Уже в течение какого-то времени я всё время возвращаюсь к тому, как добровольная международная некоммерческая организация «Ассоциация по управлению данными» (Data Management Association, DAMA International, https://www.dama.org/ ). понимает «контроль и управление» (control) – а именно, как «механизм поддержания приемлемой эффективности и производительности процесса».
Я продолжаю размышлять о том, что это значит в контексте управления документами – что можно считать приемлемой эффективностью и производительностью?
Я всегда считал, что стратегия управления документами – это стратегия деловой деятельности, которая показывает, как деловая деятельность станет лучше в результате изменения подхода к работе с документами.
На стратегическом уровне большинство проблем, которые я вижу в управлении документами, возникают из-за ссылок на стандарты эффективности и производительности, которые не имеют смысла для организации, в интересах которой мы, как предполагается, должны действовать.
Когда мы сами себя оцениваем каким-то иным образом, остальная часть организации не знает, как нас финансировать и как с нами работать, поскольку, с их точки зрения, мы стремимся к достижению иных целей.
Последние несколько лет я уделяю особое внимание модели DIKAR (акроним, сформированный на основе пяти понятий: данные (Data), информация (Information), знания (Knowledge), действия (Action) и результаты (Results). Подробнее о ней см. пост Мелроуза здесь: http://rusrim.blogspot.com/2020/12/dikar.html - Н.Х.) и менеджменту качества, поскольку считаю, что нам необходимо увязывать качество документов с достигнутыми результатами. Модель DIKAR может в этом помочь. Сокращение DIKAR означает «Данные, Информация, Знания, Действия и Результаты». Её можно использовать как в прямом, так и в обратном направлении: двигаясь в обратном направлении от результатов, мы видим, что качество наших Результатов зависит от качества наших Действий, которые, в свою очередь, зависят от качества наших Знаний, которые, в свою очередь, зависят от качества нашей Информации и Данных. Здесь прекрасно видна причинно-следственная связь между результатами и информацией.
Менеджмент качества осуществляется на основе практически той же идеи, - и является основой стандартов ISO 9000 и ISO 30300 (системы международных стандартов систем менеджмента ИСО качества и документов соответственно – Н.Х.). Он построен на цикле менеджмента качества: «планируй, делай, проверяй, действуй» (plan, do, check, act). Согласно этой концепции, для получения качественного результата мы сначала специфицируем требуемый уровень качества, затем планируем пути его достижения, выполняем план (этап «делай»), затем проверяем полученные результаты и принимаем меры по изменению плана, если цель не была достигнута.
Вместе эти подходы формируют концепцию анализа и планирования, которая помогает нам понять взаимосвязь между информацией и результатами и разработать последовательные планы для достижения стабильных результатов. Если, однако, мы трактуем понятие «эффективности» не так, как наша организация, мы продолжим говорить на другом языке. Трактовать эффективность так же, как и организация - это для нас более сложный путь, поскольку требуется гораздо более интегрированно работать с руководителями [деловых подразделений организации – Н.Х.], - но что-то должно измениться, потому что неинтегрированный подход не работает, и мы можем увидеть это, если будем серьёзно относиться к эффективности работы этих руководителей. Может даже оказаться, что если мы начнём серьёзно относиться к эффективности работы руководителей, то они ответят нам тем же, и так будет лучше для всех.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-do-we-define-acceptable-performance
Комментариев нет:
Отправить комментарий