Переход управления документами и информацией на электронно-цифровые технологии
Профессия специалиста по управлению документами и информацией долгое время считалась «пыльной» (да простят меня призрак Шелленберга и его архивные котята), её рассматривали как «негламурного» куратора бумажных хроник и хранителя забытых подвалов - как, возможно, необходимое зло, которое редко ассоциировалось с инновациями или стратегической деловой ценностью. Такое восприятие, однако, является не только устаревшим, но и очевидно ошибочным. По мере нашего перехода от бумажной парадигмы к цифровой, наша практика не только не устаревает, но и оказывается тем самым фундаментом, на котором будет строиться эпоха искусственного интеллекта и машинного обучения.
Неожиданное наследие бумажной парадигмы
Наследие, доставшееся нам от бумажной эпохи — это не только то, что связано с сохранением бумажных документов; это также и принципы организации и стратегического управления. Задумайтесь: у каждого дела с документами была этикетка, логически выделенное место хранения и установленный срок хранения. Мы понимали важность происхождения (provenance), цепочки ответственного хранения (chain of custody) и жизненного цикла информации от создания до уничтожения. Мы были, по сути дела, первыми архитекторами данных. Эти основные принципы – классификация, хранение в течение установленных сроков и управление доступом – отнюдь не пережитки прошлого; оно остаются фундаментальными принципами современного управления данными.
Деловая отдача от нашей деятельности в бумажную эпоху была ощутимой: мы смягчали риски, обеспечивали исполнение законодательно-нормативных требований и сохраняли корпоративную память. Мы предотвращали судебные разбирательства, создавая нужные документы в нужное время; и защищали интеллектуальную собственность посредством контроля и управления доступом. Мы были невоспетыми героями корпоративной должной осмотрительности и добросовестности. И эта фундаментальная роль не изменилась - просто эволюционировали её охват и масштабы.
Плавный переход в цифровую реальность
Переход в цифровую реальность был для нас не концептуальным «скачком», а практическим шагом. Мы и до этого думали о том, как организовать и использовать информацию. Мы просто заменили картотеки на цифровые онтологии, а ведущиеся вручную журналы - на электронные журналы аудита. Мы осознали, что ценность документа заключается не в его физической форме, а в содержащихся в нём данных. Именно это понимание делает плавным наш переход в эпоху ИИ.
Искусственный интеллект и машинное обучение (ИИ/МО) по своей сути полностью зависят от структурированных, вычищенных и хорошо управляемых данных. ИИ и МО - прожорливые потребители информации, однако они не способны «переварить» кучу аморфного хлама, собранного на «цифровых свалках». Именно здесь наши знания становятся не просто ценными, а незаменимыми. Мы [специалисты по управлению документами и информацией – Н.Х.] — те люди, что способны структурировать неструктурированное, классифицировать неклассифицированное и обеспечить качество данных, питающих эти мощные новые системы. Без наших принципов ИИ будет функционировать по принципу «мусор на входе — мусор на выходе»; он окажется навороченным дорогостоящим инструментом, генерирующим бессмыслицу или, что ещё хуже, дезинформацию.
Ценность нашей профессии в эпоху ИИ и МО
В компании, движущей силой деловой деятельности которой является ИИ, специалисты по управлению информацией больше не являются вспомогательным персоналом. Теперь мы стратегические партнёры. Наша уникальная полезность заключается в способности:
- Превратить ИИ из новинки в необходимый инструмент: Мы предоставляем концептуальную структуру стратегического управления для систем ИИ, обеспечивая что те данные, на которых ИИ обучается, являются точными, соответствуют установленным требованиям и получены этичным путём. Именно мы способны разрабатывать модели данных, которые делают возможными аналитику и автоматизацию на основе ИИ.
- Смягчать новые виды рисков: Если раньше мы беспокоились о потере документов, то теперь мы управляем рисками утечек данных, алгоритмической предвзятости и нарушения неприкосновенности частной жизни (т.е. вопросами защиты персональных данных – Н.Х.). Наши знания о сроках хранения и об установлении/снятии временных запретов на уничтожение документов (обычно в связи с идущими или ожидаемыми судебными разбирательствами и расследованиями – Н.Х.) теперь применяются к петабайтам данных, тем самым обеспечивая не только защиту конфиденциальной информации, но и её защитимое (например, в суде или в ходе расследования – Н.Х.) уничтожение по истечении сроков хранения.
- Монетизировать корпоративные данные: Упорядочивая и классифицируя информацию, мы превращаем корпоративные данные из бремени в ценный корпоративный актив. Мы умеем выявлять закономерности, взаимосвязи и скрытые знания, которые лежат в основе новых деловых возможностей. По сути, мы способны превратить «цифровые отходы» организации в источник конкурентного преимущества.
Наша практика, рождённая в эпоху бумажных документов, идеально подходит для лидерства в эпоху искусственного интеллекта и машинного обучения, поскольку мы всегда понимали одну фундаментальную истину: информация - это не просто зафиксированные сведения о прошлом; это «топливо» для будущего. Мы не просто управляем документами - мы управляем знаниями, и, делая это, мы наконец занимаем своё законное место в стратегическом «сердце» современной организации. Таким образом, пока другие всё ещё борются с семантическим (смысловым – Н.Х.) уровнем, мы уже учим его «думать»!
Стивен Кларк (Stephen Clarke)
Источник: сайт Substack
https://steffclarke.substack.com/p/from-hole-punch-to-a-whole-bunch
Комментариев нет:
Отправить комментарий