Трансформирующая сила подготовки данных в эпоху порождающего (генеративного) искусственного интеллекта

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 22 августа 2024 года на блоге компании Formtek.

Порождающий (генеративный) ИИ (generative A, GenAI) становится фактором, который меняет правила игры во многих областях. В сфере инженерии данных порождающий ИИ революционизирует способ обработки и управления данными. Хотя влияние порождающего ИИ, несомненно, глубоко, оно также заново напоминает вековую истину: подготовка данных всегда была важнейшим компонентом успешных инициатив в области данных.

Порождающий ИИ - это не просто «модные» алгоритмы; это эффективность и точность. Автоматизируя повторяющиеся задачи, генерируя код и оптимизируя перемещение данных, порождающий ИИ становится бесценным инструментом для инженеров данных, занимающихся организацией сложных конвейеров обработки данных. Данный симбиоз порождающего ИИ и человеческого опыта открывает новую эру автоматизации, когда созданные ИИ шаблоны легко интегрируются с индивидуализированным кодом, освобождая инженерам данных время для того, чтобы сосредоточить своё внимание на таких тонких аспектах, как логика трансформаций.

Влияние порождающего ИИ на инженерию данных уже ощущается в различных отраслях. Рассмотрим пример из практики, в котором порождающий ИИ был интегрирован в жизненный цикл данных клиента ( https://fractal.ai/transforming-data-engineering-with-genai/ ): создание таблиц, перемещение данных и генерация тестовых примеров стали автоматизированными, что привело к сокращению времени и усилий на 50%. Благодаря возможностям порождающего ИИ аналитики смогли выполнять сложные задачи анализа данных с большей эффективностью. В финансовом секторе порождающий ИИ ускоряет регрессионное тестирование, избегая ручной работы при генерации тестовых данных и обеспечивая безопасность данных во время передачи.

Интеграция порождающего ИИ в инженерию данных имеет далеко идущие последствия и приводит к значительным сдвигам в отрасли:

• Гибкость и эффективность: Порождающий ИИ повышает гибкость, давая инженерам данных возможность быстро адаптировать конвейеры обработки в ответ на меняющиеся потребности деловой деятельности. Повышение эффективности проходит сквозь всю экосистему данных, оптимизируя использование ресурсов и сокращая время на выработку нужных знаний и представлений.
  
  
• Запросы на естественном языке: Отдача от порождающего ИИ охватывает запросы на естественном языке, сокращая разрыв между техническим жаргоном и языком деловых пользователей. Представьте себе, например, что порождающий ИИ правильно интерпретирует запрос «Покажите мне тенденции продаж за второй квартал 2024 года» и предоставляет нужную информацию.
  
  
• Масштабируемость: По мере того, как объемы данных продолжают стремительно расти, критически важным становится масштабируемость порождающего ИИ. Он легко обрабатывает большие наборы данных, оптимизируя скорость обработки и использование ресурсов, а также способствуя тому, чтобы инженерия данных шла в ногу с постоянно растущими объёмами данных.

В будущем мы можем ожидать следующее:

• Более «умные» (интеллектуальные) конвейеры данных: Благодаря порождающему ИИ продолжится совершенствование процессов перемещения, преобразования и оркестровки данных. Конвейеры будут динамически адаптироваться, обучаясь на основе закономерностей и оптимизируя себя для достижения максимальной эффективности.
  
  
• Этичный ИИ: По мере того, как порождающий ИИ будет становиться всё более распространённым, в практику инженерии данных будут интегрироваться этические соображения. Выявление необъективности / предвзятости, защита неприкосновенности частной жизни (персональных данных) и справедливость станут неотъемлемыми компонентами инициатив по работе с данными на основе порождающего ИИ.
  
  
• Бесперебойное сотрудничество: Инженеры данных и порождающий ИИ будут беспрепятственно сотрудничать, используя сильные стороны друг друга для преодоления сложностей, обеспечения качества и надёжности данных и для извлечения новых знаний и идей из данных.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/the-transformative-power-of-data-preparation-in-the-genai-era/

Минстрой: О возможности использования информационно-удостоверяющего листа при разработке проектной документации

Департамент цифрового развития Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации в своем письме от 13 мая 2024 года №12128-ОГ/00 высказал свою позицию о возможности использования разработчиками проектной документации информационно-удостоверяющего листа при разработке проектной документации в формате XML-схем.

В соответствии с разъяснениями, полученными от Федерального автономного учреждения «Главгосэкспертиза России», согласно пункту 7 «Требований к формату электронных документов, представляемых для проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий и проверки достоверности определения сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства», утвержденных приказом Минстроя России от 12 мая 2017 г. №783/пр, представляемые электронные документы подписываются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) лицами, обладающими полномочиями на их подписание в соответствии с законодательством Российской Федерации, а в случаях, предусмотренных пунктом 6 Требований, лицами, уполномоченными на представление документов для оказания услуг.

Проектная документация, сформированная в форме электронного документа, подписывается лицами, участвующими в ее разработке, осуществлении нормоконтроля и согласовании, а в случае невозможности обеспечения их УКЭП - на отдельные документы в составе проектной документации оформляется информационно-удостоверяющий лист (ИУЛ) на бумажном носителе, содержащий наименование электронного документа, к которому он выпущен, фамилии и подписи не обеспеченных электронной подписью лиц, дату и время последнего изменения документа.

Такой ИУЛ сканируется в соответствии с пунктом 6 Требований, и сформированный по результатам сканирования электронный документ подписывается лицом, уполномоченным на представление документов для оказания услуг, с использованием УКЭП.

Действующее законодательство не устанавливает исключения к Требованиям в случае подписания документации, подготовленной с использованием xml-схем. На основании изложенного, в случае представления на экспертизу проектной документации, разработанной в формате xml, такая проектная документация подписывается электронными подписями ответственных лиц, или предоставляется ИУЛ, оформленный в соответствии с пунктом 7 Требований.

Ведомство также сообщило, что в соответствии с Положением о проведении государственной экспертизы проектной документации и государственной экологической экспертизы проектной документации по принципу «одного окна», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 20 декабря 2021 г. №2366, для проведения государственной экспертизы и экологической экспертизы по принципу «одного окна» заявление, проектная документация, представляемые документы и материалы направляются в Учреждение в форме электронных документов, подписанных заявителем усиленной квалифицированной электронной подписью.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=484408

Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/09/1_086532472.html )

Австралийская система серий документов

Питер Скотт (Peter Scott), Иэн Маклин (Ian McLean) и другие сотрудники Архивного управления Австралийского Содружества (Australian Commonwealth Archive Office, CAO – первоначальное название Национальных Архивов Австралии – Н.Х.) в 1966 году опубликовали «Серии документов Содружества» (Commonwealth Record Series, CRS). Этот документ включал диаграмму (см. https://timsherratt.org/shed/crs/crs_diagram.html - Н.Х.), показывающую связь между организациями, агентствами, лицами, сериями и объектами, которая очень похожа на модели взаимосвязи сущностей и визуализации данных.

Хотя система серий CRS предложила очень полезный способ понимания взаимосвязей между различными сущностями, связанными с документами, однако критический анализ этой модели, проведенный Национальными Архивами Австралии в 2022 году, показал, что «существует тенденция навязывать аналоговые представления при работе с электронными документами, в результате чего богатый источник данных фактически оказывается невидимым» (Источник: «Переосмысление системы серий документов Содружества» (Re-imagining the Commonwealth Record Series), Национальные Архивы Австралии, 2022 г., см. https://www.researchgate.net/publication/363243818_Reimagining_the_Commonwealth_Record_Series_System/fulltext/636c889137878b3e8799b664/Reimagining-the-Commonwealth-Record-Series-System.pdf )

Аналоговый подход к управлению электронными документами окажет влияние на развитие систем управления документами и контентом.

Первое сообщение электронной почты

Рэй Томлинсон (Ray Tomlinson, умер в 2016 г.) и его команда в 1971 г. разработали первую систему электронной почты и отправили первое электронное письмо. (Источник: https://en.wikipedia.org/wiki/Ray_Tomlinson ).

Как мы увидим, электронная почта впоследствии окажет глубокое влияние на управление документами начиная с 1980-х годов.

1970-е годы — Реляционные базы данных и ранние системы управления контентом

Реляционные базы данных и специализированные системы управления контентом начали появляться в начале 1970-х годов.

