пятница, 6 июля 2018 г.

Надёжный инструмент массовой конверсии сообщений электронной почты в PDF-файлы


4 июня 2018 на международном форуме специалистов по управлении документами RECMGMT-L (см. https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?S1=RECMGMT-L&D=0 ) был задан, как мне кажется, очень интересный вопрос:

Ведущий аналитик по вопросам управления документами в офисе президента Университета Калифорнии Жаклин ДиОрио (Jacqueline DiOrio - на фото) писала:
Уважаемые коллеги из листа рассылки,

Знает ли кто-нибудь из Вас инструмент для массового преобразования электронных писем в отдельные pdf-файлы (включая вложения)? Я знаю, что можно конвертировать несколько электронных писем в один PDF-файл, но нам нужно, чтобы каждое сообщение было преобразовано в отдельный файл.

Я видела ряд инструментов в Интернете, но, как мне показалось, ни один из них не пользуется супер-репутацией. Я была бы очень благодарно за Ваши предложения, если они у кого-нибудь есть, или же рекомендации о том, как это сделать! Я более-менее уверена, что не проглядела нужную функцию в Outlook, но кто его знает :)

Спасибо,
Джеки ДиОрио (Jackie DiOrio)
Ей ответил известный американский специалист, вице-президент по управлению документами Корпорации по экономическому развитию Нью-Йорка Фред Гревин (Fred Grevin):
Джеки, ты видела инструменты, которые предлагает компания Software GMBH? Посмотри https://www.callassoftware.com/en

Желаю удачи!

Фред Гревин (Fred Grevin)
Жаклин написала:
Нет, этого я не видела! Спасибо за совет!
после чего Фред закончил разговор следующим письмом:
Рад был помочь, Джеки.

Мне следовало упомянуть, что инструменты Callas Software специализируются на преобразовании в формат PDF/A, а не в базовый формат PDF.

Кроме того, тебе следует следить за развитием инструмента veraPDF ( http://verapdf.org/home/ - открытое ПО, разработка которого финансируется из бюджета поддерживаемого Евросоюзом проекта PREFORMA – Н.Х.), который находится на заключительных стадиях разработки. Скорее всего, он станет самым полным средством проверки файлов на соответствие спецификациям формата PDF/A.

С наилучшими пожеланиями,
Фред Гревин
На сайте компании Callas Software ( https://www.callassoftware.com/en/archiving-emails-and-attachments ) рассказывается, что решение pdfaPilot полностью поддерживает как интерактивную, так и автоматизированную архивацию электронной почты.

Данное приложение не интегрируется в почтовые программы и сервера, а работает с электронными сообщениями в наиболее распространенных форматах msg и eml. Конверсию с помощью специализированного приложения pdfaPilot Desktop можно проводить в интерактивном режиме либо отслеживая поступление сообщений в определенные папки. Можно также встроить данный инструмент в другие решения с использованием инструментария для разработчиков (SDK).


Инструмент способен проводить конверсию в нескольких режимах:
  • Включая приложения как встроенные файлы, в их оригинальном формате;

  • Включая приложения как встроенные файлы, преобразовав их в формат PDF;

  • Включая приложения как встроенные файлы как в оригинальном формате, так и преобразованные в PDF;

  • Включая приложения как дополнительные страницы PDF-файла (единственный вариант для формата PDF/A-1, который не поддерживает встроенные файлы);
Поддерживаются форматы PDF/A-1, PDF/A-2 и PDF/A-3. Руководство по данному программному средству доступно здесь: https://s3.amazonaws.com/screensteps_live/exported/callassoftware/10383/74060/callas_pdfaPilot.pdf

Источник: Форум специалистов по управлении документами RECMGMT-L
https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1806A&L=RECMGMT-L&P=R1102

1 комментарий: