Напомню, что стандарт ISO 15489 в России адаптирован как ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 .
Лючия написала следующее:
Следует ли отказаться от ISO 15489?Первым ответил ещё один известный румынский специалист Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici):
Иерархия «функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция» (function-activity-transaction, FAT), являющаяся одной из основ стандарта управления документами ISO 15489, в реальной жизни не «работает» для деловых документов.
Корпоративная информация всегда организована в соответствии с внутренней структурой компании или организации - по многим причинам (их слишком много, чтобы перечислять здесь), и любая попытка переместить её в структуру FAT неизменно терпит неудачу. Я лично наблюдала пару раз такие неудачи; сопротивление пользователей огромно, и на то есть веские причины. С этой структурой приходится работать пользователям, а не специалистам по управлению документами.
Кроме того, если одни направления деятельности могут работать с моделью типа FAT (примером может служить сфера финансовой или бухгалтерской документации), то другие – не могут (такие, как закупки или управление кадрами; им нужна структура, ориентированные на отдельные досье-«кейсы»). Ещё одна, третья категория направлений деятельности лучше работает с тематически-ориентированной (библиотечной) моделью. Четвертая категория: специалисты в области распространения информации и связей с общественностью предпочитают «плоскую» схему, такую, как библиотеки SharePoint.
Организационная структура - это тот каркас, на котором построены все упомянутые выше модели. Идея о том, что функциональная модель может заменить организационную структуру, неработоспособна.
Фактически, как я сказала на последней встрече секции международных организации (Section of International Organisations, SIO, https://www.ica.org/en/about-section-international-organisations-sio ) Международного совета архивов в Брюсселе (2019 г.), ISO 15489 следует отменить и заменить его более гибким стандартом, касающимся организации документов.
А что думаете Вы?
Я полагаю, что этот вопрос более сложен. Схемы на основе организационной структуры также несовершенны. Думаю, что наиболее подходящим для удовлетворения потребностей пользователей мог бы быть гибридный подход. Однако, если Вы позволите пользователю заняться этим, то, как мне кажется, результатом будет полный беспорядок. У каждого пользователя будет своя «самая правильная» версия структуры ...На это Лючия Штефан ответила:
Даже если SharePoint рекомендует плоскую структуру, правила хранения и классификации требуют критериев для формирования групп, подпадающих под эти правила. И мы, таким образом, возвращаемся к исходной точке.
Как бы то ни было, стандарт ISO 15489, если читать его внимательно. не навязывает функционального подхода. Я полагаю, что это вопрос политики, как и в случае с «документными системами», которые есть тенденция понимать как программное обеспечение, что неправильно. Дьявол кроется в деталях ...
Новая редакция стандарта не столь строга, но в области управления документами функциональную модель по-прежнему считается «золотым стандартом». Мне попадались книги, в которых не рекомендовалось систематизировать документы в соответствии с корпоративной структурой, поскольку это не соответствует чисто функциональному подходу.Здесь в дискуссию включилась Матея Кунстель (Mateja Kunstelj) из Словении:
На практике высший уровень организационной структуры, и часто второй (лежащий нижу управления генерального директора) в основном организованы по функциональному принципу: управление оперативной деятельностью, закупками, кадрами, бухгалтерским учётом, финансами и т.д. А вот на уровне отдела / подразделения функциональность отправляется на свалку; сотрудники организуют страницы библиотеки, папки и подпапки в соответствии с темой, досье, годом проведения транзакций и т.д. – исходя не из вида деятельности, а по другим критериям.
По большей части всё это сложилось со временем, и никакой «парашютированный» в организацию специалист по управлению документами не сможет ничего здесь радикально изменить - если только сами пользователи не признают, что традиционные для них подходы уже не работают, и не согласятся с радикальными переменами. Но это случается не часто. Это также зависит от технологии, которая часто очень ограничивающая, - но это совсем другая тема.
Я по-прежнему являюсь сторонником функциональной модели. Она абсолютно разумная. На основе своего опыт я считаю, что всегда можно создать такую структуру, которая удовлетворяла бы интересам деловой деятельности. С помощью метаданных возможна группировка документов по делам, годам и другим критериям. Также не следует забывать о различии между схемой классификации дел (file classification scheme) и структурой дел (file plan), поскольку она даёт ответ на проблему, упомянутую в Вашем примере.Лючия Штефан:
Теоретически - да. На практике же только первый или второй уровень любой структуры (номенклатуры) дел спроектированы по функциональному принципу. На нижних уровнях используются не виды деятельности и операции, а другие критерии.(Продолжение следует)
За 15 лет работы в области управления документами я не видела ни одной структуры дел, полностью разработанной в соответствии с триадой «функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция», подобная архитектура во многих ситуациях просто не отвечает деловым потребностям.
Также для целей управления сроками хранения Вам приходится использовать группы / контейнеры, сформированные пользователем. Если пользователь работает с досье (в центральной или местной администрации), то Вы уничтожаете досье целиком (или все досье разом); Вы не переупорядочиваете документы в соответствии с функциями - особенно, если речь идёт о персональных делах, подпадающие под действие европейского закона о защите персональных данных GDPR.
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/luciastefan_iso15489-recordsmanagement-records-activity-6699929434851487744-GNfY
Комментариев нет:
Отправить комментарий