1970 — Появляется концептуальная модель реляционных баз данных

В 1970 году, через год после написания внутреннего отчёта по той же теме в период его работы в фирме IBM, Э. Ф. Кодд (E.F. Codd) опубликовал научную статью под названием «Реляционная модель для больших коллективно используемых банков данных» (Relational Model for Large Shared Data Banks). Говорят, что фирма IBM изначально не проявила особого интереса, но под давлением своих клиентов решила разработать такую модель, но не на основе предложенного Коддом языка «Alpha», а с использованием нереляционного языка под названием «SEQUEL». Позднее это название было изменено на SQL (Structured Query Language – «язык структурированных запросов»), поскольку название SEQUELуже являлось торговой маркой другой компании. (Источник: «Хронология истории баз данных» (A timeline of database history), https://www.quickbase.com/articles/timeline-of-database-history ).

Понятие систем управления реляционными базами данных, или СУБД (Relational Database Management Systems, RDBMS) стала признанным термином в это десятилетие. (Источник: Хронология истории базы данных).

1973 — Рождение Plato Notes, предшественника Lotus Notes

История Lotus Notes началась в 1973 г. под именем Plato Notes, которая была разработана Лабораторией компьютерных исследований в области образования (Computer-based Education Research Laboratory, CERL) при Университете Иллинойса в 1973 г. В конце 1970-х годов элементы системы Plato Notes были разработаны для ПК Рэем Оззи (Ray Ozzie). Эта работа была подхвачена компанией Lotus Development Corporation, и в 1984 г. решение стало называться Lotus Notes.

1973 — Создан миникомпьютер фирмы Wang Laboratory

Компания Wang Laboratories была основана в США в 1951 году. Она выпустила микрокомпьютер Wang 2200 в 1973 году, а затем выпускала Wang VS начиная с 1977 года. Его программное обеспечение Wang WP, хотя оно и не обязательно позиционировался на рынке как система управления документами и контентом, позволяло организациям создавать и «сохранять» документы и контент.

1974 — Появление реляционной базы данных Ingres

Реляционная база данных Ingres, разработанная в Калифорнийском университете в Беркли (University of California Berkeley, UBC), была выпущена в 1974 году. Она использовала язык запросов, известный как QUEL, и привела к созданию таких систем, как Ingres Corp., MS SQL Server, Sybase, PACE фирмы Wang и Britton-Lee. (Источник: Хронология истории базы данных).

1974 — Основана компания Compulink Management Center – создатель решения Laserfiche

Компания Compulink Management Center была основана в США в 1974 году. В 1987 году она создала Laserfiche, первую систему управления графическими образами документов на базе операционной системы DOS.

1974 — Фирма IBM создаёт System R

В 1974 г. исследовательский центр IBM в Сан-Хосе разработал реляционную систему управления базами данных (СУБД), основанную на модели Э. Ф. Кодда. Она получила название System R. System R была выпущена в продажу в 1977 году

1976 — Основана компания Micro Focus

Компания Micro Focus была основана в Великобритании в 1976 году. Её первым программным продуктом было решение для микрокомпьютеров CIS COBOL. Компания вышла на рынок электронных систем управления документами и контентом в 2017 году, см. ниже.

1977 — IBM выпускает реляционную базу данных System R

В 1977 году IBM выпустила реляционную базу данных System R. Эта база данных использовала язык запросов SEQUEL и способствовала разработке SQL/DS, IBM DB2 (см. ниже в информации о 1983 г.), Allbase, Oracle и Non-Stop SQL. (Источник: Хронология истории баз данных).

1978 — Создан Технический комитет Международной организации по стандартизации (ИСО) TC 171

В 1978 году недавно созданному техническому комитету ИСО TC 171 было поручено разработать стандарты приложений для управления контентом. При этом из сферы деятельности технического комитета явно исключалось всё, что было связано с управлением документами.

Мой комментарий: Причиной такого ограничения было то, что вопросами управления документами уже занимался технический подкомитет ИСО TC46/ SC11. Это разграничение формально сохраняется до сих пор, однако оба заинтересованных технических комитета нередко его нарушают (маскируя это использованием иной терминологии).

1979 — IBM выпускает решение для IBM 5520

Согласно статье в Википедии, «Административная система IBM 5520» (IBM 5520 Administrative System), выпущенная в 1979 году, «была системой для распространения текстов, электронного контента и обработки данных», которая включала некоторые рудиментарные функциональные возможности для управления контентом (как и IBM 8100). В статье отмечается, что одним из побудительных факторов выпуска этой системы была конкуренция со стороны таких компаний, как Wang. (Источник: https://en.wikipedia.org/wiki/IBM_5520 ).

(Продолжение следует)

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/

Арбитражная практика: Суд признал недействительными документы, послужившие основанием для выдачи сертификата ключа УКЭП

Использование «левых» УКЭП в мошеннических действиях, к сожалению, стало регулярно упоминаться в судебной практике.

Арбитражный суд города Москвы в марте 2022 года рассмотрел дело №А40-235476/21-58-1710, в котором оспаривалось получение средств создания подписи на генерального директора компании, которые использовались для заключения договоров поставки на электронной торговой площадке.

Суть спора

В период с апреля по июнь 2021 года к обществу ООО «ПромТорг» был предъявлен ряд исковых заявлений, поступивших от 7 компаний. В процессе рассмотрения данных дел истцу стало известно о том, что эти компании участвовали в качестве поставщиков в торговых процедурах, размещенных на торговой площадке «b2b-center», организатором которого был акционерное общество «Центр развития экономики».

Суд учёл, что в ходе рассмотрения дела №А60-263 54/2021 по иску ООО «Компания ИмПарт» о взыскании с общества долга в сумме более 883. тыс. руб., общество АО «Центр развития экономики» предоставило сведения об ЭЦП, выданной неустановленному лицу обществом ООО «Удостоверяющий центр «Столица». В качестве получателя ЭЦП был указан генеральный директор общества.

Для справки: По данному делу обществом «ПромТорг» был заявлен встречный иск к обществу «Компания ИмПарт» о признании недействительными договора поставки и приложений к нему, доверенности на получение грузов, УПД/товарной накладной, как подписанными неуполномоченными (неустановленными) лицами. В иске было указано на то, что общество «ПромТорг» никаких договоров с обществом «Компания ИмПарт» не заключало и не подписывало, товар от истца не получало, в связи с чем оснований для оплаты и взыскания с ответчика стоимости указанного товара не имеется.

Вместе с тем, общество не участвовало в закупках на каких-либо электронных площадках, и не имело ни личного кабинета, ни электронной цифровой подписи для участия в тендерах и размещения документации на электронных площадках.

Согласно сведениям с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок в информационно-телекоммуникационной сети Интернет https://zakupki.gov.ru, организация ООО «ПромТорг» не содержится в реестре участников закупок.

Генеральным директором общества является гражданин, который был назначен на должность в октябре 2020 года на основании решения единственною участника общества.

Заявление о выдаче ЭЦП в ООО «Удостоверяющий центр «Столица» истец не направлял, ответчик с обществом по вопросу проверки данных либо запроса данных, либо проверки личности единоличного исполнительного органа, не связывался.

О том, что неустановленными лицами от имени общества были совершены мошеннические действия по приобретению товара у ряда компаний, которые участвовали в торговых процедурах, ответчику стало известно 31.03.2021 года после получения на официальную почту компании письма по электронной почте «Претензия ООО «СтальТранс» по оплате».

С конца марта 2021 года на электронную почту и телефон общества, а также на личный телефон генерального директора общества стали поступать звонки и письма с требованиями об оплате поставленного в адрес общества товара от различных фирм-поставщиков.

Узнав о данных обстоятельствах, в апреле 2021 года истец направил по электронной почте в адрес удостоверяющего центра заявление об отзыве электронного ключа.

Истец указал, что спорный договор в форме заявления на регистрацию и изготовление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи был заключен для дальнейшего участия неустановленных лиц от имени истца в торговых площадках и осуществления закупок товара в своих интересах.

Указанные обстоятельства послужили основанием для обращения в суд с настоящим иском.

