Управление документами является сложным делом, поскольку лишь очень немногие компании хранят свои документы в одном месте. К тому же они часто используют несколько хранилищ контента, ряд деловых приложений и различные облачные приложения и приложения для социальных сетей. То, что документы могут храниться в любом из этих мест, делает проблематичным применение средств управления документами в отношении многих различных типов документов.
Эту проблему пытается решить федеративное (объединённое) управление документами (federated records management). При этом подходе используется централизованное приложение для каталогизации, отслеживания и поиска контента документов, которые хранятся во многих местах. Сам контент не перемещается и хранится «по месту».
Когда элемент контента регистрируется как документ, то, в случае использования федеративного подхода, его не нужно перемещать в центральное хранилище. И как только документ включается в объединённый каталог, его можно отыскивать при поиске, выполняемом в интересах управления документами и электронного раскрытия (eDiscovery); при этом документ остаётся отыскиваемым и доступным для пользователей в его «родном» хранилище или приложении.
При федеративном управлении документами, номенклатуры дел и инструкции в отношении жизненного цикла (иными словами, правила структуризации и указания по срокам хранения и действиям по их истечении – Н.Х.) применяются централизованно, а политики для всех документов компании можно просматривать и управлять с единой согласованной информационно-контрольной панели (dashboard). Такие поставщики, как Alfresco и Gimmal, уже предлагают инструменты для федеративного управления документами.
Директор по продуктам компании Alfresco Тони Гроут (Tony Grout, https://www.bloomberg.com/profile/person/20966912 ) говорит, что «в эти беспрецедентные времена ключевой по важности является возможность управлять информацией там, где она сейчас находится («управление по месту»), и контролировать контент и документы, которые распределены по различным системам. Где бы контент ни хранился, сотрудники в таком случае могут выполнять поиск и управлять документами (а также применять согласованные политики отслеживания сроков хранения для всего своего контента) - независимо от того, хранится ли он в приложениях Alfresco или иных разработчиков» ( https://www.businesswire.com/news/home/20200422005043/en/Alfresco-Unveils-New-Generation-Federation-Services ).
Дик Вейсингер (Dick Weisinger)
Источник: блог компании Formtek
http://formtek.com/blog/records-management-federating-all-business-records-into-a-single-consistent-view/
Что-то похожее было в Moreq2010
ОтветитьУдалить