Иначе говоря, почему всем членам сообщества специалистов по управлению документами и информацией необходимо изучать информационную архитектуру.
Когда-то давным-давно специалисты по управлению документами разработали классификационные схемы, чтобы и специалисты по управлению документами, и должностные лица могли сохранять свои материалы, находить их и управлять ими. Мы тогда практиковали управление документами, в котором выполняли роль ответственных хранителей (custodial record-keeping) - потому что могли взять на ответственное хранение единственный существовавший экземпляр физического документа.
Те дни прошли, но большая часть существовавшей в те дни идеологии сохраняется в нашей практике. Большинство специалистов в области управления документами получили образование в эпоху ответственного хранения, и даже те, кто этого избежал, учатся у людей, чья теория и практические идеи пришли из того периода.
Мой комментарий: Говоря об «эпохе ответственного хранения», автор имеет в виду практику, когда у архивистов и специалистов по управлению документами имеется полный - как интеллектуальный, так и физический - контроль над документами. Это когда бумажные документы или носители электронных документов стоят на полке в архивохранилище, или когда электронные архивные документы хранятся на серверах, находящихся в собственности архива и стоящих на его территории.
Идея основанной на деловых функциях схемы классификационной схемы (это довольно-таки близкий аналог отечественной номенклатуры дел; однако, в отличие от австралийских коллег, мы ещё не дозрели до сравнительно нового, появившегося в конце 20-го века функционального подхода и используем намного более древний, структурный подход, ибо именно так работали деды и прадеды наши :) – Н.Х.) является одной из таких практик, пришедших из периода ответственного хранения (и, если быть исторически честным, из архивной теории, откуда та перекочевала в управление документами).
Основная идея невероятно разумна, логична и ясна. Как, действительно, что-либо может существовать вне деловых функций и видов деятельности организации?
Проблема заключается в том, что такое возможно и реально происходит. Идея о том, что деятельность всякой организации можно аккуратненько разбить на функции и виды деятельности, и что в этих подразделениях всё происходит число и гладко, не выдерживает первого же контакта с любой организацией, в которой работает более двух человек (и отдел кадров не начинает наём персонала с кого-то, кто будет заниматься набором персонала).
Модель «деловая функция - вид деятельности - деловая операция/транзакция» (function – activity - transaction, FAT) - хорошая идея, однако она отражает своего рода прото-бюрократическую точку зрения на деловую деятельность, в которой каждое направление деятельности возникает и управляет всей соответствующей работой, содержит все необходимые опыт и знания для её выполнения, захватывает и обрабатывает всю свою информацию и завершает свою работу так, что нет необходимости вовлекать какую-либо иную часть организации каким-либо образом - а подобного в реальном мире не встречается.
Несмотря на это несоответствие между фактической работой и организацией информации о работе, модель FAT была работоспособна в эпоху ответственного хранения, потому что у нас были дела, и дела делали то, чего не могла классификационная схема на основе FAT - дела пересекали границы внутри организации, сохраняя при этом всё в аккуратном виде и будучи полностью самодостаточными.
Проблема сейчас в том, что дела больше не являются физическими объектами, а работа стала специализированной и распределённой, поскольку это единственный способ одновременно обеспечить экономическую эффективность и продуктивность.
Это простые вещи - например, тот факт, что первой точкой контакта для инициирования бизнес-процесса в большинстве организаций является совсем не та группа, которая этот бизнес-процесс выполняет, а, обычно, какая-то форма группы обслуживания клиентов.
В процессах также регулярно используется информация, производимая другими процессами, потому что многие концепции носят общеорганизационный характер, - например идентичность. Мы ожидаем, что нам нужно будет один раз официально идентифицировать себя перед организацией, а в дальнейшем будет использоваться относительно «лёгкий» процесс проверки в рамках будущей работы организации (т.е. в первый раз - 100 атрибутов идентификационного профиля, а в дальнейшем только имя и дата рождения) с другими процессами - реестры имён и адресов являются отличным примером этого в местных органах власти, почти каждый процесс будет полагаться на них, но ни одно отдельное направление деятельности не несёт полной ответственности за создание или обновление такого реестра.
Проблема здесь в том, что любая структура (информационная или иная) создает определённую напряжённость, поскольку требует от нас делать выбор, который отдаёт приоритет одной потребности перед другой – т.е. противостоят «откуда берёт начало этот процесс» и «где выполняется основная часть работы», и где, получается, находится этот документ? Аналогия: мы хотели бы иметь три спальни в своём доме, чтобы друзья могли остаться на ночь, но нам также нужен офис, а у нас всего три комнаты.
Когда проектируются эффективные информационные структуры, идёт поиск правильного баланса между этими конкурирующими потребностями. Когда же мы проектируем неэффективные информационные структуры, они «ломаются» - и люди находят обходные пути, которые лучше соответствуют их потребностям.
