Существует мнение, что традиционное управление документами умерло, стало пережитком прошлого наряду с бумажными технологиями. Это не совсем верно. Мы знаем, что управление документами продолжает играть или потенциально может сыграть важную роль в рамках более широкой концепции всестороннего управления информацией (information governance).
Дать определение понятию «стратегическое / полномасштабное /всесторонне управление информацией» довольно сложно (см., например, https://blogs.gartner.com/debra_logan/2010/01/11/what-is-information-governance-and-why-is-it-so-hard/ ). Мне лично нравится официальное определение фирмы Gartner:
«Стратегическое / полномасштабное управление информацией (information governance) – спецификации прав на принятие решений и системы подотчетности, поощряющие желаемое поведение в процессе оценки, создания, хранения, использования, архивации и уничтожения информации. Оно включает процессы, роли, стандарты и метрики, которые обеспечивают эффективное и продуктивное использование информации, способствующее достижению организацией своих целей».Стратегическое управление информацией можно интерпретировать либо как широкую концепцию, пригодную для всех секторов, либо как широкую, но подходящую лишь для определенных условий. Согласно данных сделанного Кортни Бэйли (Courtney Bailey) анализа сведений о членах секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов SAA (см. https://saarmrt.wordpress.com/2019/04/08/saas-records-management-section-membership/ ), около 700 членов принадлежат к научным, учебным, культурной учреждениям либо к некоммерческим организациям. Ещё примерно 225 человек имели отношение к программам управления документами в государственных органах. Чуть более 100 наших коллег сообщили о своей принадлежности к коммерческим организациям.
По большому счету, участники нашей секции вполне могут счесть модель реализации стратегического управления информацией (Information Governance Implementation Model, см. https://www.arma.org/general/custom.asp?page=igim# ) ассоциации ARMA International не особенно универсальной. Где в пределах предлагаемой диаграммы есть место для учреждений в области культурного наследия, таких, как библиотеки, музеи и архивы? Возможно, оно в Координационном комитете (Steering Committee), который формирует идейную позицию? Это предполагало бы, что архивы и музеем рассматриваются в своих учреждениях и организациях как органы управления информацией, а не как культурное благо или вспомогательные службы.
Мой комментарий: Показанная на рис. модель ARMA включает в себя семь высокоуровневых блоков. Центральным является Координационный комитет (Steering Committee), вокруг которого располагаются Нормативно-правовые и методические рамки (Authorities), Поддерживающая деятельность ( Supports), Процессы (Processes), Способности (Capabilities), Структуры (Structures) и Инфраструктура (Infrastructure).
Согласно данным проведенного Джеки Эспозито (Jackie Esposito) опроса на тему «Положение в организации – Архивная служба и служба управления документами» (Institutional Placement Survey – Records Management and Archival Services, опрос был опубликован в июне 2017 года, см. https://pennstate.pure.elsevier.com/ws/portalfiles/portal/35933820/INSTITUTIONAL_PLACEMENT_SURVEY.pdf ), почти 40% респондентов сообщили, что за программу управления документами в их учреждении отвечает архив; почти 28% выбрали вариант «другое», назвав такие подразделения, как библиотека, музей, ИТ и офис первого лица. Ровно половина опрошенных отметила, что, хотя в их организации и существует программа управления документами, но она «носит скорее рекомендательный характер и недостаточно сильна для того, чтобы обеспечить 100% соблюдение требований».
Из этого можно заключить, что для многих из нас ситуация следующая: хотя управление документами и существует в наших организациях, мы часто обладаем весьма ограниченной властью и влиянием. Как нам это изменить? Хотим ли мы это изменить? Располагаем ли мы соответствующими кадрами и инфраструктурой для расширения свое сферы охвата? Что именно, по большому счёту, мы в состоянии предложить? Сможем ли мы исполнить наши обещания?
Независимо от ответов на эти вопросы, у нас есть место в этом гипотетическом Координационном комитете. Не стоит ни недооценивать, ни переоценивать роль и значение, которые мы придаём культурно-исторической памяти, партнерству с сообществом, доказательствам и формированию документальной истории.
Я полагаю, что одной из направлений деятельности, которое мы могли бы развивать, является информационно-пропагандистская деятельность (advocacy), представленная в приведенной выше модели в виде блоков Способности, Процессы и Нормативно-правовые и методические рамки. Отстаивание определенной точки зрения (advocacy) и расширение взаимодействия с другими сторонами (outreach) взаимно-дополняют друг друга, но не являются синонимами. Первое - это политический процесс, в котором человек или группа стремятся влиять на формирование политики. Если мы научим персонал организации использовать рекомендуемые архивные короба и шаблонные структуры папок, это само по себе не проинформирует их о существовании нашего читального зала. Нам следует понять, что нам нужно, как это получить и как это сохранить.
Такие навыки, как умение вести переговоры, находить союзников, проводить оценку рисков, управлять изменениями и формировать общую высокоуровневую стратегию - это важные качества, которые нужно развивать, особенно тем, кто хочет повлиять на реальные изменения на рабочем месте. Как нам наращивать и развивать эти навыки? Традиционный ответ будет включать в себя накопление и изучение соответствующего опыта, однако при этом возникает ещё больше вопросов - как архивисты и специалисты по управлению документами могут получить этот самый политический опыт, особенно если он приобретается через непосредственное взаимодействие с самими создателями документов, в условиях, когда им всё время приходится переключаться с одной работы на другую? Через работу в комитетах и политическое взаимодействие? На основе ранее накопленного опыта работы?
В течение следующего года я надеюсь обсудить с Вами эти вопросы и вовлечь в этот диалог новые голоса. Пожалуйста, следите за новостями, и, как всегда, не стесняйтесь обращаться ко мне с вопросами, комментариями и предложениями.
Элизабет Кэррон (Elizabeth Carron)
Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2019/08/26/advocacy-skills-for-records-managers-and-programs/
Комментариев нет:
Отправить комментарий