Национальные Архивы США: Достигнутый этап в переходе на исключительно цифровые технологии прокладывает путь к автоматическому (Zero Click) документированию без участия человека

Данная заметка Веслан Хансен (Weslan Hansen – на фото) была опубликована 6 сентября 2024 года на сайте MeriTalk.

После успешного соблюдения ключевых сроков перехода к приему на архивное хранение от федеральных органов исполнительной власти США исключительно электронных документов, представитель Национальных Архивов США (NARA) на этой неделе заявила, что Национальные Архивы продолжат давать рекомендации и оказывать поддержку по вопросам управления электронными документами, в том числе посредством использования технологий искусственного интеллекта.

Директор NARA по политике управления федеральными документами и по связям с общественностью Лиза Харалампус (Lisa Haralampus) на конференции 930Gov, проведенной Институтом цифрового правительства (Digital Government Institute) в Вашингтоне 4 сентября 2024 года, отметила, что после успешного выполнения в срок, к 30 июня 2024 года, давно запланированного полного перехода на приём документов на архивное хранение исключительно в электронном формате, Национальные Архивы теперь работают над переходом к автоматическому (Zero Click) документированию и управлению документами без участия человека.

Автоматическое (Zero Click) документирование - это автоматизированный процесс оптимизации, результатом которого становится автоматическое управление документами в качестве составной части выполнения обычных задач, реализуемое посредством внедрения правил управления в электронные системы, - что позволяет сотрудникам федеральных органов исполнительной власти сосредоточить своё внимание на других своих обязанностях. Переход на автоматическое документирование сократит «количество «ручных операций, позволяя органам исполнительной власти протестировать работу в эффективной и продуктивной среде», - сказала Харалампус.

«Мы хотим изучить автоматизированные подходы, которые снимут традиционную нагрузку, ложащуюся на каждого отдельного федерального государственного служащего», — подчеркнула Харалампус. «Именно здесь мы можем увидеть преимущества такого перехода».

Июньский 2024 года крайний срок подтолкнул многие федеральные органы исполнительной власти к переходу на перейти на электронно-цифровые процессы и созданию электронных версий своих аналоговых документов — хотя до наступления крайнего срока эти органы успели передать на архивное хранение в NARA миллион коробов с документами. По словам Харалампус, в этот период поступило «больше, чем обычно» запросов на передачу документов на архивное хранение, поскольку федеральные органы стремились успеть передать свои бумажные дела и документы в Национальные Архивы.

Харалампус отметила, что несмотря на то, что Национальные Архивы больше не принимают на хранение неэлектронные дела и документы, управление документами в электронном виде по-прежнему сталкивается с проблемами; и что объёмы федеральных документов - включая электронные письма и текстовые сообщения - продолжают быстро расти.

Признавая этот факт, она также сказала, что Национальные Архивы намерены оказывать федеральным органам исполнительной власти поддержку в ходе их перехода на цифровые технологии, а также в обслуживании «многообразия» электронных документов временного и постоянного сроков хранения.

«Национальные Архивы в дальнейшем продолжат предоставлять рекомендации по поддержке управления электронными документами и по обеспечению эффективности и результативности», — сказала Харалампус, добавив, что Национальные Архивы будет работать над созданием инфраструктуры, необходимой для перехода к автоматическому документированию. «Это всегда было нашей целью, и мы продолжим работать в этом направлении», — сообщила она.

Другие недавние усилия, направленные на расширение масштабов управления документами в электронном виде, включают открытие в апреле 2024 года в отделении NARA в штате Мэриленд нового центра оцифровки Национальных Архивов ( https://www.archives.gov/news/articles/mass-digitization-center-college-park-opening ), оснащённого высокоскоростными сканерами и фотосистемами, которые позволяют оцифровывать «до 10 раз больше документов в год». Согласно информации Национальных Архивов, этот центр был создан для расширения возможностей по хранения документов и для улучшения доступа общественности к документам федерального правительства США.

Веслан Хансен (Weslan Hansen)

Источник: сайт MeriTalk
https://meritalk.com/articles/naras-digital-only-milestone-paves-way-for-zero-click/