеанская звезда»» были организованы архивохранилища (архив) для дел постоянного хранения и дел по личному составу. В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» обществом был заключен договор о взаимодействии и сотрудничестве с Государственным архивом Хабаровского края.

Комитетом по делам архивов в октябре 2018 года была проведена выездная проверка общества в целях осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Хабаровского края. В ходе проверки были выявлены нарушения обязательных требований. Обществу было выдано четыре предписания об их устранении выявленных нарушений. Срок устранения нарушений был установлен до октября 2019 года.

Не согласившись с указанным предписанием, общество обратилось в арбитражный суд с заявлением (дело №А73-22529/2018). Вступившим в законную силу решением Арбитражного суда Хабаровского края в феврале 2019 года по делу в удовлетворении заявленного требования обществу было отказано.

После вынесения арбитражным судом решения общество направило в адрес Государственного архива Хабаровского края уведомление о расторжении договора о взаимодействии и сотрудничестве, заключённого в 2010 году. В октябре 2019 года общество направило в ведомство ещё одно письмо, в котором известило Комитет по делам архивов о том, что:

• Поскольку создание архива в силу ст. 13 закона «Об архивном деле» является правом организации, приказом по обществу были ликвидированы ранее созданные архив и архивохранилища в связи с отсутствием финансовых и материальных возможностей по содержанию отдельных помещений под архив;
  
  
• Данным приказом были также отменены все ранее утвержденные в обществе нормативно-правовые акты, регламентирующие работу архива, в том числе Положение «О работе с архивными документами»; была прекращена деятельность постоянно действующей экспертной комиссии, признаны недействующими паспорта архива по состоянию на 01.12.2013 и на 01.12.2014 года;
  
  
• В связи с отсутствием в настоящее время помещений для архива, личные дела сотрудников хранятся в закрытых шкафах в помещении бухгалтерии. Все помещения общества оснащены охранной и пожарной сигнализацией;
  
  
• В связи с ликвидацией архива, общество считает, что у него отсутствует обязанность по исполнению пункта 1 выданного ему предписания;
  
  
• Описи дел по личному составу, личных дел уволенных работников за период с 1999 г. по 2015 г. были оформлены;
  
  
• С целью исполнения пунктов 3 и 4 предписания в марте 2019 года был издан приказ о создании комиссии по розыску 976 дел по личному составу за 1930-1991 годы. Согласно акту, принятые меры по их розыску положительных результатов не дали. Содержание утраченных дел невосполнимо. В связи с этим возможность выполнения пунктов 3 и 4 предписания у общества также отсутствует.

Комитетом по делам архивов в декабре 2019 года была проведена внеплановая выездная проверка общества в целях осуществления контроля над выполнением указанных в предписании мероприятий. В ходе проверки было установлено невыполнение обществом пунктов 2, 3 и 4 предписания. По результатам проверки обществу было выдано новое предписание об устранении выявленных нарушений.

• Пунктом 1 предписания на общество была возложена обязанность обеспечить описание дел постоянного хранения, по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999-2015 годы; составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы в части предоставления на рассмотрение актов на заседании экспертной комиссии общества
  
  
• Пунктом 2 предписания на общество возложена обязанность обеспечить розыск 976 дел по личному составу за 1930-1991 годы в установленном порядке, в случае обнаружения обеспечить их сохранность. Срок устранения нарушений установлен до 1 ноября 2020 года.

Не согласившись с указанным предписанием, общество обратилось в арбитражный суд.

Позиция общества АО «Редакция «Тихоокеанская звезда»»

Создание архива в силу ст. 13 ФЗ «Об архивном деле» является правом организации, а не её обязанностью. Приказом по обществу были ликвидированы ранее созданные архив и архивохранилища в связи с отсутствием финансовых и материальных возможностей по содержанию отдельных помещений под архив. Данным приказом были отменены все нормативно правовые акты организации, связанные с деятельностью архива.

Обязанность по хранению документов имеется у общества в силу статьи 89 федерального закона «Об акционерных обществах», при этом общество обязано хранить документы в порядке, установленном положением ФКЦБ. Данное «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» не содержит требований о представлении описей личных дел работников общества на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

Описи дел по личному составу, личные дела уволенных работников за период с 1991 по 2015 годы были оформлены и представлены в Комитет. Однако Комитетом в предписании было указано на обязанность общества по представлению документов на утверждение на заседание экспертной комиссии (ЭК) общества и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам ЗАГС. При этом Комитет ссылается на пункты 4.11, 5.5 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526 (Правила №526). Однако положения данных пунктов неприменимы без учета положений п. 4.10 Правил, в соответствии с которым экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве организации - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

В данном случае ни того, ни другого действия общество не совершало.

Комитетом необоснованно не был применен п.4.12 Правил, в соответствии с которым организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда РФ, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.  

