В любой сфере деятельности работа выполняется как профессионалами, так и непрофессионалами.
В управлении документами у нас произошёл значительный сдвиг в том, каким образом выполняется работа.
Если в прошлом, в эпоху кастодиального управления документами (custodial records management – подход, при котором документы находятся под полным физическим и интеллектуальным контролем управляющих ими ответственных хранителей, в роли которых обычно выступали архивисты и специалисты по управлению документами – Н.Х.), сочетание двух системных факторов - стоимости офисных площадей и необходимости действовать согласованно во времени - приводило к тому, что большая часть работы с документами отдавалась в руки профессионалов (т.е. профессионально подготовленных архивистов и специалистов по управлению документами – Н.Х.), - то теперь, вследствие устранение барьеров для доступа к пространствам хранения документов высокой ёмкости, больная часть такой работы попадает в руки непрофессионалов (имеются в виду сотрудники, не имеющие специального образования и подготовки в сфере управления документами и архивного дела – Н.Х.)
В такой ситуации мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] можем сделать одно из двух:
- Мы можем предпочесть считать этих «непрофессионалов» некомпетентными [в плане работы с документами – Н.Х.], а их усилия - не заслуживающими внимания; или же
- Мы можем признать их выполняющими огромную работу специалистами, действующими в интересах той же организации и делающие всё, что в их силах, для того, чтобы принести значимую пользу и осуществлять свою собственную деятельность проще и лучше.
Первый путь является тупиковым. Он приводит к презрительному и необъективному отношению к выполняющим огромную работу специалистам.
К настоящему времени накоплены результаты исследований, проведенных за несколько десятилетий, которые показывают, насколько разрушительным является подобное презрительное отношения для взаимоотношений в организациях. Из них следует, что как только проявляется презрение, то отношения заканчиваются, а мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] не в состоянии добиться успеха без хороших рабочих взаимоотношений в современных организациях, - ведь мы являемся представителями дисциплины, которая больше не имеет прямого контроля над деятельностью, обеспечивающей получение наших ключевых результатов.
Если мы не способны наладить взаимоотношения в интересах выполнения нужной нам работы таким образом, чтобы через эти отношения заставить сотрудников действовать, то мы не сможем добиться успеха, вне зависимости от того, насколько мы хороши в своём деле. Это делает презумпцию компетентности других сотрудников критически-важным фактором нашего успеха – ведь когда мы смотрим на других сотрудников как на некомпетентных в «наших» вопросах, это приводит к презрительному отношению к ним, в результате чего мы создаем для себя самоисполняющееся пророчество - потому нам для того, чтобы добиться успеха, нужно, чтобы эти люди выполняли определённую работу, а они не будут этого делать, если мы будем относиться к ним как к некомпетентным лицам.
В результате нас ждёт провал.
И независимо от того, насколько мы сами компетентны, провал есть провал.
Мой комментарий: Чтобы увидеть, насколько эти слова Карла Мелроуза актуальны в российских условиях, достаточно почитать любые форумы и чаты с участием наших делопроизводителей и архивистов. Уступая представителям других профессий в статусе и зарплате, и весьма болезненно переживая это, делопроизводители и архивисты нередко «отводят душу», высмеивая (чаще всего надуманную) некомпетентность других специалистов в работе с документами и воспевая свой «научный» и «государственный» подход…
В настоящее время многие очень компетентные специалисты по управлению документами переживают неудачи в своих организациях, и это проблема, с которой сталкивался каждый из нас.
Так каков же альтернативный вариант?
Альтернативный вариант заключается в том, чтобы относиться к другим специалистам как к компетентным профессионалам, которые делают всё, что в их силах.
Порой мы можем ошибиться в этом. Иногда эти люди могут оказаться некомпетентными, ленивыми, немотивированными и иметь массу других негативных качеств.
Проблема, возникающая в том случае, если ко всем другим сотрудникам относиться как к некомпетентным лентяям, заключается в том, что если Вы так относитесь к трудолюбивым, мотивированным профессионалам, то они реализуют для Вас плохое пророчество - они просто откажутся работать с Вами. С Вашей точки зрения такое их поведение может показаться проявлением некомпетентности, но на самом деле они откажутся работать с Вами из-за того, что, с их точки зрения, Вы не действуете в их интересах и не учитываете их, а также из-за того, что Вы не уважаете их компетентность в рамках взаимоотношений с Вами.
Использование презумпции компетентности и позитивных намерений даёт Вам возможность выбора - Вы можете оценить, кто в каждую категорию попадает, и выбрать, где лучше сфокусировать свои усилия. Ленивые и некомпетентные люди в любом случае не будут выполнять нужную работу, поэтому нет смысла тратить на них время, - но Вы также очень мало потеряете, поддерживая с коллегами уважительные рабочие взаимоотношениях. Секрет успеха заключается в выявлении трудолюбивых, мотивированных профессионалов и в оказании им поддержки, помогающей им работать лучше – и поскольку они сами хотят работать лучше и эффективнее, то если Вы сможете показать им, как этого добиться, они это сделают.
На этом пути есть три секрета успеха.
О первом мы уже рассказали – исходите из презумпции компетентности и позитивных намерений других сотрудников, а затем выберите, на кого лучше потратить своё время и усилия.
(Окончание следует, http://rusrim.blogspot.com/2025/01/2_01620716716.html )
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-opportunity-to-improve-performance
Комментариев нет:
Отправить комментарий