Полагаю, что в своих постах я достаточно откровенного говорил о том, что, по моему мнению, дисциплина управления документами сейчас переживает кризис. В течение ряда лет я пытался найти аргументы, которые помогли бы другим коллегам увидеть тот кризис, который вижу я.
Кризис, который видят многие коллеги, заключается в том, что сотрудников организаций не заставляют действовать так, как говорят специалисты по управлению документами.
Кризис, который вижу я, заключается в неспособности служб управления документами адаптироваться к меняющимся обстоятельствам, с тем, чтобы продолжать давать полезную отдачу, за которую организации будут готовы платить и после изменения ключевых условий ведения деловой деятельности.
Недавно я стал размышлять о том, что политика означает для управления документами, и почему для столь очевидно полезного направления деятельности она вообще нужна.
Двадцать пять лет назад электронные технологии использовались очень мало, и в большинстве случаев сотрудникам не нужно было говорить, чтобы они передавали свои материалы службе управления документами. Сотрудники в конечном итоге были вынуждены разрываться между экономией офисного пространства и экономикой отыскания нужных бумаг в свалке. Отдайте решение этой проблемы службе управления документами, заставьте своих сотрудников передавать свои материалы этой службе, и будут хорошие шансы на то, что вы сможете отыскать их в будущем. Поступите наоборот, и тогда (какие бы там правила ни были) вам в конечном итоге придется выехать из своего офиса, потому что тот будет завален бумагами, и вы в любом случае не сможете находить нужные вам материалы, не просматривая большую их часть – потому что вы не внедряли набора методов для создания хорошего каталога и для организации документов таким образом, чтобы их смогли найти люди, которые не были на работе в день их создания.
Какова была роль политики в этой ситуации?
Да, у нас было законодательство, которое говорило о том, что нам следует заниматься управлением документами, и о том, что мы должны нести ответственность за наличие соответствующей программы. Политика и связанные с ней документы позволяли нам сказать регулирующему органу: «Вот оно; мы сделали то, что вы просили», и они также помогали службе управления документами понять, что она должна была сделать – а именно, то же самое, что делалось в каждом другом органе и учреждении, и практически точно таким же образом. Это было не то, в чём им требовалась большая помощь.
Теперь, однако, политика и законодательство - это тот молоток, которым службы управления документами бьют сотрудников, когда те не делают в точности то и в точности таким образом, как от них эти службы требуют. Или, по крайней мере, так обстояло дело - до тех пор, пока где-то лет десять тому назад все не осознали, что попытки бить людей дубинкой «соблюдения установленных требований» приводят лишь к тому, что они перестанут разговаривать с вами и начнут вас полностью игнорировать. Это означает, что теперь политика и законодательство - это в основном те инструменты, которые мы используем, чтобы жаловаться друг другу на то, что люди делают «не то, что нужно». Однако в реальности мы отказываемся брать на себя ответственность за изменение практик с тем, чтобы они были хорошо адаптированы для получения полезной отдачи в тех обстоятельствах, в которых мы сейчас находимся.
Основная потребность, которую обслуживает управление документами, не изменилась за тысячелетия. Способности человеческой памяти по-прежнему являются ужасно ограниченными - как в плане целостности, так и по ёмкости, что не позволяет нам полноценно делиться воспоминаниями, поэтому мы и создаём документы. Основная полезность управления документами для организаций также не изменилась. Это по-прежнему отдача вследствие повышения производительности за счёт систематизации создания и хранения документов. Две вещи, которые действительно изменились – это базовая технология, которую сотрудники используют для создания документов в настоящее время, и первостепенное внимание, уделяемое работе, которая выполняется в системе управления документами.
И в этом как раз и заключается проблема.
Какое же отношение к сказанному имеет «лучший специалист по управлению документами, которого я когда-либо встречал»? С этим человеком я впервые встретился много лет назад, чтобы обсудить используемые им практики. Он описал свой подход к работе, и это звучало примерно так:
«Когда я прихожу в новую организацию, я в течение пары недель обхожу организацию и беседую с сотрудниками о том, как они используют информацию в своей работе, что работает, а что нет. Когда выявляется достаточно проблем в работе с информацией, я составляю деловое обоснование и программу работ, направленные на решения основных проблем. Затем мы реализуем эту программу».
