понедельник, 22 октября 2012 г.

Конференция «Осенний документооборот» - 2012


Уже много лет мой работодатель - компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) осенью проводит конференцию, на которую съезжаются как её партнеры, так и клиенты. Учитывая лидирующие позиции ЭОС на рынке систем для управления документами и широкое применение решений компании как в государственном, так и в коммерческом секторах, конференция дает, помимо прочего, возможность, через общение с коллегами, понять, что сейчас происходит в организациях различных форм собственности, как они реагируют на происходящие в стране перемены, с какими проблемами сталкиваются.

По традиции на конференции было много докладов, в которых специалисты ЭОС рассказали о достигнутом за год и о планах развития линейки продуктов компании на ближайшую перспективу; причем, в духе времени, много говорилось об облачных и мобильных решениях. Были интересные доклады представителей других организаций, - например,  Дмитрий Марченко из Майкрософт очень эмоционально рассказывал об особенностях Windows 8, которая начнет продаваться через неделю.

Одним из наиболее интересных был доклад представителя Национальных Архивов Эстонии, руководителя проекта создания государственного электронного архива (Rahvusarhiivi digitaalarhiivi projektijuht)  Койта Сааревета (Koit Saarevet). Крайне редко удается из первых рук (и к тому же без переводчика) узнать не только о технических деталях реального проекта такого рода, но и о том, как решались правовые, организационные вопросы, во сколько обошлось создание архива и какие проблемы пока ещё остались нерешёнными.

Эстонские коллеги сделали именно то, что давно следовало сделать Росархиву: они сумели в сжатые сроки и при довольно скромном финансировании создать действующий государственный электронный архив, работу которого обеспечивает «команда» из 14 человек, из которых лишь часть полностью задействована только в этом проекте. Им также удалось ввести определенные требования к электронным документам, передаваемым на хранение в архив, и создать стыкующееся с ведомственными СЭД программное средство, позволяющее формировать сдаточные информационные пакеты для архива в соответствии с принятой схемой метаданных.
  
Выступает Койт Сааревет

Один из ключевых слайдов – о расходах

У участников конференции к Койту Сааревету было много вопросов

Что касается меня, то на последних конференциях я стараюсь в своих докладах рассказывать коллегам о различных аспектах реформ государственного управления и внедрения электронных документов. Здесь для меня очень важна реакция коллег, поскольку по ней можно судить, в какой мере соответствующие проблемы уже перешли в практическую плоскость и задевают специалистов-практиков за живое.

В этот раз тема моего доклада звучала так: «Открытое правительство, социальные сети и  электронный документооборот». Сейчас, на мой  взгляд, уже есть достаточно поводов поговорить о том, как программа построения «открытого правительства» реализуется у нас в России, и какую роль в ней играет правильное и эффективное использование в современном государственном управлении предоставляемых социальными сетями возможностей. Наши государственные органы уже начали работать в социальных сетях, и, к сожалению, пока никаких официальных рекомендаций по этому вопросу нет.

Самое интересное, что затем ко мне весь день подходили участники конференции и с гордостью рассказывали о своих проектах, в которых социальные сети играют существенную роль. Я, в свою очередь, рекомендовала коллегам активнее информировать сообщество о своих успешных проектах такого рода, что, с одной стороны, даст им возможность порекламировать себя, а с другой, позволит другим учиться на передовом опыте.

Вообще стоит отметить, что как докладчики, так и участники конференции в своих вопросах постоянно возвращались к теме обеспечение долговременного хранения электронных документов, в особенности документов, подписанных ЭЦП/усиленной электронной подписью. Чувствуется, что этот вопрос уже перестал быть чисто теоретическим.

Кроме того, в кулуарах конференции очень активно обсуждалась ещё одна тема – работа с обращениями и жалобами граждан. Все практики говорили о том, что в организации этой работы в государственных органах в настоящее время возникло много проблем и что требуется совершенствование процедур и внедрение либо доработка автоматизированных систем - с тем, чтобы повысить эффективность работы с гражданами и организациями, в том числе при оказании государственных услуг.

В итоге к концу конференции накопился внушительный список вопросов, на которые мне, как эксперту, нужно будет обратить внимание :)

2 комментария:

  1. "что требуется совершенствование процедур и внедрение либо доработка автоматизированных систем"

    Пример можно привести.
    И уточнить автоматизированные системы чего? в чем их роль? Если просто регистрация и учет запросов (обращений), то ничем эти ситемы не помогут.
    Заранее спасибо.

    ОтветитьУдалить
  2. Видите ли, сейчас существует несколько видов запросов и жалоб, каждый из которых требуется обрабатывать по своим особенным правилам. В будущем, наверное, появятся ещё несколько. Поэтому даже простая регистрация и учет запросов по видам и соответствующий контроль исполнения уже будут полезны, уверяю Вас! А дальше можно автоматизировать сообразно потребностям и возможностям организации :)

    Напомню также, что численность персонала сокращают, делопроизводителей собираются лишить статуса госслужащих, а тем временем граждане пишут всё больше - т.е. нагрузка довольно быстро растет при снижении зарплаты. Без автоматизации и/или упрощения процессов справится с этим потоком будет нереально.

    ОтветитьУдалить