понедельник, 31 декабря 2012 г.

Австралия: Пересмотр архивных методов, часть IV


(Окончание статьи Касси Финдлей о семинаре, проведенном австралийскими архивистами 29 - 30 ноября 2012 года в Сиднее, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/iii.html )

Брендан Сомз (Brendan Somes) из Национальных Архивов Австралии посвятил (НАА) свой доклад проблеме объема и разнообразия документов и неотложной потребности в переконструировании деловых процессов и систем для того, чтобы с этой проблемой справиться. Сомс рассказал о происшедших за последние годы определенных сдвигах в используемой в НАА практике архивного описания. Если в 1980-х и 1990-х годах упор делался на описание серий и источников комплектования, то с конца 1990-х годов акцент был сделан на «поштучное» описание единиц хранения. Он подчеркнул необходимость обратить внимание на качество метаданных в государственных органах – никуда не годится, когда Королевская комиссия по расследованию деятельности страховой группы HIH Insurance Group  (HIH Royal Commission) передает на хранение 600 тысяч сообщений электронной почты, у которых в поле «Заголовок» стоит «неизвестно».

Сомз также говорил об управлении аудиовизуальными документами и об обеспечении их долговременной сохранности (в том числе назвав форматы, используемые НАА для длительного хранения электронных аудиовизуальных документов – Н.Х.), и рассказал о новой системе управления активами, которую НАА использует с этой целью. Наконец, он сделал несколько замечаний о проблемах, характерных для большинства используемых государственными архивами систем управления архивными документами, и предложил модульный подход к их переконструированию.

Презентация доклада Сомза «Обновление архивных методов – Описание и обеспечение сохранности» (Reinventing Archival Methods – Description and Preservation) доступна по адресу: http://recordkeepingroundtable.files.wordpress.com/2012/12/asa.pptx

На заключительной сессии этого дня группе участников было предложено дать коллективный ответ на ряд вопросов. Группу попросили думать радикально и предлагать «опасные и подрывающие основы» альтернативы существующей практике. Ставилась цель собрать идеи для двух отчетов, которые «Круглый стол» собирается подготовить в 2013 году.

Существующие методы отбора документов на архивное хранение и на уничтожение должны умереть. Чем их следует заменить?

В ответ на этот вопрос поступали предложения как «хранить всё», так и вернуться назад к методам Дженкинсона (Jenkinson) и дать возможность решать тем, кто ведёт деловую деятельность. Обсуждалась макроэкспертиза ценности (macro appraisal), при этом был поднят вопрос о том, почему до сих пор этот подход не получил распространения в Австралии. Участники согласились, что вопросы управления рисками являются ключевыми для любой программы отбора документов на архивное хранение либо уничтожение, а также с тем, что критически-важное значение имеет прозрачность. Было предложено провести исследовательский проект по экспертизе ценности электронной почты, исходя из того, отношения с какими партнерами связаны с высоким риском.

Где и какие операции действительно требуют создания авторитетных, качественных доказательств? Как быть с соответствующими методами выявления таких операций?

В ходе обсуждении были подняты вопросы, связанные с происхождением документов из многочисленных источников (multiple provenance), включая точку зрения внешних заинтересованных сторон, а также построения концепции макроэкспертизы ценности с учетом «болевых точек» взаимодействия государства и граждан и существования ряда юрисдикций.

Прозвучал ряд интересных идей об «обратной макроэкспертизе ценности» (reverse macro appraisal) на основе описания серий и иной существующей архивной документации, а также об извлечении ценной информации из существующих перечней документов с указанием сроков хранения. По ходу этого обсуждения было предложено провести исследовательский проект для тестирования документационной стратегии «четвертого измерения» (т.е. времени – Н.Х.) на материалах по изменению климата.

Пользователей интересуют досье / персональные данные. Проблемами являются обеспечение неприкосновенности частной жизни, а также  то, что прежняя практика (например, выборочного приема документов) далека от идеала. Как удовлетворить эту потребность?

Члены группы согласились с тем, что в этой области действовать нужно очень осторожно, чтобы обеспечить неприкосновенность частной жизни. Понятие «досье» все чаще уступает место информации в транзакционных системах. Существует ряд препятствий для раскрытия информации, как законодательно-нормативных, так и системного плана.

Были интересные дискуссии по поводу того, каким образом более непосредственно вовлекать лицо, о котором идет речь в документах,  в процессы их создания и управления, например, с появлением электронного здравоохранения. Обсуждалась идея разработки  прототипа документационной системы для управления документами о детях на попечении, которые могут проходить через несколько учреждений, каждое из которых использует  собственную документную систему.

Было отмечено, что нам есть много чему поучиться у музейно-архивных учреждений об особенностях персонального делопроизводства. Была высказана мысль о том, что дальнейшие исследования в этом направлении могут иметь непосредственное отношение к деятельности Королевской комиссии по институциональным преобразованиям в качестве реакции на сексуальное насилие над детьми (Royal Commission on Institutional Responses to Child Sexual Abuse, http://childabuseroyalcommission.dpmc.gov.au/ )

Если документы не собираются и не передаются, то какое значение имеют методы, применяемые для управления ими и их использования во времени?

В мире Google организационные и юрисдикционные границы не имеют значения. Как нам создавать взаимосвязанные архивы?

Поскольку время уже подходило к концу, обсуждение этих последних вопросов было объединено. Дискутировался вопрос о доступности архивных материалов он-лайн в мире Google и Trove ( http://trove.nla.gov.au/  - проект Национальной Библиотеки Австралии, ведущий поиск по 320 миллионам различных ресурсов и объектов, имеющих отношение к Австралии и австралийцам – Н.Х.). У системы Trove много поклонников, но было отмечено, что владелец системы мог бы сделать больше для поощрения использования её прикладного API-интерфейса и дать людям возможность использовать данные и создавать на их основе что-то новое.

Проект «Электронная Новая Зеландия» (Digital NZ, http://www.digitalnz.org/ ) приводился в качестве отличного примера связанного открытого контента; и был высказан ряд отличных идей, включая использованием системы серий в качестве хорошей модели, которую можно было бы применить для создания контекстных «слоёв» вокруг выложенных в сети документов; и идею перехода к созданию сети архивов, использующих связанные открытые данные для отыскания как документов, как и сведений об элементах контекста  (учреждениях, людях).

Что дальше?

В конце второго дня было объявлено, что члены «Круглого стола по вопросам управления документами» (Recordkeeping Roundtable) возглавят разработку двух тематических документов, опираясь на дискуссии и идеи семинара. Добровольцы из числа участников семинара будут помогать в подготовке этих документов, один из которых будет посвящен вопросам доступа, а второй -  экспертизе ценности.

Цель данных документов - определить возможности для дальнейших исследований, для создания прототипов и выполнения проектов, под управлением как  «Круглого стола», так и других заинтересованных сторон, таких как университеты, государственные архивы или профессиональные ассоциации.

Мы планируем опубликовать эти тематические документы в марте 2013 года, а также опубликовать отчет о вытекающих из них инициативах на национальной конференции Австралийского общества архивистов (Australian Society of Archivists), которая пройдёт в Канберре в октябре 2013 года (см. http://www.archivists.org.au/page/Learning_and_Publications/Conference/2013_Conference/ ).

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник:  сайт Recordkeeping Roundtable
http://recordkeepingroundtable.org/2012/12/14/reinventing-archival-methods-report-whats-next/

Комментариев нет:

Отправить комментарий