Этот специалист - по должности, директор по информационным технологиям - один из немногих среди тех, кого я знаю, кто действительно понимает роль технологий. К сожалению, почти никто из профессионалов по работе с документами не будет думать о нём, как о специалисте по управлению документами, - и это несмотря на то, что работа этого человека полностью вращается вокруг документированной информации и того, как сотрудники создают, хранят и управляют документами, и как всё это связано с эффективностью деятельности организации.
Причина, по которой нам нужно обращать внимание на такого рода специалистов-практиков, заключается в следующем: Вряд ли я когда-либо слышал из их уст слово «политика», и, возможно, лишь пару раз они при мне упоминали «управление документами». Несмотря на это, всякий раз, когда я прихожу в одну из организаций, в которых они работали, управление документами в этой организации рассматривается как источник деловой отдачи; возглавляющий службу управления документами человек имеет место за столом заседаний руководства; а системы, которые они внедряют для выполнения работы, являются документными системами с метаданными такого качества, которому любой мог бы позавидовать.
Что действительно отличает их деятельность, так это то, что они не рассматривают архивное законодательство как основу своей работы; а «хотелки» государственных архивных служб удовлетворяются в качестве побочного продукта их работы. У них нет проблем с финансированием, потому что вследствие повышения эффективности деятельности организации за счет улучшения документов остается так много денег, что затраты на выполнение всех пожеланий государственных архивных служб – не больше, чем ошибки округления ошибок округления в бизнес-кейсе. Правильное ведение документов - и исключение отсюда ориентации на требования государственных архивных служб - означает, что денег хватает на то, чтобы распределить их между потребностями управления документами и потребностями государственных архивных служб.
Также следует отметить, что основным отличием такого «лучшего специалиста по управлению документами» является то, что он пуристом (т.е. считает документами всё то, что выполняет функции документов, не ограничивая охват понятия «документ» какими-либо формальными признаками, которые сплошь и рядом оказываются надуманными либо устаревшими – Н.Х.) в отношении документов - он работает со всей документированной информацией, не попадая в ловушку игнорирования деловых информационных систем или любых иных форм документов из-за какой-либо ошибочной идеи об их формате; - поэтому он работает с каждой системой. Он не сидит на месте, жалуясь на то, как специалисты по данным/ИТ не позволяют ему реализовать политику управления документами; такой человек просто продолжают демонстрировать, как качество документов взаимосвязано с эффективностью организации. Поскольку он преуспевает в этом, организация верит в то, что этот человек в своей работе принимает близко к сердцу интересы организации - поэтому выполняет свою работу, независимо от используемых систем.
Деятельность этого человека говорит мне о том, что организации будут инвестировать в результаты того рода, которые хотели бы видеть государственные органы управления архивным делом, лишь тогда, когда им покажут, каким образом эти результаты будут представлять ценность для организации. Пока они этого не увидят, организациям будет всё равно, насколько «наилучшей» является рекомендуемая практика или кто является регулирующим органом - они смотрят на запросы, рассматривают доверенные им обязанности, смотрят на свой очень длинный список приоритетных направлений деятельности, а затем оценивают, соответствует ли то, что запрашивается у них, этим обязанностям.
Главное, о чем нам следует помнить, это то, что, с моей точки зрения, такой человек — пурист в отношении документов. Он глубоко понимает, как качество документов связано с эффективностью организации. Между тем столь многие из тех из нас, кто называет себя пуристами документами, где-то заблудились по пути... Для них основой практики сами документы по себе, а не ценность той уверенности, которую документы обеспечивают в полном перемен мире.
Практика работы этого человека означает для нас то, что нам нужно вернуть себе роль людей, которые повышают ценность документированной информации и отдачу от неё для наших организаций. Она показывает, что организации будут вкладывать в неё средства. Она также говорит, что когда организации это сделают, то отдача может оказаться настолько большой, что оставшихся средств будет достаточно для выполнения всего того, что нужно государственным архивным службам.
Все, что нам следует делать, это вспомнить о том, на решение каких задач должна быть нацелена наша практика, и действовать в соответствии с этим.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-best-records-manager-ive-ever
Комментариев нет:
Отправить комментарий