ООО «ПромТорг» просило признать недействительными:

• Заявление на регистрацию и изготовление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи юридического лица;
  
  
• Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный удостоверяющим центром;
  
  
• Электронную подпись ООО «ПромТорг» на имя гражданина, изготовленную удостоверяющим центром.

Позиция Арбитражного суда города Москвы

Арбитражный суд г. Москвы отметил, что законом №63-ФЗ предусмотрено создание и выдача сертификата ключа проверки электронной подписи, под которым понимается электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

Суд подчеркнул, что доводы ответчика, изложенные в отзыве на исковое заявление, документально не подтверждены, не опровергают изложенные истцом обстоятельства. Истцом в дело представлены доказательства, которые в совокупности подтверждают заявленные требования.

Так, истцом на обозрение суда был представлен оригинал паспорта генерального директора общества, который не соответствует паспорту, предоставленному в удостоверяющий центр для регистрации ЭЦП.

Поскольку истцом не подписывались документы, послужившие основанием для выдачи сертификата ключа ЭЦП и составления соответствующих документов, фактически позволивших неустановленным лицам осуществлять от имени юридического лица юридически значимые действия, при реальном отсутствии на то законных оснований, в отсутствии возражений ответчика, свидетельствующих об одобрении и совершении именно истцом и его уполномоченными лицами действий, направленных на заключение договора и получение сертификата ЭЦП, а равно доказательств, подтверждающий действие аккредитации ответчика на момент выдачи сертификата и ключа ЭЦП и на момент подписания документов, арбитражный суд признал заявленные исковые требования подлежащими удовлетворению.

Суд признал недействительными:

• Заявление на регистрацию и изготовление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи юридического лица;
  
  
• Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный удостоверяющим центром «Столица»;
  
  
• Электронную подпись общества на имя директора, изготовленную удостоверяющим центром «Столица».

Девятый арбитражный апелляционный суд в апреле 2022 года оставил без изменения решение Арбитражного суда г. Москвы, а апелляционную жалобу - без удовлетворения.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/ 

Эндрю Уорланд: Краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также связанных с ними стандартов, часть 1

Первая редакция данной статьи известного австралийского консультанта по вопросам управления документами и информацией Эндрю Уорланда (Andrew Warland – на фото) была опубликована на его блоге «Документы о мире» (Records about the world,  https://andrewwarland.wordpress.com/ ) 11 февраля 2021 года, а последние обновления были сделаны 7 августа 2024 года.

В данном посте приводится краткая история электронных систем управления документами и контентом, а также оказавших на них влияние стандартов.

В нём отмечается следующее:

• Ранние электронные системы управления документами (electronic records management system, ERMS) в основном представляли собой базы данных на базе больших универсальных компьютеров;
  
  
• Электронные системы управления контентом (Electronic document management system, EDMS) разрабатывались с 1980-х годов для управления неструктурированной электронной информацией;
  
  
• Электронные системы управления документами начали включать неструктурированную информацию с 1990-х годов, особенно с введением стандартов DOD 5015.2 и MoReq;
  
  
• Появление в конце 1990-х годов языка XML оказало влияние на методы обеспечения долговременной сохранности электронной информации;
  
  
• Системы управления контентом (content management, CM) и управления знаниями (knowledge management, KM) появились в 1990-х годах;
  
  
• Облачные системы управления контентом (EDM) и корпоративным контентом (ECM) появились с начала 2000-х годов;
  
  
• Облачные системы бросили вызов установленным локально электронным системам управления документами и контентом (EDRM);
  
  
• Приводится история слияний и поглощений.

Указываются (там, где они известны) источники этой информации.

Предыстория

Ранние идейные лидеры:

Ключевым фактором для последующей разработки и проектирования систем управления документами и контентом стал принцип происхождения (provenance), восходящий к концепции «уважения фондов» (respect des fonds) - уважения к первоначальному порядку дел и документов, разработанной во Франции с начала 1800-х годов. Данная концепция обеспечивала рациональную основу для архивного упорядочения. Эта концепция была впоследствии усовершенствована в следующих работах:

• Мюллер (S. Muller), Фейт (J. A. Feith) и Фруин (R. Fruin), Голландия, «Руководство по упорядочиванию и описанию архивных документов», 1898 г. (советские архивисты познакомились с ним через 20 лет по переводу И.А.Голубцова «Архивисты Голландии о приведении в порядок и описании архивов», см. «Архивное дело», 1925, № 2. стр. 17-40; № 3-4, стр. 82-102 – Н.Х.);
  
  
• Хилари Дженкинсона (Hilary Jenkinson), Великобритания, «Руководство по управлению архивами» (Manual of Archive Administration), 1922;
  
  
• Теодор Шелленберг (Theodore R. Schellenberg), США, «Современные архивные принципы и методы» (Modern Archival Principles and Techniques), 1956.

(Источник: https://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/principles-of-arrangement.html ).

Период с 1880-х годов: эпоха бюрократии и пишущих машинок

До появления в 1880-х годах на рабочих местах пишущих машинок большинство документов писалось от руки или копировалось (в основном мужчинами), а затем подшивалось в дела.

Затем в течение почти 100 лет документы часто продолжали писаться от руки мужчинами и печататься женщинами.

В этот период также появились телексные аппараты.

Период после Второй мировой войны – Появление компьютеров

По окончании Второй мировой войны (и, вероятно, созданные на основе ранних компьютеров, использовавшихся для взлома кодов) компьютеры начали появляться в организациях.

Клод Шеннон (Claude Shannon,), известный как изобретатель слова «бит», опубликовал в 1956 году свою «Теорию информации» (Information Theory). Шеннон также принял участие в самой первой конференции по искусственному интеллекту, состоявшейся в Дартмуте (Dartmouth), США, в 1959 году.

На протяжении 1960-х годов, по мере того, как обычно отличавшиеся большими масштабами промышленные и коммерческие компьютеры становились всё более доступными и менее дорогими, начали появляться компьютеризированные базы данных. Эдгар Фрэнк Кодд (Edgar Frank Codd) - англичанин, с которым мы снова встретимся ниже - работал в фирме IBM с 1948 года. В 1960-х годах IBM (которая работала с компьютерами со времен Второй мировой войны) выпустила семейство мэйнфреймов System/360.

IBM разработала свою «Систему управления информацией» (Information Management System, IMS) - комбинацию иерархической базы данных и управления информацией, которая поддерживала обработку транзакций начиная с 1966 года.

Одной из ранних и наиболее успешных (и до сих пор существующих) коммерческих баз данных была SABRE. Согласно её истории на sabre.com, толчком к созданию базы данных стала случайная встреча тогдашнего президента авиакомпании American Airlines и старшего торгового представителя фирмы IBM. «Полуавтоматизированная среда бизнес-исследований» (Semi-Automated Business Research Environment, SABRE) была введена в промышленную эксплуатацию в 1964 году, тогда она была установлена на двух компьютерах IBM 700.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/09/2_0476550431.html )

Эндрю Уорланд (Andrew Warland)

Источник: блог Эндрю Уорланда
https://andrewwarland.wordpress.com/2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-related-standards/

Опубликована обновлённая политика ответственного использования искусственного интеллекта в органах правительства Австралии

Данная новость была опубликована 15 августа 2024 года на сайте центрального правительства Австралии ( https://www.digital.gov.au ).

Версия 1.1 «Политики ответственного использования ИИ в органах правительства» (Policy for the responsible use of AI in government) вступает в силу с 1 сентября 2024 года.

Данная политика применяется в отношении всех некорпоративных субъектов Австралийского Содружества (за некоторыми исключениями).

Министерства и ведомства должны обеспечить соответствие обязательным требованиям в следующие сроки:

• В отношении ответственных должностных лиц - к 30 ноября 2024 года (в течение 90 дней с момента вступления политики в силу);
  
  
• В отношении заявлений о прозрачности - к 28 февраля 2025 года (в течение 6 месяцев с момента вступления политики в силу).

Данная политика не применяется в отношении использования ИИ в оборонном секторе.

Данная политика не применяется в отношении «национального разведывательного сообщества» (national intelligence community, NIC), состав которого определён в разделе 4 «Закона об Управлении национальной разведки» 2018 года (Office of National Intelligence Act 2018).

Мой комментарий: Как-то странно всерьёз говорить о политике ответственного использовании ИИ, если та не распространяется именно на те ведомства, которые активнее всего внедряют ИИ и при этом с наибольшей вероятностью нарушают права и свободы граждан … Неужели так сложно было сформулировать базовые этические принципы, которым должны следовать даже «силовики» и разведывательное сообщество?

Скачать PDF-файл с новой версией 1.1 политики ответственного использования ИИ в органах правительства Австралии, объёмом 19 страниц, можно по адресу https://www.digital.gov.au/sites/default/files/documents/2024-08/Policy%20for%20the%20responsible%20use%20of%20AI%20in%20government%20v1.1.pdf

Цель политики

Цель настоящей политики заключается в том, чтобы обеспечить ведущую роль правительства во внедрении ИИ на благо австралийцев, одновременно обеспечивая безопасное, этичное и ответственное использование ИИ в соответствии с ожиданиями общества.

Реализация преимуществ ИИ

Данная политика обеспечивает единый подход органов правительства, позволяющий использовать ИИ уверенно, безопасно и ответственно, реализуя преимущества ИИ.

Внедрение технологий и возможностей ИИ проходит по-разному в рамках государственной службы Австралии. Данная политика призвана унифицировать подход органов правительства посредством предоставления базовых требований к стратегическому управлению ИИ, обеспечению его надёжности и прозрачности.

Это позволит устранить барьеры для внедрения в органах правительства, придавая органам исполнительной власти уверенность в их подходе к ИИ и стимулируя безопасное и ответственное использование ИИ для общественного блага.

Укрепление общественного доверия

Данная политика направлена на укрепление общественного доверия к использованию ИИ государственными органами посредством обеспечения повышенной прозрачности, стратегического управления и обеспечения уверенности в отсутствии недопустимых рисков.

Одной из самых больших проблем, препятствующих успешному внедрению ИИ, является отсутствие общественного доверия к принятию и использованию ИИ государственными органами. Отсутствие общественного доверия воздействует как тормоз на процесс внедрения. Общественность обеспокоена тем, как используются данные граждан, а также отсутствием прозрачности и подотчетности относительно развертывания ИИ и того, как принятие решений с помощью этих технологий влияет на них.

Данная политика решает эти проблемы путем реализации органами исполнительной власти ряда обязательных и дополнительных мер, таких как проведение мониторинга и оценки эффективности, повышение прозрачности в отношении использования ИИ этими органами и введение стандартизированного стратегического управления.

Адаптация с течением временем

Данная политика направлена на внедрение прогрессивного адаптивного подхода к использованию ИИ органами правительства, предусматривающего эволюцию и развитие этого подхода с течением времени.

Технологии ИИ быстро изменяются, и масштабы и характер этих изменений трудно предугадать. Данная политика была разработана для обеспечения гибкого подхода, учитывающего быстро меняющийся характер ИИ. Она требует от органов исполнительной власти реагирования и адаптации к изменениям в технологической и политической среде.

Источник: сайт центрального правительства Австралии
https://www.digital.gov.au/policy/ai/policy

ФНС: Ограничения доступа к информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности

Федеральная налоговая служба в письме от 27 августа 2024 г. №КВ-4-1/9770 разъяснила свою позицию о публикации информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности (далее ГИР БО).

ФНС сообщила, что порядок ограничения и возобновления доступа к информации, содержащейся в ГИР БО, регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2022 года №1624 «О порядке ограничения и возобновления доступа к информации, содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности, и о признании утратившими силу некоторых решений Правительства Российской Федерации».

Согласно постановлению №1624, доступ к содержащейся в ГИР БО информации может быть ограничен, в том числе, в случае, если организация включена в перечень лиц, к которым применяются, могут быть применены или на которых распространяются ограничительные меры, введенные иностранными государствами, государственными объединениями и/или союзами и/или государственными (межгосударственными) учреждениями иностранных государств или государственных объединений и/или союзов.

Перечень формируется в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 сентября 2022 №1625 «Об определении случаев, в которых доступ к информации (сведениям), содержащейся в государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности и едином государственном реестре юридических лиц, может быть ограничен, о внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 6 июня 2019 г. N 729 и признании утратившими силу отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации».

Пунктом 10 Правил формирования Перечня установлено, что лица, включенные в перечень, подтверждают актуальность оснований нахождения их в перечне раз в год в период с 1 января до 31 января, начиная с года, следующего за годом включения в перечень.

ФНС также обратила внимание на то, что поскольку перечень начал формироваться с 1 января 2023 года, поэтому ограничение доступа к информации, содержащейся в ГИР БО возможно за отчетные периоды не ранее 2023 года, и требует ежегодной актуализации оснований нахождения в перечне.

В этой связи требуется ежегодного предоставлять в ФНС России заявления об ограничении доступа к информации, содержащейся в ГИР БО, представляемого в виде электронного документа по форме, в формате и в порядке, которые утверждены приказом ФНС России от 14.10.2022 №ЕД-7-1/939@

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/409488617/

Обеспечение подотчетности: Важность исполнения нормативных требований, установленных Национальными Архивами США

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 16 августа 2024 года на блоге компании Formtek.

Соответствие нормативным требованиям, установленным Национальными Архивами США (NARA, https://www.archives.gov/ ) - это не только требование федерального законодательства, но и показатель применения передовой практики в управлении документами и контентом. Национальные Архивы устанавливают порядок ведения, сбора и архивирования государственных документов. Хотя соответствующие нормативные акты специально разрабатываются для федеральных органов исполнительной власти, их последствия вызывают резонанс и частном секторе, влияя на то, как коммерческие организации управляют своими документами.

Исполнение установленных Национальными Архивами нормативных требований для федеральных органов исполнительной власти обязательно по закону. Благодаря этому обеспечивается сохранение документов таким образом, чтобы поддерживались как подотчетность государственных органов, так и публичный доступ. Установленные Национальными Архивами правила ( https://www.archives.gov/guidance ) требуют, чтобы все федеральные документы создавались, управлялись и хранились в электронных форматах. Этот переход на электронные документы и электронное управление ими призван сделать работу органов федерального правительства более эффективной и прозрачной.

Коммерческие организации не обязаны по закону исполнять требования Национальных Архивов, однако они по ряду причин также внедряют аналогичные подходы. Во-первых, ведение документов в электронной форме соответствует современным деловым практикам, которые отдают приоритет безопасности и доступности данных. Во-вторых, компаниям, которые работают с государственными учреждениями, часто приходится соответствовать требованиям Национальных Архивов, чтобы выполнить требования контрактов ( https://www.foxit.com/blog/meeting-nara-records-management-requirements-doesnt-have-to-be-difficult/ ). Наконец, требования и рекомендации Национальных Архивов служат моделью для внедрения надёжных систем управления документами, способных противостоять киберугрозам и успешно проходить проверку в случае судебных споров и расследований.

Переход к технологиям, соответствующим требованиям Национальных Архивов, уже идёт. Федеральные органы исполнительной власти были обязаны обеспечить управление всеми своими электронными документами постоянного срока хранения в электронной форме ещё к концу 2022 года ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/prmd/A31report-9-19-14.pdf - однако многие не справились, в первую очередь из-за того, что данное требование не было подкреплено материальными, кадровыми и финансовыми ресурсами – Н.Х.).  Для коммерческих организаций сроки внедрения таких технологий различаются в зависимости от их потребностей и ресурсов. Тенденция, однако, ясна: будущее за цифровыми технологиями, а соответствие требованиям Национальных Архивов служит путеводной звездой.

Ожидается, что будущие усовершенствования в технологиях, соответствующих требованиям Национальных Архивов, будут использовать возможности искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации категоризации, поиска и извлечения документов, делая эти процессы более эффективными и менее подверженными ошибкам. Такие технологии не просто видны на горизонте; они уже сейчас интегрируются в системы, сигнализируя о близком будущем, в котором электронно-цифровое управление документами станет нормой.

Соответствие требованиям Национальных Архивов - это нечто больше, чем требование федерального законодательства; это приверженность обеспечению подотчётности и эффективности, которые становятся всё более актуальными для коммерческих организаций. По мере развития технологий совершенствуются и возможности систем управления документами и контентом, обеспечивая как для государственных учреждений, так и для частных компаний способность удовлетворить потребностям преимущественно цифрового мира. Движение на пути к полномасштабной реализации технологий, соответствующих требованиям Национальных Архивов, продолжается, и с каждым технологическим нововведением мы приближаемся к будущему, в котором цифровое управление документами будет бесшовно интегрировано в нашу повседневную оперативную деятельность.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/ensuring-accountability-the-significance-of-nara-compliance/

Требования к использованию электронных документов и порядок обмена информацией в электронной форме при осуществлении обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

Банк России указанием от 1 апреля 2024 года №6707-У установил требования к использованию электронных документов и порядок обмена информацией в электронной форме между страхователем, потерпевшим (выгодоприобретателем) и страховщиком при осуществлении обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

Требования вступят в силу с 1 октября 2024 года, за исключением отдельных положений, вступающих в силу в иные сроки.

Установлены требования к использованию электронных документов и порядок обмена информацией в электронной форме между страхователем, потерпевшим (выгодоприобретателем) и страховщиком при осуществлении обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств, в частности, признание информации в электронной форме, подписанной простой электронной подписью, электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

При осуществлении обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств (обязательное страхование) обмен информацией в электронной форме осуществляется посредством личного кабинета на сайте страховщика в сети «Интернет».

Установлено, какие сведения должны быть предоставлены страховщику для создания личного кабинета на сайте страхователь, владелец транспортного средства, потерпевший, являющийся физическим или юридическим лицом с использованием сайта страховщика.

Для создания личного кабинета на сайте страховщика юридическим лицом предоставляются в том числе следующие сведения:

• ФИО физического лица, действующего от имени юридического лица без доверенности, или ФИО физического лица, действующего от имени юридического лица на основании доверенности, оформленной в электронной форме, в машиночитаемом виде;
  
  
• Наименование удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат ключа проверки УКЭП (юридического или физического лица);
  
  
• Ключ проверки УКЭП лиц;
  
  
• Доверенность физического лица, действующего от имени юридического лица на основании доверенности, оформленной в электронной форме в машиночитаемом виде;
  
  
• Адрес электронной почты физического лица, действующего от имени юридического лица без доверенности, или физического лица, действующего от имени юридического лица на основании доверенности, или адрес электронной почты юридического лица.

Мой комментарий: Получается, что физические лица будут подписывать документы простой электронной подписью, а юридические лица для подписания будут использовать УКЭП и машиночитаемую доверенность.

Дополнительно страховщик вправе обеспечить представления ему сведений посредством:

• Информационной системы, которая в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 2 Федерального закона от 20 июля 2020 года №211-ФЗ «О совершении финансовых сделок с использованием финансовой платформы» обеспечивает взаимодействие финансовых организаций или эмитентов с потребителями финансовых услуг посредством сети «Интернет» в целях обеспечения возможности совершения финансовых сделок и доступ к которой предоставляется оператором такой системы (далее - финансовая платформа);
  
  
• Официального сайта в сети «Интернет» или мобильного приложения страхового брокера или страхового агента (при наличии);
  
  
• Личного обращения к страховщику;
  
  
• Мобильного приложения страховщика.

При получении сведений страховщик направляет на представленный ему физическим лицом абонентский номер и адрес электронной почты сообщение, содержащее ключ простой электронной подписи, и указание использующему его лицу о необходимости соблюдать его конфиденциальность (п.4).

Физическое лицо для совершения действий может осуществлять доступ к сайту страховщика с использованием простой электронной подписи, ключ, которой получен от страховщика или ключа электронной подписи, выданного для осуществления доступа в рамках федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации …» .

Предоставленные физическими лицами, страховщику СНИЛС, абонентский номер и адрес электронной почты не могут быть использованы для создания более чем одного личного кабинета на сайте страховщика (п.6).

Указание содержит перечень действий, которые страховщик должен обеспечить возможность совершать физическими или юридическими лицами с использованием личного кабинета на сайте страховщика, сайта или мобильного приложения страхового агента или страхового брокера, а также финансовой платформы (п.7).

Электронные копии документов, направляемые страховщику должны:

• Оформляться в виде файлов с расширением (*.pdf, *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.png, *.tif);
  
  
• Иметь размер не более чем 2 Мегабайта для каждой электронной копии документа;
  
  
• Содержать графическое изображение всех реквизитов оригинального документа;
  
  
• Быть доступны к просмотру и копированию неограниченным количеством лиц.

Направленная физическим лицом информация, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п.8).

При направлении электронных документов страхователю, владельцу транспортного средства, потерпевшему (выгодоприобретателю) страховщик подписывает их электронной подписью и формирует программными средствами таким образом, чтобы при распечатке в них содержались сведения о сертификате электронной подписи, которой подписаны такие документы, позволяющие провести его проверку лицом, получившим указанный документ (п. 26).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=484132

Новая статья: «Рекомендации по использованию ИИ при отборе на архивное хранение и экспертизе ценности архивных документов»

Согласно информации, появившейся в августе 2024 года на сайте издательства Ливерпульского университета, в текущем номере публикуемого Международным советом архивов (МСА) журнала «Comma» (это, как ни удивительно, номер 1 за 2022 год!) была опубликована статья Ребекки Байек (Rebecca Y. Bayeck), Джованни Колавицца (Giovanni Colavizza), Дженни Банн (Jenny Bunn), Марка Белла (Mark Bell) и Сувика Гоша (Ghosh) под названием «Рекомендации по использованию ИИ при отборе на архивное хранение и экспертизе ценности архивных документов» (Recommendations on Using Artificial Intelligence in Archival Appraisal and Selection) объёмом 8 страниц, см. https://doi.org/10.3828/coma.2022.22

Мой комментарий: журнала Comma выходит в Издательстве Ливерпульского университета (Liverpool University Press, см.  https://www.liverpooluniversitypress.co.uk/journals/id/46/ ). На сайте издательства о нём сказано следующее: ««Comma - Международный журнал по архивам» (Comma, International Journal on Archives), является главным серийным изданием Международного совета архивов (МСА). Журнал стремится быть полезным не только для членов МСА, но и для более широкого круга читателей и для архивной профессии в целом. В журнале публикуются материалы съездов и конференций, отчеты и исследования структурных подразделений (филиалов и секций) МСА, а также выходят специальные тематические выпуски. Общей целью номеров журнала является исследование, администрирование и развитие архивов и архивной профессии во всем мире.».

Статья в настоящее время находится в платном доступе. Она доступна членам МСА через сайт МСА.

Краткое содержание статьи следующее:

«В настоящей статье рассказывается о дискуссиях, проходивших в рамках трехдневного вебинара об использовании искусственного интеллекта (ИИ) для проведения архивной экспертизы ценности и отбора на архивное хранение.

Семинары и исследования по тематике использования ИИ в деятельности архивов проводятся всё чаще. Данная статья является примером этого растущего интереса к потенциалу ИИ в сфере архивного дела. И всё же отраслевые дискуссии по вопросу о том, как ИИ может использоваться для архивной экспертизы ценности и отбора по-прежнему редки.

Чтобы способствовать обсуждению этого вопроса, в особенности способов использования ИИ для архивной экспертизы ценности и отбора, мы организовали в 2022 году трехдневный вебинар с участием многообразной группы исследователей и практиков, занимающихся ИИ и архивными исследованиями.

Наши дискуссии показали, что внедрение ИИ в процессы архивной экспертизы ценности и отбора во многом начинается с определения потребности в использовании ИИ.

Далее, дискуссии продемонстрировали, что в данный момент невозможно разработать набор рекомендаций и/или концепцию использования ИИ для архивной экспертизы ценности и отбора. Так, например (как отмечается в статье), контексты различаются, а универсальный для всех ситуаций подход, скорее всего, не будет учитывать множество существенно влияющих факторов. В т о же время есть ряд вопросов (список вещей), которые исследователи, практики и организации могут задать/сделать, чтобы внедрить ИИ в процессы архивной экспертизы ценности и отбора.»

Мой комментарий: Я не соглашусь с тем, что невозможно разработать ни рекомендации, ни концепции. Да, применение ИИ для экспертизы и отбора материалов на архивное хранение только начинается, и можно ожидать, что в ближайшем будущем появятся и новые ИИ-инструменты, и новые способы их применения. Однако если вопрос рассматривать на достаточно высоком уровне, абстрагируясь от технологических деталей – то нет ничего невозможного в том, чтобы сформулировать высокоуровневые принципы и рекомендации; и дискуссии в рамках ряда проектов (таких, как InterPARES) это подтвердили.

К тому же национальные архивы ряда стран в течение нескольких лет довольно успешно экспериментируют с ИИ, а помимо этого есть возможность опереться на богатый опыт других «информационных» направлений, таких, как э-раскрытие, где есть и соответствующее нормативно-правовое регулирование, и стандарты.

Авторы же вместо анализа и обобщения накопленного опыта продвигают идею коллекционирования описаний вариантов применения (с моей же точки зрения, увлечение сбором подобных описаний – характерный признак загнивания современной западной науки). Всё правильно: от анализа голова пухнет, а коллекционирование, наоборот, успокаивает :)

Чтобы можно было почувствовать весь «блеск и нищету куртизанок», приведу короткую цитату из текста статьи:

«По нашему мнению, время разработки концепций и руководств ушло. Так, например, недавние социальные проблемы показали, что архивирование не происходит и не может происходить в вакууме. Мы считаем, что контексты (обстоятельства) различаются, и то, что работает в одном контексте, не может быть воспроизведено в другом.

Например, сегодня вопросы многообразия и предвзятости / необъективности выходят на первый план; их больше не игнорируют при взаимодействии новых и нарождающихся технологий, таких как ИИ, с обществом или архивами, - особенно в западном контексте.»

А ведь ровно на том же основании можно отменить математику и физику – контексты-то применения отличаются :) Впрочем, что-то подобное недавно уже имело место в США, где в некоторых штатах математику официально, в судебных решениях заклеймили как проявление белого расизма …

Источник: сайт издательства Ливерпульского университета
https://www.liverpooluniversitypress.co.uk/doi/abs/10.3828/coma.2022.22?download=true

Итоги открытого вебинара, посвящённого публичным обсуждениям проектов стандартов по стратегическому управлению и по процессам конверсии и миграции

Я уже писала на блоге о том, что подкомитет ПК6 «Жизненный цикл документооборота» технического комитета ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» завершил подготовку первых редакций двух национальных стандартов на основе аутентичного перевода соответствующих международных стандартов:

• ISO 24143:2022 «Информация и документация - Стратегическое управление информацией - Концепция и принципы» (Information and documentation - Information Governance - Concept and principles), см. http://rusrim.blogspot.com/2022/05/iso-241432022.html
  
  
• ISO 13008:2022 «Информация и документация - Процессы конверсии и миграции электронных документов» (Information and documentation - Digital records conversion and migration process), см. http://rusrim.blogspot.com/2022/10/iso-130082022.html

27 августа 2024 года был проведен открытый вебинар, посвящённый публичным обсуждениям проектов стандартов, на котором было подробно рассказано о содержании указанных стандартов и возможном их применении на практике:

• был дан краткий обзор и анализ проектов национальных стандартов ГОСТ Р ИСО 24143 «Информация и документация. Стратегическое управление информацией. Концепция и принципы», ГОСТ Р  ИСО 13008 «Процессы конверсии и миграции электронных документов», и было рассказано о возможностях их применения;
  
  
• было рассказано о том, как создаются ГОСТы, как проходит их публичное обсуждение и в какой форме принимаются отзывы на проекты стандартов;
  
  
• был также дан обзор практики применения предыдущей версии стандарта ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов»; и
  
  
• было рассказано о текущей работе подкомитета ТК 459/ПК6 в 2024 году и о планах стандартизации на 2025 год. 

На вебинаре с докладами выступили члены ТК 459/ПК6 директор ВНИИДАД Павел Алексеевич Кюнг и представитель Центрального банка Российской Федерации Елена Витальевна Храмкова.

Видеозапись вебинара доступна по адресу: https://rutube.ru/video/db8d3e9ef195b46ac5a76bcc31225010/

Тексты проектов стандартов и пояснительных записок к ним размещены в разделе «Текущие работы и планы» сайта компании ЭОС, см. https://eos.ru/pk6/plan-rabot-pk6/ .

Источник: сайт компании «ЭОС» / Rutube
https://eos.ru/pk6/plan-rabot-pk6/
https://rutube.ru/video/db8d3e9ef195b46ac5a76bcc31225010/

Китай: Государственное архивное управление сообщило о публикации 6 новых отраслевых стандартов

Данная новость была опубликована 23 августа 2024 года на сайте Государственного архивного управления (Госархива) КНР.

16 августа Государственное архивное управление КНР (国家档案局)опубликовало шесть отраслевых стандартов, в том числе «Технические требования к выполнению резервного копирования архивных цифровых ресурсов», которые содержат рекомендации по надлежащему архивированию и управлению электронными деловыми документами, оцифровке архивных документов, строительству архивохранилищ, проведению архивных выставок и другим работам.

Мой комментарий: Номера стандартам пока что не присвоены и тексты их окончательных редакций на выложены

В стандарте DA/T «Технические требования к выполнению резервного копирования архивных цифровых ресурсов» («档案数字资源备份实施规范», самоназвание на английском языке: Implementation specification for digital archival resources backup)
сформулированы общие принципы резервного копирования архивных цифровых ресурсов, требования к организации работ и управлению ими и т. д. В основном решаются технические проблемы, связанные с резервным копированием архивных цифровых ресурсов.

Мой комментарий: Проект стандарта объёмом 19 страниц доступен по адресу https://www.doc88.com/p-98373203879750.html

В стандарте DA/T «Технические требования к оцифровке кинодокументов» (《电影胶片档案数字化规范》, самоназвание на английском языке: Specification for digitization of cine film records ) приведены основные принципы оцифровки кинодокументов, а также управленческие и технические требования для каждого этапа работ. В документе также стандартизируется оцифровка кинодокументов на уровне архивной отрасли.

Мой комментарий: Проект стандарта объёмом 17 страниц доступен по адресу https://www.doc88.com/p-17616406721286.html

Стандарт DA/T «Требования к проектированию, установке и проверке качества поддерживающих постоянные температуру и влажность систем кондиционирования воздуха для архивохранилищ» (《恒温恒湿档案库房空调工程施工及质量验收规范》, самоназвание на английском языке: Construction and quality acceptance standards for constant temperature and humidity air conditioning engineering in archives warehouse)
устанавливает чёткие требования к оборудованию, материалам, конструкции, отладке, приемке и документированию проектов архивохранилищ, а также содержит рекомендации по установке и приёмке архивных систем кондиционирования воздуха, поддерживающих постоянные температуру и влажность.

Мой комментарий: Проект стандарта объёмом 12 страниц доступен по адресу https://www.doc88.com/p-34987519120419.html

В стандарте DA/T «Требования к проведению архивных выставок» (《档案展览工作规范》, самоназвание на английском языке: Specification for Archival Exhibitions) устанавливаются стандартизированные требования к организации и управлению архивными выставками, выбору тем и разработке проектов, к дизайну контента и форм, к конструкции и планировке выставок и т. д., а также содержат рекомендации по организации и реализации основных экспозиций и специализированных выставок в архивах (помещениях).

Мой комментарий: Проект стандарта объёмом 25 страниц доступен по адресу https://www.doc88.com/p-46916312877830.html

Стандарт DA/T «Технические требования к архивированию электронных документов торгов и закупок»  (《招标投标电子文件归档规范》, самоназвание на английском языке:  Archiving specification for electronic document of tendering project)  регламентирует общий порядок архивирования электронных документов торгов и торговых площадок, в том числе формирование, сбор, сортировку, архивирование тендерной документации и системные функциональные интерфейсы площадок электронных торгов. Показатели и требования обеспечивают техническое решение для реализации «единого комплекта» управления делами электронных торгов.

Мой комментарий: Проект стандарта объёмом 34 страниц доступен по адресу https://www.doc88.com/p-65329423210575.html

Стандарт DA/T «Технические требования к архивированию электронных документов и к управления электронными документами в ERP-системах»  (《ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范》, самоназвание на английском языке: Specification on electronic documents archiving and electronic records management of Enterprise Resource Planning System) регламентирует объемы архивирования электронных документов для различных типов и категорий деловой деятельности в системе ERP и требования к управлению, а также типовую концепцию требований к архивированию и управлению электронными документами в системе ERP. Стандарт также содержит рекомендации по внедрению ERP-систем. Эталонное решение предусматривает интеграцию с системой управления документами.

Мой комментарий: Проект стандарта объёмом 31 страниц доступен по адресу https://www.doc88.com/p-03347552831009.html

Данные шесть отраслевых стандартов вступят в силу с 1 февраля 2025 года. Государственное архивное управление содействует регистрации отраслевых стандартов в Национальном комитете по стандартам и публикации №16 «Сборника стандартов в области архивного дела»  (《档案工作标准汇编16》, а также начинает публикацию серии разъясняющих статей в журнале «Китайские архивы» (中国档案杂志, China Archives Journal,  http://zgda.juqk.net/ ).

Электронные версии текстов стандартов будут опубликована на официальном веб-сайте Государственного архивного управления в разделе «Библиотека правил и стандартов» (法规标准库, https://www.saac.gov.cn/daj/fgbzk/fgbzk.shtml ) и в учётной записи Госархива КНР в WeChat (微信), чтобы общественность имела возможность бесплатно читать и скачивать их.

Пожалуйста, следите за публикациями на веб-сайте Государственного архивного управления и в его разделе в WeChat

Источник: сайт Государственного архивного управления
https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202408/506025b1d4c14cb39b0bc0b882dd57b3.shtml  

Перечень сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией

Банк России указанием от 29 мая 2024 года №6737-У установил перечень сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, а также порядок их представления в Банк России. Документ зарегистрирован в Минюсте России 14.08.2024 №79143. Требования вступили в силу с 1 сентября 2024 года.

Для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, конкурсный управляющий (ликвидатор, ликвидационная комиссия) (далее - орган, осуществляющий ликвидацию) обязан представить в Банк России следующие документы и сведения:

• Ликвидационный баланс, согласованный Банком России;
  
  
• Заявление о ликвидации юридического лица по форме, за исключением кредитных организаций, в отношении которых арбитражным судом вынесено определение о завершении конкурсного производства;
  
  
• Документ, подтверждающий представление в территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведений и документов, за исключением кредитных организаций, в отношении которых арбитражным судом вынесено определение о завершении конкурсного производства;
  
  
• Акт о передаче в государственный или муниципальный архив архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности кредитной организации и включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли;
  
  
• Сведения об утрате документов, указанных в абзаце пятом настоящего пункта, если указанные документы не передавались в государственный или муниципальный архив.

Документы и сведения, представляемые органом, осуществляющим ликвидацию, направляются в Банк России в форме электронных документов в соответствии с порядком взаимодействия, установленным нормативным актом Банка России.

Орган, осуществляющий ликвидацию, представляет в Банк России дополнительно следующие документы:

• При банкротстве кредитной организации - копию определения арбитражного суда о завершении конкурсного производства;
  
  
• При ликвидации кредитной организации по решению арбитражного суда - копию определения арбитражного суда об утверждении отчета ликвидатора кредитной организации о результатах ликвидации и завершении ликвидации кредитной организации;
  
  
• При ликвидации кредитной организации на основании решения ее учредителей (участников) - решение (протокол общего собрания) учредителей (участников) кредитной организации об утверждении ликвидационного баланса.

Мой комментарий: Как видим, Банк России до сих пор предполагает, что при ликвидации кредитных организаций их документы могут быть утрачены. И даже у Банка России нет никаких рычагов, чтобы как-то повлиять на эту ситуацию :(

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_483907/

Рабочая группа по метаданным технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами» продолжает работу над проектом ISO/CD TR 23081-4

Данный пост старшего аналитика по вопросам политик управления электронными документами Национальных Архивов США и эксперта ИСО Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован в социальной сети LinkedIn 20 августа 2024 года в учётной записи технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами».

У нас отличные новости! Мы добились большого прогресса в работе над новым техническим отчётом ISO/CD TR 23081-4 «Информация и документация - Метаданные документов -  Часть 4: Отчёт о наборах элементов метаданных» (Information and Documentation – Metadata for Records, Part 4: Report on Metadata Element Sets), см. https://www.iso.org/standard/89771.html .

Проект достиг стадии «проекта комитета» (CD), что является важным шагом вперед на нашем пути. Мы получили принципиальное одобрения для перевода документа на финальную стадию разработки – «проект технического отчёта» (DTS).

Ожидается, что новый технический отчёт сыграет ключевую роль в улучшении практик использования метаданных, в соответствии с целями технического подкомитета ISO TC46/SC11.

Следите за новостями по мере приближения этапа DTS!

Энди Поттер (Andy Potter)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7231288302316781568  

Карл Мелроуз и его коллеги Майкл Аптон и Джуди Верно выложили 39-й подкаст по теме управления информацией

29 августа 2024 года на канале «Information Revolution podcast» на сайте YouTube ( https://www.youtube.com/@informationrevolutionpodca8610/videos ) был выложен очередной, 39-й по счёту подкаст, подготовленный австралийским специалистом в области управления документами и информацией Карлом Мелроузом (Karl Melrose – на фото) и его новозеландскими коллегами Майклом Аптоном (Michael Upton) и Джуди Верно (Judi Vernau).

Напомню, что если открыть подкаст в браузере Yandex, то при наведении курсора в верхнюю часть видео появится меню, позволяющее включить ИИ-автоперевод и субтитры (можно выбрать как английский, так и русский язык, нажав на «троеточие»). Подготовка автоперевода может занять несколько минут.

Эпизод 39: «Стратегическое управление информацией» (Information governance)

Подкаст продолжительностью 28 минут был выложен 29 августа 2024 года. В описании этого подкаста ( https://www.youtube.com/watch?v=LL83dsQCeqM ) сказано:

«Мы вернулись после небольшого перерыва. Итак, что такое «стратегическое управление информацией» - просто ребрендинг [управления документами – Н.Х.], или способ заставить людей прислушаться к нам? Можно ли реализовать его с помощью программного обеспечения? Конечно же, нет. Так что же это?»

Майкл Аптон (Michael Upton) в своём посте в социальной сети LinkedIn (см. https://www.linkedin.com/posts/michaeluptonnz_episode-39-information-governance-activity-7235424447325728768-FYa2 ) также отмечает:

«Обсуждаете ли Вы тему стратегического управления информацией? Надеюсь, что под этим термином Вы не имеете в виду «управление информацией, но не только в электронных EDRMS-системах управления документами и контентом»! Только что мы закончили обсуждение этого вопроса с Джуди Верно и Карлом Мелроузом записав подкаст для серии «Информационная революция» (Information Revolution).»

Мой комментарий: В данном случае, как мне кажется, австралийские коллеги сильно запутались, так и не сформулировав какой-либо чёткой трактовки понятия «стратегическое управление информацией» (хотя послушать их дискуссию всё равно интересно).

В то же время в недавно опубликованном международном стандарте ISO 24143:2022 «Информация и документация - Стратегическое управление информацией - Концепция и принципы» (Information and documentation - Information Governance - Concept and principles), см. https://www.iso.org/standard/77915.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:77915:en , дана следующая интерпретация: «Стратегическое управление информацией является неотъемлемой частью общего стратегического управления (governance) организацией. Оно определяет общие высокоуровневые принципы и обеспечивает рамки для эффективного и продуктивного сотрудничества всех специалистов информационных профессий в интересах поддержки миссии организации и достижения её стратегических целей.»

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=eKeTK7FFtCE

Оптимизация строительной деятельности: Влияние метаданных на проектно-конструкторские и инженерные работы

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 15 августа 2024 года на блоге компании Formtek.

В сфере проектирования и строительства эффективное управление документами и контентом является критически важным фактором для успеха проектов. По мере того, как данная отрасль проходит цифровую трансформацию, роль метаданных в управлении инженерными документами становится всё более значимой. Метаданные, которые представляют собой данные о данных, содержат ключевую информацию о содержании документа, его контексте и структуре, что позволяет лучше организовывать критически важную информацию, извлекать её и обмениваться ею.

Действующие в строительной отрасли компании используют метаданные для повышения эффективности своих систем управления документами. Благодаря метаданным они могут классифицировать документы и снабжать их определёнными атрибутами (тегами), что в дальнейшем упрощает их поиск и извлечение. Это не только экономит время, но и улучшает совместную работу различных групп ( https://www.assai-software.com/the-role-of-metadata-in-effective-engineering-document-management/ ), обеспечивая, что каждый из сотрудников работает с актуальной информацией.

