Где проходит граница между системой управления документами и информационной системой?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 17 декабря 2020 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Когда мы проектируем систему для документирования доказательств - мы проектируем документную систему.

Когда мы проектируем систему для удовлетворения информационных потребностей людей, мы проектируем информационную систему.

Я полагаю, что, если мы не сделаем обслуживание информационных потребностей приоритетом для документных систем, то люди не будут использовать функциональные возможности для управления документами, - поскольку в этом случае они создадут собственное хранилище информации, а впоследствии будут игнорировать ту систему, использование которой ими необходимо для нас, специалистов по управлению документами, чтобы мы могли успешно выполнять свою работу.

Так из-за кого это происходит?

Из-за нас.

Граница - это мы.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Мой комментарий: С моей точки зрения, абсолютно любая современная информационная система, используемая в деловой деятельности организации – будь то специализированная архивная система, система управления документами или же деловая информационная система – с одной стороны, обслуживает информационные потребности организации, её сотрудников и иных заинтересованных лиц, а с другой – создает, получает и хранит документы, представляющие ценность для организации. Этот факт, в частности, недвусмысленно признаётся в недавно опубликованном стандарте ISO 16175 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records) из двух частей (о котором см. посты http://rusrim.blogspot.com/2020/07/iso-16175.html и http://rusrim.blogspot.com/2020/10/iso-16175-1-ica-req.html ).

Специализированную документную систему отличают позиционирование управления документами или архивными документами в качестве основной задачи приложения, наличие расширенного функционала для управления документами (ненужного для оперативной деловой деятельности, использование которого требует специальных знаний и навыков) и относительная независимость от процессов оперативной деятельности и от конкретного содержания хранимых в системе документов.

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance). https://informationgovernance.blog/2020/12/17/what-is-the-boundary-between-a-records-system-and-an-information-system/