пятница, 6 сентября 2019 г.

США: Национальные Архивы способствуют переходу правительства на исключительно электронные документы


Заметка Стивена Афтегуда (Steven Aftergood – на фото) была опубликована 19 августа 2019 года на сайте Федерации американских учёных (Federation of American Scientists, FAS).

Национальные Архивы США (NARA) предпринимают весьма амбициозные усилия по прекращению приёма бумажных документов на архивное хранение к 2022 году и по переходу на полностью электронное хранение документов. Административно-бюджетное управление (Office of Management and Budget, OMB) президентской администрации поддержало эту инициативу и дало указание всем федеральным органам исполнительной власти использовать исключительно электронные форматы для управления документами постоянного срока хранения.

Эти шаги, однако, вызывают беспокойство из-за сомнений в осуществимости такого перехода и в связи с возможными непреднамеренными негативными последствиями для доступа общественности к государственным документам.

«Наиболее важной частью [новой политики является цель Национальных Архивов] прекратить приём бумажных документов к 31 декабря 2022 года», - написал Архивист США (руководитель Национальных Архивов – Н.Х.) Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero) в извещении для сотрудников NARA от 28 июня 2019 года (см. https://fas.org/sgp/othergov/nara-electronic.pdf ).

Извещение было разослано сотрудникам NARA по электронной почте, и кто-то его «слил» - Н.Х.

Соответственно, исполняющий обязанности директора OMB дал указание всем руководителям федеральных органов исполнительной власти спланировать ведение своей деловой деятельности практически полностью в электронной среде.

 «К 31 декабря 2022 года все документы федеральных органов исполнительной власти постоянного срока хранения в максимально возможной степени будут управляться в электронном виде, с целью впоследствии передачи в Национальные Архивы и при    ёма на архивное хранение в электронном формате», - говорится в меморандуме OMB от 28 июня 2019 года (см. https://fas.org/sgp/trump/omb-electronic.pdf ).

Мой комментарий: Имеется в виду меморандум OMB/NARA M-19-21 «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records), пост о котором на моём блоге см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2019/07/blog-post_8.html

После 2022 года федеральные органы исполнительной власти будут обязаны конвертировать все оставшиеся у них аналоговые документы постоянного срока в электронные форматы для передачи на архивное хранение в Национальные Архивы.

Критика новой политики

Можно заметить определенную небрежность в формулировании новой политики. Абзацы в меморандуме OMB ( https://fas.org/sgp/trump/omb-electronic.pdf ) неправильно пронумерованы. Текст содержит ссылку на «раздел 2.2», которого не существует. Между тем, придерживающиеся иных точек зрения наблюдатели и сотрудники высказали ряд более существенных опасений.

«Существуют важные и ключевые по важности [бумажные] документы, которые не были и не будут перенесены в систему к 2022 году», - отметил один специалист по управлению документам, критикующий новую политику. В их число входит ряд относящиеся к 1940-м годам подлинных документов Госдепартамента США, отнесённых к чувствительной информации особого режима хранения (Sensitive compartmented information, SCI - Американская классификация информации, касающейся либо полученной с использованием чувствительных разведисточников, методов и аналитических процессов. Формально не является грифом секретности, однако имеет свой порядок допуска, близкий к порядку допуска к сведениям уровня «совершенно секретно». См. также Википедию, https://en.wikipedia.org/wiki/Sensitive_Compartmented_Information - Н.Х.), а также многие подлинные секретные документы ЦРУ, Национального управления военно-космической разведки США, АНБ, Министерства обороны и ФБР, которые были изъяты из Национальных Архивов.

Представитель Национальны Архивов возразил на это, что эти документы могут и должны быть переданы в Национальные Архивы до крайнего срока, наступающего в конце 2022 года. Если же они не будут переданы, тогда ведомства могут просить о том, чтобы для этих документов было сделано исключение, а иначе они будут вынуждены их оцифровать.

Не является ли это примером неподкрепленных ресурсами требований, которые могут привести к появлению в архивах, имеющих куда меньшую историческую ценность либо низкокачественных оцифрованных копий ценных подлинников?

По мнению Национальных Архивов, этого не произойдёт, если федеральные органы исполнительной власти изменят свою практику. Сейчас эти органы ежегодно тратят сотни миллионов долларов на хранение и обслуживание бумажных документов. Если новая политика будет успешно внедрена, то эти ресурсы могут быть перенаправлены на оцифровку оставшихся неэлектронных документов и на инвестиции в электронное управление документами, которое соответствует архивным стандартам. По общему мнению, потребуются новые ресурсы для того, чтобы Национальные Архивы смогли обеспечить хранение и управление огромными новыми коллекциями электронных документов и провести их обработку с целью открытия их для публичного доступа.

Тем не менее, как отметил критик новой политики, «она отражает фундаментальное изменение миссии Национальных Архивов - от выявления и защиты документов, имеющих постоянную ценность, к защите образов документов; от защиты оригиналов к защите факсимиле».

Национальные Архивы признают, что по этому вопросу существуют две глубоко различающиеся точки зрения. Согласно одной, должным образом оцифрованная копия является вполне приемлемой, в то время как представители противоположной точки зрения считают, что оцифрованные копии хороши только с точки зрения удобства доступа, в то время как подлинный [бумажный] документ является собственно «документом». Данный спор становится в значительной степени неактуальным по мере того, как бумажные оригиналы уходят в прошлое и более не создаются, уступая место электронным оригиналам.

В любом случае, установление конца 2022 года как крайнего срока для перехода в полностью электронную среду «вынуждает ко многочисленным полезных дискуссиям», по словам официального лица Национальных Архивов, признающего, что, возможно, определенное беспокойство может иметь под собой основания.

Внутренний критик, в то же время, считает, что «это станет колоссальной катастрофой для документов и для тех, кто на них полагается».

Нет, это будет «мягкая трансформация», возражает на это официально лицо Национальных Архивов. Политика будет реализовываться на практике гибко, и «ничто не будет потеряно».

Руководитель Национальных Архивов США – Архивист США Дэвид Ферьеро (Ferriero) в интервью, данном на прошлой неделе «Вашингтонской городской газете» (Washington City Paper, см. https://www.washingtoncitypaper.com/arts/museums-galleries/article/21082714/the-10th-archivist-of-the-us-on-the-national-archives ) сказал: «Мы находимся в процессе перевода всего правительства с бумаги на исключительно  электронные документы … Мы играем ведущую роль, помогая федеральным органам исполнительной власти достичь этой цели».

Стивен Афтегуд (Steven Aftergood)

Мой комментарий: С моей точки зрения, очевидно, что объёмы бумажных архивохранилищ наращиваться не будут, разве что в виде исключения. Нам, архивистам, скорее всего предстоит оптимизация системы хранения бумажных документов, в ходе которой на полках останутся только высокоценные материалы, плюс образчики прочих бумажных документов – чтобы историки могли их в руках подержать. Менее ценные документы могут быть оцифрованы, с последующим уничтожением (либо продажей, дарением и т.п.) оригиналов. Здесь чистая экономика и логистика: есть ограниченный архивный ресурс, который нужно максимально эффективно использовать. Естественно, перегибы у нас будут - мы всё-таки в России живём :) , и наша профессиональная задача заключается в том, чтобы в максимальной степени их избежать.

На фоне взрывного роста объёмов производимых сегодня электронных документов не следует забывать и о том, что объёмы производства бумажных документов всё ещё растут у нас и, как минимум, остаются стабильными в США, - при этом их ценность, в среднем, повышается! Так что планы Национальных Архивов США я не считаю 100% реальными – и, вполне возможно, они и сами так не думают. Возможно, американские коллеги просто хотят максимально напугать свои источники комплектования, чтобы снизить приток бумажных архивных документов до некоего приемлемого минимального уровня :)

Источник: сайт Федерации американских учёных
https://fas.org/blogs/secrecy/2019/08/nara-electronic/

Комментариев нет:

Отправить комментарий