Архивные принципы

Данный пост специалиста по управлению документами из Танзании Хафид Мваканьямале (Hafidh Mwakanyamale – на фото) был опубликован 6 октября 2025 года в социальной сети LinkedIn.

Сегодня мы обсудим:

1. Уважение к фондам в архивах

Определение: «Уважение к фондам» - фундаментальный архивный принцип, означающий, что документы, созданные, накопленные и использовавшиеся одним учреждением или лицом, должны храниться вместе и не смешиваться с документами иного происхождения.

Данный принцип обеспечивает сохранение контекста создания документов, помогая исследователям понять, как и почему документы были созданы.

Согласно мнению Международного совета архивов (ICA, 2016), принцип уважения к фондам обязывает архивистов поддерживать и сохранять целостность документов в соответствии с их происхождением и первоначальным порядком. 

Пример: если дела Министерства здравоохранения передаются в архив, их не следует объединять с делами Министерства образования. Каждый набор дел должен оставаться в составе отдельного «фонда» или коллекции.

2. Принципы, которых должны придерживаться архивисты и специалисты по управлению документами

• Принцип происхождения: Документы одного создателя следует хранить вместе и не смешивать с документами других создателей (Данный принцип тесно связан с принципом уважения к фондам).
  
  
• Принцип первоначального порядка: Документы должны храниться в том же порядке, который установил их создатель. Это помогает сохранить взаимосвязи между документами.
  
  
• Принцип целостности: Архивные документы должны сохраняться в полном и неизменном виде. Несанкционированные добавления, изъятия или перестановки не допускаются.
  
  
• Принцип аутентичности: Записи должны сохраняться таким образом, чтобы обеспечивалась их подлинность т.е. чтобы документы действительно представляли собой то, чем они претендуют быть.
  
  
• Принцип доступности: Архивные документы должны быть упорядочены, и должны быть обеспечены их сохранность и доступность пользователям для справок и исследований, если только доступ не ограничен законом.
  
  
• Принцип экспертизы ценности и управления сроками хранения: Постоянному хранению подлежат только документы, имеющие непреходящую ценность, в то время, как документы временного срока хранения следует уничтожать в соответствии с утвержденными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении.

3. Архивирование

Архивирование — это систематический процесс отбора, хранения и обеспечения долговременной сохранности неактивных документов, имеющих непреходящую ценность для юридических, административных, исторических или исследовательских целей. Этот процесс предполагает передачу неактивных документов из деловых подразделений в архивное хранилище для обеспечения их долговременной сохранности.

Цели архивирования:

• Сохранение свидетельств / доказательств деятельности организации,
  
  
• Поддержка прозрачности и подотчётности,
  
  
• Предоставление исторических и исследовательских материалов для использования в будущем,
  
  
• Освобождение офисного пространства посредством вывода из него неактивных документов.

Процесс архивирования:

• Экспертиза ценности: Выявление документов, имеющих непреходящую ценность.
  
  
• Передача на архивное хранение: Перемещение отобранных документов в архивное хранилище.
  
  
• Упорядочение и описание: Упорядочение и описание документов для удобства поиска.
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности: Защита документов от повреждения или утраты.
  
  
• Предоставление доступа и использование: Предоставление контролируемого доступа пользователям.

Хафид Мваканьямале (Hafidh Mwakanyamale)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7380522059103240192