четверг, 1 марта 2018 г.

США, штат Техас: Архивно-библиотечная служба объясняет смысл выражения «устаревшие документы» в типовых перечнях


Заметка Джошуа Кларка (Joshua Clark) была опубликована 22 февраля 2018 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC). Данный пост показывает, как Комиссия реагирует на вопросы, связанные с интерпретацией статей в типовых перечнях документов с указанием сроков хранения; и отражает интересные особенности практики управления документами в Техасе.

Читая подготовленные Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата – Н.Х.) типовые перечни документов с указанием сроков хранения для муниципальных органов власти ( см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/recordspubs/localretention.html ), Вы можете заметить, что слово «устаревшие [документы]» (obsolete) встречается во множестве разных мест. Ряд коллег попросил нас объяснить, что мы имеем в виду, когда говорим об «устаревших документах».

Под «устаревшими» обычно понимаются виды документов, которые более не используются в оперативной деловой деятельности. Порядок управления такими документами в рамках Вашей программы может широко варьироваться в зависимости от того, какой смысл вкладывается в слово «устаревшие». В настоящей статье описаны три различных варианта использования термина «устаревшие документы» при управлении документами муниципальных (местных) органов власти. Первый из них относится к редко применяемому сейчас процессу составления списков, вышедших из делового оборота документов, а второй и третий встречаются в столбцах наших перечней для муниципальных органов власти.

Список устаревших видов документов

Как правило, органы местного самоуправления уничтожают документы на основе пункта §202.001(a)(1) Кодекса местного самоуправления (Local Government Code), см. http://www.statutes.legis.state.tx.us/Docs/LG/htm/LG.202.htm . Орган власти уничтожает документы при условии, что они включены в его перечень документов с указанием сроков хранения, и срок хранения для соответствующих документов истек. В то же время эта же статья кодекса также допускает уничтожение документов, которые фигурируют в списке устаревших видов документов, представленном документационной службой этого органа власти и одобренном TSLAC (см. п. §202.001(a)(2)).

Если документационная служба органа местного самоуправления предпочитает, вместо использования типовых перечней TSLAC, подготовить собственный перечень, она также может подготовить и представить отдельный список устаревших видов документов (п. 203.044, см. http://www.statutes.legis.state.tx.us/Docs/LG/htm/LG.203.htm ). В список могут быть включены документы, которые более не создаются органом власти и не поступают в него, и отмеченные в перечне TSLAC как «более не используемые» (expired). Вместо включения таких документов в свой перечень, документационная служба заверяет TSLAC, что все находящиеся в её распоряжении подобные документы могут быть законно уничтожены, и что новые документы этого типа не будут создаваться или поступать. Если TSLAC утверждает представленный список, то документы могут быть уничтожены.

По целому ряду причин, включая широкое внедрение типовых перечней TSLAC вместо создания собственных, местные органы власти больше не представляют на регулярной основе списки устаревших видов документов.

Упоминание «устаревших документов» в примечаниях

Сегодня TSLAC чаще всего использует слово «устаревшие» в столбце «Примечания» (Remarks) типовых перечней для местных органов власти. Оно часто появляется в выражении «устаревший документ» (obsolete record), но иногда встречается в текстах-описаниях. Здесь TSLAC рассматривает вид документа как устаревший, если мы можем убедиться, что новые документы этого типа создаваться или поступать не будут. Как правило, такая ситуация складывается в связи с тем, что программа, в рамках которой использовались документы такого рода, была отменена или изменена таким образом, что эти документы в дальнейшем стали не нужны.

Признание TSLAC документа «устаревшим» в таком смысле является первым шагом к исключению соответствующей серии из типового перечня для муниципальных органов власти.

Признавая документ устаревшим, TSLAC часто изменяет срок хранения документов этого вида на AV (до минования административной надобности - as long as administratively valuable). Хотя серия по-прежнему отражается в перечне со сроком хранения AV, органы власти могут уничтожить такие документы, когда у них больше нет в них потребности. Однако когда TSLAC, наконец, удаляет серию из перечней, любые оставшиеся документы такого вида становятся документами постоянного срока хранения до тех пор, пока заинтересованный орган власти не представит форму SLR 501 (см. https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/recordspubs/forms/slr501.pdf - это форма запроса на получение разрешения на уничтожение документов, которым не установлен срок хранения – Н.Х.).

В отдельных случаях TSLAC изменяет срок хранения для признанных устаревшими документов на «постоянно», если эти документы имеют историческую ценность.

Слова «устаревший документ» в названии серии

У нескольких серий документов в типовых перечнях для муниципальных органов власти (это перечни EL для документов, связанных с выборами и регистрацией избирателей; и HR для документов органов здравоохранения – Н.Х.) слова «устаревший документ» встречаются прямо в их названии. Не волнуйтесь. Это делано по тем же причинам, по которым мы упоминаем «устаревшие документы» в примечаниях. Однако у этих серий есть подсерии (см. видео https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2016/03/video-what-does-the-shading-mean-on-your-local-schedules/ ). Обязательно проанализируйте требования по срокам хранения в отношении каждой подсерии! Некоторые устаревшие документы могут быть документами постоянного срока хранения, в то время, как другие могут храниться только до минования надобности (срок AV).

Это именно то, что слово «устаревшие» обычно означает, когда Вы встречаете его в Законе о документах муниципальных органов власти (Local Government Records Act, см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/recordspubs/lgbulld.html ) или в одном из наших типовых перечней для муниципальных органов власти. Если у вас есть вопросы, связанные с данной статьёй, пожалуйста, задайте их в виде комментариев к данному посту.

Джошуа Кларк (Joshua Clark)

Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/02/faq-what-does-obsolete-mean-on-the-retention-schedules/

1 комментарий: