воскресенье, 30 декабря 2012 г.

Австралия: Пересмотр архивных методов, часть III


(Продолжение статьи Касси Финдлей о семинаре, проведенном австралийскими архивистами 29 - 30 ноября 2012 года в Сиднее, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/ii.html )

День 2: В поисках решений

Второй день начался с панельной дискуссии, названной «Наблюдения за тем, что происходит в реальном мире». Практиков, работающих «в поле», рассказали о тех проблемах, с которыми они сталкиваются в своей работе.

В докладе Джудит Эллис (Judith Ellis), который был зачитан Касси Финдлей, говорилось о многочисленных проблемах, которыми приходится решать тем, кто работают над созданием более совершенных систем управления документами.

Презентацию доклада Эллис можно посмотреть по адресу: http://recordkeepingroundtable.files.wordpress.com/2012/12/judith-ellis-reinventing-archival-methods.pptx . Доступны также тезисы её выступления, см. http://recordkeepingroundtable.files.wordpress.com/2012/12/judith-ellis-reinventing-archival-methods-notes1.pdf 

Затем выступила Барбара Рид (Barbara Reed) с точки зрения специалиста, работающего с государственными и частными организациями над совершенствованием их концепций и систем управления документами. Барбара призвала коллег использовать более прагматичный подход, принять правило «80 / 20» (тратить 80% своего времени на выполнение 20% наиболее приоритетной работы – Н.Х.) и разработать стратегии, которые бы обеспечили захват и управление ключевыми свидетельствами деловой деятельности.

После этого было описано несколько примеров из практики, показывающих, что сейчас делается в плане обновления практики архивного дела.

Эмма Мюррей (Emma Murray) и Джулия Маккормак (Julie McCormack) из Управления государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) сообщили о пересмотре программы Управления по проведению уничтожения документов. Они отметили неэффективность используемых сейчас процессов, где медленные темпы развития нормативной базы мешают им угнаться за потребностями. Они поставили вопрос о том, оправданы ли усилия, которые затрачиваются на разработку этих документов? Они обнаружили, что в рамках нынешней системы ключевые документы государственных органов не выявляются, а выпускаемые нормативные документы оказываются слишком сложными и не выполняются (В презентации сказано, что в данный момент действует около 100 типовых перечней, из которых самыми популярными являются 59 перечней, выпущенных после 2007 года – Н.Х.)

Слайд из презентации Мюррей и Маккормак: PROV расматривает три возможных варианта: 1) оставить всё как есть, 2) делать всё самому и 3) предоставить государственным органам автономию в этом вопросе

Мюррей и Маккормак пояснили, что они заинтересованы в разработке решения, которое стало бы использоваться для снижения рисков для государственных органов штата Виктория, а не для удовлетворения бюрократических потребностей самого Управления. Процесс пересмотра ещё продолжается, и в число  предварительно обсуждаемых идеи входят создание сообществ практиков, более активное вовлечение заинтересованных сторон, использование прецедентного подхода, гибкость при проведении экспертизы ценности, единый подход к деловой деятельности низкого риска, и выделение и особое внимание деловым функциям и процессам высокого риска.

Презентация доклада Эммы и Джулии «Анализ и пересмотр программы уничтожения документов Управления государственных документов штата Виктория» (Reviewing and Redesigning the Disposal Program at Public Record Office Victoria) доступна по адресу:  http://recordkeepingroundtable.files.wordpress.com/2012/12/disposal-presentation-mccormack-murray.pptx

Ричард Лехейн (Richard Lehane) рассказал о том, как Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс решает вопрос захвата и управления электронными системами управления документами как архивами. Своё выступление он начал с замечания о том, что ряд дискуссий по вопросам техники обеспечения долговременной сохранности; миграции, эмуляция и т.д. -  во многих отношениях не имеет большого значения. На самом деле в число ключевых проблем входят такие, как вопрос интеграции систем управления документами и развитый поиск по всем системам. В ходе своего проекта создания электронного архива Управление стремится решить некоторые из этих вопросов на основе надёжной и гибкой методологии миграции систем управления документами и максимального использования потенциала делопроизводческих метаданных.

Тезисы доклада Ричарда «Создание интегрированного электронного архива» (Building Integrated Digital Archives) доступны по адресу:  http://recordkeepingroundtable.files.wordpress.com/2012/12/building-integrated-digital-archives-by-r-lehane.pdf

Д-р Джоан Ивенс (Joanne Evans) из Университета Монаш (Monash University) говорила о проблемах и возможностях для обучения и проведения исследований в области делопроизводческих метаданных. Эванс упомянула проект «Умные делопроизводчекие метаданные» (Clever Recordkeeping Metadata) и другие исследования вопроса о том, как  создать такие концепции метаданных, которые бы поддерживали деловую деятельность, интероперабельность и учитывали потребности архивов. По мнению Эванс, если метаданные не документируют взаимосвязи, то это, вероятно, не те метаданные, что нам нужны. Документы – это, по сути, сетевым образом взаимосвязанные объекты, и без метаданных они просто не существуют. Она призвала нас к совместной работе по автоматизации и достижению максимальной отдачи от хорошо продуманных и реализованных на практике делопроизводческих метаданных – продвигаясь от состояния «хаотической песочницы», через «процветающую оранжерею», к, в конечном итоге, «машинному отделению».

Презентация доклада Джоан доступна по адресу: http://recordkeepingroundtable.files.wordpress.com/2012/12/rk-roundtable-2012-healthy-hothouses-v2.pptx

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/iv.html )

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник:  сайт Recordkeeping Roundtable
http://recordkeepingroundtable.org/2012/12/14/reinventing-archival-methods-report-whats-next/

Комментариев нет:

Отправить комментарий