Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения документов в организации

Из письма коллеги: Я с прошлого года курирую архивную деятельность в организации. На этапе экспертизы ценности документов, закрытых делопроизводством, в рамках утверждения Сводной номенклатуры дел я выявила пул документов с явно завышенными сроками хранения. Данные сроки хранения установлены на основании решений Экспертной Комиссии различных лет. Небольшая часть из них имеет определенные особенности, ввиду которых такой срок установлен обоснованно, но по большей части я не нашла объективных аргументов для таких увеличенных сроков хранения, т.к. решения ЭК принимались достаточно давно и, возможно, на тот момент были необходимы.

В связи с этим текущая задача - синхронизировать увеличенные сроки хранения с законодательно установленными.

В этой связи возникли следующие вопросы:

Вопрос 1. Чтобы увеличенный срок хранения изменить в сторону уменьшения и привести к требованиям законодательства, необходимо ли новое решение Экспертной Комиссии по снижению сроков?

Ответ: Я бы рекомендовала все решения по срокам хранения документов, как в сторону их увеличения, так и в сторону снижения, проводить решениями Экспертной комиссии. Реальное обсуждение на ЭК позволит узнать точку зрения соответствующих деловых подразделений, юристов, других заинтересованных сторон; а формальное оформление решения ЭК и его последующее утверждение руководителем организации позволит Вам обезопасить себя от претензий в будущем – да и руководитель организации будет видеть, что работа идёт, и чувствовать свою сопричастность к ней.

Вопрос 2. Правильно ли я понимаю, что измененные сроки хранения начнут действовать с года, когда такое решение принято на ЭК, соответственно попадут в Номенклатуру дел года изменений сроков?

Но есть большое желание на эту логику учета сроков распространить на архивные документы прошлых лет. Можно ли установить новый уменьшенный срок хранения «задним» числом?

Пример: в 2010 году принято решение на ЭК хранить определенные док-ты 10 лет. Срок уничтожения наступит в 2021 году. Сейчас мы обнаружили не обоснованно большие сроки хранения, к примеру, принимаем на ЭК решение - установить сроки архивного хранения 5 лет для такого рода документов, закрытых д/производством с 2010 года. И в 2018 году отправляем на уничтожение документы 2010- 2012 годов.

В практике архивного законодательства установление сроков хранения документов "задним" числом имеет место быть. К примеру, 43-ФЗ от 02.03.2016 вносит изменения в Федеральный Закон "Об архивном деле в РФ" в части изменения сроков временного хранения документов по личному составу.

Ответ: Я считаю, что организация вправе принимать в отношении своих документов любые решения по срокам хранения при условии соблюдения требований, установленных законодательно-нормативными актами. При этом я бы придерживалась принципа, что, в случае изменения установленных законодательством сроков, эти изменения распространяются на ранее созданные документы только в том случае, есть это явно установлено законодательными или нормативными актами.

Если в какой-то момент необходимо продлить сроки хранения ряда документов организация вправе это сделать, и она также имеет право изменить своё решение. Точно так же организация вправе, если это не противоречит положениям законодательства, признать определенные документы ненужными и уничтожить их.

Поэтому если Вы выявили документы, которым ранее были продлены сроки хранения, Вам просто нужно это решение отменить. Я бы рекомендовала в решении Экспертной комиссии четко указать, о каких документах и за какие годы идет речь, отметив, что срок хранения установленных государством уже истек, организации эти документы для деловой деятельности не нужны.

Вопрос 3. Если мы устанавливаем новый срок архивного хранения документам прошлых лет, необходимо ли при этом вносить изменения в Номенклатуру прошлых лет (в моем примере, НД 2010-2017 годов), т.к. там обозначены старые сроки хранения? Подразделения-владельцы, которые будут сдавать документы в архив, руководствуются утвержденной ранее номенклатурой дел, а там прежние сроки.

Ответ: Если номенклатуры дел у Вас являются единственными учетными документами, по которым работают подразделения-владельцы, то я бы внесла в них изменения – при этом таким образом, чтобы было видно, что до определенного момента срок был один, и впоследствии он был конкретным решением ЭК изменён. Это особенно важно, если для каких-то документов срок хранения меняется только на будущее, не затрагивая уже хранящиеся в архиве документы. Также это важно на случай конфликтных ситуаций, проверок и т.п.

Вопрос 4. Насколько такие действия корректны и не нарушают действующее архивное законодательство? Хотелось бы исключить риск неправомерного уничтожения документов раньше установленных сроков.

Ответ: В российском законодательстве требования к срокам хранения документов, как правило, устанавливаются в интересах государства и его контролирующих органов. Организация вправе в своих интересах увеличить эти сроки хранения (за единственным исключением – когда, в соответствии с законодательством о защите персональных данных, эти данные должны быть уничтожены), если соответствующие документы необходимы ей для деловой деятельности и в качестве информационного ресурса. Поэтому главное - чтобы сроки хранения не противоречили требованиям государства. 

Отмечу, что архивное законодательство практически не касается документов временного срока хранения, которые в государственные архивы на хранение не поступают. Практика разработки и использования для этого Перечней, с моей точки зрения, зашла в тупик, поскольку их разработка очень трудозатратна, а качество результат не удовлетворяет уже никого. Перечни успевают устареть в процессе разработки, содержат немало серьёзных ошибок, и, что самое главное, в стране почти нет специалистов, умеющих ими правильно пользоваться.

Уничтожение документов всегда связано с рисками – как с риском того, что Вы проглядели какие-то законодательно-нормативные требования, ток и с риском того, что организация окажется не в состоянии в каком-либо споре подтвердить свою правоту либо утратит ценную для деловой деятельности информацию. Одновременно существуют затраты на хранение и риски того, что вследствие избыточно длительного хранения определенных документов контролирующие органы накажут организацию за былые грехи. Задача ЭК и руководства организации – принимать такие решения по срокам хранения, которые минимизируют риски и затраты, понимая, что полностью исключить риски не получится.

На практике случаи явного и умышленного нарушения общеизвестных сроков хранения встречаются не так уж часто. Гораздо чаще организации наказывают сами себя, или неправильно отсчитывая сроки хранения (Перечни здесь, к сожалению, часто не помощники), или уничтожая документы, выполняющие несколько функций в разные периоды времени, не понимая, например, что платежка платежке рознь – как документы бухгалтерского учета они все имеют 5-летний срок хранения, но при этом платежки, относящиеся к основным активам, к недвижимости могут спустя длительный период времени оказаться единственными документами, подтверждающими права организации.

Отмечу также, что правильная организация принятия решений по срокам хранения и судьбе документов, которые организации больше не нужны, направлена не только на защиту интересов организации, но и на защиту тех сотрудников, кто организовывает эту работу. Привлечение в экспертную комиссию юристов, бухгалтеров, сотрудников деловых подразделений позволяет принимать решение с учетом интересов всех сторон и возникающих рисков, что, в случае возникновения неприятностей, не позволит никому «взвалить» всю вину за принятые решения на сотрудников служб делопроизводства и архива.