Новый Южный Уэльс, Австралия: Управление государственных документов штата опубликовало итоги опроса об использовании в государственных органах систем управления документами и информацией

Заметка Кейт Камминг (Kate Cumming) было опубликована 24 сентября 2012 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future). Приводится с сокращениями.

31 августа 2012 года Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс обратилось ко всем подписчикам своего бюллетеня «В дело» (For The Record) с просьбой заполнить небольшую анкету по вопросам использования систем управления электронными документами и контентом (Electronic Document and Records Management Systems, EDRMS) в государственных органах штата.

Этот неформальный опрос продолжался в течение двух недель, до 12 сентября. Было получено 62 ответа от представителей всех уровней государственного управления, при этом большинство ответов поступило от местных органов власти (37%) и органов исполнительной власти штата (34%). Остальные ответы равномерно распределились между секторами здравоохранения и университетского образования и принадлежащими штату корпорациями.

Управление государственных документов провело этот опрос в рамках своей регулярной деятельности по сбору информации, которая помогает отслеживать тенденции и проблемы в делопроизводстве государственных органов. Упор на вопросы использования EDRMS-систем был связан с тем, что такого рода деловые системы широко используются государственными органами, однако имеется мало консолидированных данных, показывающих, какие конкретные типы систем и насколько широко применяются в различных организациях.

Хотя полученные данные нельзя считать окончательными, Управление получило благодаря обследованию очень нужную информацию для использования в своих процессах  планировании и разработки руководств.

Первым был вопрос о принадлежности респондента к определенному сегменту  государственного сектора. Результаты показали, что 37% респондентов были из органов местного самоуправления, 34% - из органов исполнительной власти штата, 10% - из государственных корпораций, 8% - из сектора здравоохранения и 8% - из сектора университетского образования. Оставшиеся 3% ответов поступили от респондентов, не относящихся к государственному сектору, и они не учитывались при подготовке отчета об итогах обследования.

Во втором вопросе респондентов просили сообщить, имеются ли в их организации EDRMS-системы. О том, что такие системы имеются, сообщили 94% респондентов. У 6% опрошенных их организации EDRMS-систем не имеют.

В третьем вопросе респондентам предлагалось отметить, какие из перечисленных видов
EDRMS-систем используются в их организациях. В итоге получилась следующая картина:

• TRIM  - 58%,
• Objective - 17.5%,
• DataWorks - 15,8%,
• InfoXpert - 7%

Четыре организации используют три различные системы, одна – две системы, а в остальных используется одна корпоративная EDRMS.

В четвертом вопросе респондентам предлагалось (с точностью до 10%!) ответить, какой процент сотрудников в их организации имеет доступ к EDRMS. Ответы распределились  следующим образом:

• 91-100% сотрудников имеют доступ к EDRMS - 32%,
• 81-90% - 5%,
• 71-80% - 2%,
• 61-70% - 11%,
• 51-60% - 16%,
• 41-50% - 4%,
• 31-40% - 13%,
• 21-30% - 2%,
• 11-20% - 9%,
• Менее 10% - 7%.

Пятый вопрос звучал так: «Из тех, кто имеет доступ, какой процент сотрудников регулярно использует EDRMS?» Получился следующий результат::

• 91-100% сотрудников, имеющих доступ к EDRMS-системе, регулярно её используют - 9%,
• 81-90% - 11%,
• 71-80% - 9%,
• 61-70% - 9%,
• 51-60% - 14%,
• 41-50% - 9%,
• 31-40% - 14%,
• 21-30% - 4%,
• 11-20% - 7%,
• Менее 10% -14%.

В шестом вопросе спрашивалось о том, осуществлена ли  интеграция EDRMS-системы с одной или несколькими деловыми системами с целью захвата документов из этих систем. О  наличии подобной интеграции сообщили 47% респондентов.

В следующем, седьмом вопросе выяснялось число деловых систем, интегрированных с EDRMS. В 54% случаев интеграция имеется только с одной деловой системой, а в 46% случаев интегрировано от 2 до 5 деловых систем. Интеграции с более чем пятью системами ни у кого нет (в опроснике были ещё варианты «6-10» и «более 10» систем!).

В восьмом вопросе респондентов просили сообщить типы интегрированных деловых систем. Ответы показывают, что:

• у 36% респондентов интегрированы системы управления имуществом (property management systems),
• у 24% - системы финансового менеджмента,
• у 24% - системы управления досье/заказами/запросами на обслуживание (case management systems),
• у 16% - систем управления взаимоотношениями с клиентами,
• у 8% - системы управления контентом,
• у 4% - системы управления кадрами.

В девятом вопросе спрашивалось: «Какую систему Ваша организация намерена в будущем использовать в качестве основной среды управления документами? Были получены следующие ответы:

• 55% респондентов продолжат использовать имеющиеся EDRMS,
• 28% предполагают в будущем использовать несколько сред для управления документами, включая EDRMS, деловые системы и системы коллективной работы,
• 8% намерены перейти на другую EDRMS,
• 4% собираются захватывать большинство документов в системе коллективной работы (типа SharePoint), и
• Никто не собирается захватывать большую часть документов в деловые системы.

В последнем пункте опроса респондентам предлагалось поделиться наболевшими вопросами, связными с EDRMS. Поступило тринадцать ответов, в том числе следующие:

• Без них [ EDRMS ] пропадём!


• EDRMS-системы являются одним из наших ключевых деловых инструментов, дающих нам возможность выполнять нашу работу эффективно и действенно,


• Наши EDRMS обещают многое, но дают мало. Наши EDRMS внедрялись для решения неправильных задач (для сокращения использования бумаги и соблюдения законодательно-нормативных требований, а не для лучшего управления информацией), и это сказывается. Для управления документами EDRMS-системы могут быть хороши и даже замечательны, но они в лучшем случае посредственны как инструмент реального управления контентом в соответствии с существующими стандартами,


• За эти годы появилось так много систем, которые должны были заставить людей более активно участвовать в делопроизводстве, но, как правило, они не сделали выполнение этой задачи более простым и дружественным для пользователей. Выбранная нами стратегия предусматривает не внедрение очередных систем, а развитие инструментов, упрощающих захват метаданных и расширяющих возможности уже существующих систем.


• Я обучаю пользователей наших EDRMS и вижу, что большинство менеджеров среднего звена их не используют - они знают, что это важно, но слишком заняты, чтобы найти время на загрузку своих документов. Это, конечно же, отражается на отношении к системе их сотрудников ...

Мы хотели бы поблагодарить тех замечательных представителей государственного сектора штата Новый Южный Уэльс, кто откликнулся на наш опрос. Мы очень ценим предоставленную Вами информацию. Она имеет неоценимое значение для планирования нашей работы и адресной помощи по вопросам управления документами. Спасибо!

Мой комментарий: В первую очередь я бы отметила методику проведения опроса. При всей своей простоте и не слишком высокой точности, она позволяет быстро и с минимальными затратами выявить «болевые точки» - а большего иногда и не нужно. Такой метод анализа вполне могли бы взять на вооружение наши органы, отвечающие за управление архивным делом и делопроизводством.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/state-records-survey-on-electronic-document-and-records-management-system-edrms-use-in-nsw-government-report/ 
Графика: t.magnum.  http://www.flickr.com/photos/nickperez/2569423078/