Последствия эффективного использования метаданных весьма существенны. Оно позволяет оптимизировать управление проектами, упрощая процесс поиска и обмена документами. Более того, метаданные играют важную роль в создании цифровых двойников и в информационном моделировании зданий (Building Information Modeling (BIM, https://blogs.oracle.com/construction-engineering/post/five-critical-pitfalls-to-avoid-in-construction-document-management ), где каждый элемент информации о процессе строительства фиксируется и используется для моделирования, анализа и обслуживания.

Метаданные играют ключевую по важности роль в контексте инженерного программного обеспечения, такого как AutoCAD и Microstation. Эти программы используют метаданные для управления файлами чертежей, давая пользователям возможность эффективно извлекать и анализировать данные. Например, команда DATAEXTRACTION в AutoCAD ( https://forums.autodesk.com/t5/autocad-forum/how-to-extract-metadata-of-drawing-files/td-p/8991654 ) даёт пользователям возможность извлекать метаданные из файлов чертежей, а затем эти метаданные могут быть использованы для различных целей, от управления запасами до планирования проектов. Кроме того, такие интеграции, как интеграция модуля компании Formtek для управления документами и контентом (Formtek EDM Module, https://formtek.com/products/formtek/edm/ ) с системой управления корпоративным контентом Alfresco от фирмы Hyland ( https://www.hyland.com/en/products/alfresco-platform ) позволяют синхронизировать метаданные инженерных чертежей с метаданными, коллективно используемыми всеми деловыми системами и пользователями.

Будущее метаданных в проектировании и строительстве выглядит многообещающим, особенно в свете потенциальных инноваций, таких как порождение (генерация) метаданных и управление ими на основе искусственного интеллекта (ИИ). Благодаря подобным усовершенствованиям могут быть автоматизированы классификацию и извлечение документов и контента, что ещё больше повысит эффективность и точность.

Можно ожидать поступательной реализации этой технологии по мере развития и эволюции технологий искусственного интеллекта и машинного обучения. Некоторые аспекты управления метаданными уже автоматизируются, и эта тенденция, весьма вероятно, усилится в ближайшие годы.

Метаданные документов и контента делают возможным более эффективное управление проектами, более эффективную совместную работу и улучшенный анализ данных. По мере развития технологий возможности получения отдачи от метаданных будут расширяться, следствием чего станут ещё более оптимизированные операции и инновационные решения по управлению проектами. Интеграция метаданных с инженерным и деловым программным обеспечением - это не просто улучшение; это смена парадигмы того, как будет работать строительная отрасль в цифровую эпоху.

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Мой комментарий: Относясь с уважением как к автору, так и к самим метаданным, я тем не менее считаю, что роль метаданных сильно преувеличена в данном посте.

С моей точки зрения, наблюдается не рост объёмов метаданных (в расчёте на один документ или элемент контента), а совсем иная тенденция: по мере увеличения вычислительных мощностей и совершенствования алгоритмов, снижается потребность в подробных метаданных для каждого отдельного документа и элемента контента; взамен используются мощные инструменты поиска, классификации и аналитики.

В сфере управления документами мы видим, что традиционным подробным описанием (а это и есть метаданные) снабжается всё меньшая часть документов организации (особенно тех, что не относятся к «официальной» документации вроде организационно-распорядительных, кадровых и т.п. документов – это электронная почта, чаты, сайты и т.д.).

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/optimizing-construction-the-impact-of-metadata-in-engineering/

Китай: Стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, часть 18

Продолжая разговор о китайских стандартах в области управления документами, архивного дела и смежных дисциплин (предыдущий пост см. здесь http://rusrim.blogspot.com/2024/02/17.html ), хочу напомнить, что в Китае стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, согласно национальной классификации, относятся к группе A14 «Библиотеки, архивы, документы и интеллектуальная деятельность», http://www.csres.com/sort/Chtype/A14_1.html . По международной классификации эти стандарты попадают в раздел 01.140.20 «Информатика», см. http://www.csres.com/sort/ics/01.140.20_1.html .

За период с марта по август 2024 года были опубликован только один документ по вопросам управления документами и архивного дела:

GB/Z 43768-2024 Информации и документация -  Вопросы статистика и качества в веб-архивации» (信息与文献 网络存档的统计和质量问题, самоназвание на английском языке: Information and documentation—Statistics and quality issues for web archiving) объёмом 56 страниц, вступающий в силу 1 октября 2024 года, см. http://www.csres.com/detail/408642.html и https://www.doc88.com/p-19216302970776.html .

Данный стандарт подготовлен на основе международного технического отчёта ISO/TR 14873:2013 «Информация и документация - вопросы статистики и качества в веб-архивации» (Information and documentation — Statistics and quality issues for web archiving), см. https://www.iso.org/standard/55211.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:55211:en – о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2013/12/blog-post_7229.html

Источник: Портал китайского органа по стандартизации
http://www.naa.gov.cn/
https://www.saac.gov.cn/daj/hybz/dabz_list.shtml

ИСО/МЭК: Опубликован новый стандарт ISO/IEC 23264-2:2024 «Цензурирование аутентичных данных – Часть 2: Поддерживающие цензурирование схемы подписания на основе асимметричных механизмов»

22 августа 2024 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового стандарта ISO/IEC 23264-2:2024 «Информационная безопасность – Цензурирование аутентичных данных – Часть 2: Поддерживающие цензурирование схемы подписания на основе асимметричных механизмов» (Information security - Redaction of authentic data - Part 2: Redactable signature schemes based on asymmetric mechanisms) объёмом 65 страниц, см. https://www.iso.org/standard/78342.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:78342:en .

Стандарт разработан подкомитетом SC27 «Информационная безопасность, кибербезопасность и защита неприкосновенности частной жизни» (Information security, cybersecurity and privacy protection) Объединенного технического комитета ИСО/МЭК JTC1 «Информационные технологии» (Information technology).

Ранее была опубликована первая часть данного стандарта ISO/IEC 23264-1:2021 «Информационная безопасность – Цензурирование аутентичных данных – Часть 1: Общие положения» (Information security - Redaction of authentic data - Part 1: General), о которой я рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2021/06/isoiec-23264-1.html

В аннотации на документ сказано:

«В настоящем документе специфицированы криптографические механизмы, поддерживающие цензурирование данных с сохранением их аутентичности. Описанные в данном документе механизмы обеспечивают различные комбинации свойств безопасности, определенных и описанных в стандарте ISO/IEC 23264-1. В настоящем документе для всех механизмов описываются процессы генерации ключей, генерации цензурируемого удостоверения (redactable attestation), выполнения цензурирования и проверки цензурируемых удостоверений.

В данном документе описаны механизмы, основанные на асимметричной криптографии с использованием трёх взаимосвязанных преобразований:

Преобразование с открытым ключом (public transformation), определяемое ключом проверки (процесс проверки с целью верификации цензурируемого удостоверения),

Преобразование с секретным ключом (private transformation), определяемой закрытым ключом удостоверения (процесс создания цензурируемого удостоверения), и

Третье преобразование, определяемое ключом цензурирования (процесс цензурирования), позволяющее цензурировать аутентичную информацию (без утраты свойства аутентичности – Н.Х.) в рамках установленных при создании удостоверения ограничений таким образом, чтобы вымаранная информация не могла быть восстановлена.

Данный документ описывает механизмы, которые в случае успешного проведения цензурирования сохраняют проверяемость удостоверения с использованием преобразования верификации, и подтверждают, что неотцензурированные поля удостоверенного сообщения не были изменены. В документе далее отмечается, что три преобразования обладают свойством, когда вычислительно невозможно раскрыть преобразование с секретным ключом на основе информации о преобразованиях цензурирования и/или верификации и их ключах.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область определения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения и обозначения
5. Общие положения
6. Типовая конструкция из схем подписания и хеш-функций
7. Схема SBZ02-MERSAProd
8. Схема BBDFFKMOPPS10
9. Схема DPSS15
10. Схема MHI06
11. Схема MIMSYTI05
Приложение A: Идентификаторы объектов
Приложение B: Обзор свойств цензурируемых схем подписания на основе асимметричных механизмов
Приложение C: Критерии включения схем в настоящий документ
Приложение D: Численные примеры
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/78342.html
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:78342:en