Я думаю, что мы часто наблюдаем это в классификационных схемах на основе модели FAT (и FAST – «функция – вид деятельности – структура» - Н.Х.), используемых в управлении документами. Противоречие между структурой организации и реальной организацией работы, потребностью бизнес-процессов в пересечении границ деловых функции и видов деятельности, слишком велико для [информационных] структур и для наших обеспечивающих исполнение инструментов, - поэтому люди ищут и находят обходные пути.
Двумя наиболее распространенными проявлениями этого противоречия являются создание сотрудниками хранилищ информации, отражающих то, как они работают; и некорректное использование тех структур, которые мы создаём для того, чтобы они могли эффективно работать внутри них, - чем уничтожаются малейшие шансы на то, что применение этих структур достигнет той цели, для которой те были разработаны.
Это противоречие является одной из причин, ввиду которых, как я полагаю, мы наблюдаем, что столь многие программы управления документами не могут достичь существенных показателей захвата документов.
Итак, если мы уходим от FAT как доминирующей парадигмы, куда нам следует двигаться?
Я думаю, что ответы лежат в информационной архитектуре.
Информационная архитектура - это дисциплина, которая отделилась от физической архитектуры по мере того, когда люди начали задумываться о том, как информация течёт через здания, которые они проектировали, и использовали эту идею для совершенствования своих проектов. В конечном итоге появилось то, что мы называем информационной архитектурой.
Информационная архитектура реально вышла на первый план вместе с Интернетом, когда люди начали осознавать, что используемый ими подход к проектированию своих веб-сайтов действительно способен укрепить либо разрушить их бизнес.
Реальный вклад информационной архитектуры в дискуссию связан с тем, что она носит скорее описательный, чем предписывающий характер.
Как достоинства, так и недостатки проектирования на основе модели FAT связаны с тем, что при её строгом применении есть лишь один правильный путь, и мы точно знаем, когда он будет пройден. Если Вы сумели описать все свои деловые функции и виды деятельности, и у Вас есть место для хранения информации, связанной с Вашими транзакциями, - всё готово.
Информационная архитектура просто говорит, что Вам нужно быть эффективным, и что есть масса проблем с балансировкой, с которыми придётся иметь дело - нет «правильного» или «неправильного» подходов, Вам следует структурировать свою информацию таким образом, который позволял бы Вам достичь своих целей. Это принципы, а не правила.
Однако информационной архитектуре внутренне присуща идея о том, что если текущая классификационная схема приводит к тому, что люди размещают информацию в неправильном месте – следует изменить эту схему. Это включает игнорирование структурных элементов организации или любых иных представлений о деловых функциях Вашей организации и видах деятельности в рамках этих функций.
Проблема здесь в том, что Вы никогда не дойдёте до конца, и Вам следует ожидать, что Ваша архитектура со временем изменится - что создаст проблему, поскольку любое изменение может означать обучение пользователей и миграцию данных, - последнее может оказаться невозможным из-за того, каким образом «перемешаны» некоторые данные.
Дело тут в том, что в любом случае мы сталкиваемся с проблемой балансировки.
Никаким волшебным образом модель «деловая функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция» в будущем не сможет добиться большего успеха, чем это было в недавнем прошлом. Так что мы можем держаться этой модели – тем самым избегая проблем, связанных с изменениями, и одновременно игнорируя тот факт, что наша работа не структурирована точно так же, как наша организация. Мы также должны признать, что эта модель слишком негибкая для того, чтобы иметь дело с конкурирующими потребностями реального мира.
Или же мы можем взять на вооружение подходы из информационной архитектуры - и принять примат эффективности как цель, которая должна перевешивать все создаваемые ею административные проблемы.
В информационной архитектуре хорошо то, что в ней есть место и для модели FAT - потому что иногда это просто лучший из имеющихся подходов. В остальное время она возвращает нас к основным принципам, которые являются для нас ключевыми в сфере управления документами – ключевым является возможность найти нужную информацию.
Так что Вы об этом думаете?
Удалось ли Вам сделать строгий подход на основе модели FAT эффективным в своей организации?
Мой комментарий: Из литературы видно, что на практике, как правило, 100% «чистый» функциональный подход не встречается, и всегда есть элементы структурного подхода – там, где структурный подход позволяет существенно упростить управление документами и информацией, пусть даже нарушая некие теоретические постулаты.
Использовали ли Вы когда-либо осознано идеи информационной архитектуры на практике?
Согласны ли Вы или не согласны со мной? Может быть, яростно не согласны?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM / YouTube
https://metairm.substack.com/p/why-it-might-be-time-to-forget-function
Комментариев нет:
Отправить комментарий