Организация также составляют акты о выделении к уничтожению не подлежащих хранению документов и уничтожают документы по истечении сроков их хранении только после составления годовых разделов описей дел по личному составу на соответствующий период и их утверждения руководителем организации. Положения данного пункта не предусматривают обязанности организации по представлению описей на утверждение ЭК общества и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

Пункт 4.19 Правил предусматривает порядок подготовки дел к передаче в архив организации, который у общества отсутствует. Кроме того, первоначальным предписанием было предусмотрено лишь обеспечить описание дел и составить акты к выделению к уничтожению документов.  Однако Комитет предъявляет новые требования к их утверждению. Личные дела работников коммерческой организации являются частной собственностью организации, содержат персональные данные физических лиц.  Непонятно, чем обоснованы требования о предоставлении описей личных дел на утверждение комитета.  

Общество оценило эти требования вмешательством в деятельность коммерческой организации.

С целью исполнения пунктов 3, 4 предписания был издан приказ о создании комиссии по розыску 976 дел по личному составу за 1930-1991 годы. Согласно акту, принятие мер по их розыску положительных результатов не дали. Содержание утраченных дел невосполнимо. В связи с этим возможность выполнения пунктов 3, 4 предписания отсутствует. При этом обществом были представлены доказательства невозможности исполнения предписания в части обеспечения сохранности документов.

Комитет ссылается на несоблюдение обществом положений п.2.3 Правил, но при этом не учитывает, что раздел 2.1 Правил предусматривает порядок проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации (пункты 2.39, 2.40, 2.43 Правил), который в обществе отсутствует. Кроме того, исполнить предписание в этой части невозможно, поскольку предписан срок для его исполнения - 1 год, Комитет же ссылается на несоблюдение годичного срока для розыска документов. Таким образом, обществом совершены все необходимые действия по исполнению требований предписания. Возражения Комитета на доводы заявителя по существу сводятся к ссылкам на законность и обоснованность оспариваемого предписания.

В соответствии с федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» в декабре 2010 года общество заключило с Государственным архивом Хабаровского края договор о взаимодействии и сотрудничестве. Согласно пункту 2.1.1 договора, орбщество передает на хранение в государственный архив образовавшиеся в процессе её деятельности документы, прошедшие экспертизу ценности и включенные в опись, утвержденную экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Хабаровского края, по истечении срока временного хранения, установленного в соответствии с п.4. ст.22 закона либо ранее указанного срока по соглашению сторон.

Следовательно, организация, как лицо, в деятельности которой образуются документы, подлежащие хранению в государственном архиве, обязана соблюдать условия накопления, хранения и передачи данных документов, оговоренные в договоре. Между тем, подобный список источников, в составе которых значится общество, не был согласован решением экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам архивов на основании заключенного гражданско-правового договора, который лишь содержит указание на обязанность по обеспечению хранения архивных документов в специализированных хранилищах и осуществление комплекса работ по упорядочению архивных документов, в том числе, по личному составу.

Общество не отрицало, что в его деятельности в 2010-2018 годах в образованных архивохранилищах (архиве) хранились документы, подлежащие приему на хранение в государственный архив края согласно заключённому договору.

По мнению общества, проводя внеплановую выездную проверку и вынося оспариваемое предписание, Комитетом по делам архивов не учтено следующее:

• Частью 2 статьи 13 закона №125-ФЗ, пунктом 1.4 Правил №526 предусмотрено, что организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
  
  
• Пункт 3 статьи 23 закона №125-ФЗ предусматривает для негосударственных организаций обязанность по обеспечению отбора и передачи в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов. Вместе с тем данная обязанность может быть обеспечена к исполнению посредством выдачи предписания лишь тогда, когда законодательством Российской Федерации будет регламентирован порядок хранения документов, подлежащих сдаче в государственный архив, негосударственными организациями, осуществляющими сбор данных документов на договорной основе.
  
  
• Документы. образовавшиеся в деятельности государственных и негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов. Следовательно, заявитель, как лицо, в деятельности которого образуются документы, подлежащие хранению в государственном архиве, обязан соблюдать условия накопления, хранения и передачи данных документов, оговоренные в договоре, а также при наличии у него архивохранилищ (архива).
  
  
• Комитет по делам архивов имеет право осуществлять контроль за соблюдением негосударственными организациями законодательства об архивном деле в Российской Федерации при условии наличия в организациях архивов (архивохранилищ).

Мой комментарий: Позиция общества проста: архива в организации больше нет, договор с государственным архивом расторгнут, быть источником комплектования организация отказалась, поэтому приставать к нему с предписаниями Комитет по делам архивов никакого права не имеет.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/01/2.html )

Источник: официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам / сайт Государственного архива Хабаровского края
http://www.arbitr.ru/
https://gakhk.khabkrai.ru/upload/iblock/c0f/c0f4439967e00efcc9e3697850301fd9.pdf