Пришло ли время отказаться от основного международного стандарта по вопросам управления документами ISO 15489? Часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2020/08/iso-15489-1.html )

Вторую ветвь дискуссии инициировала очень известный французский специалист Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin). Вот что она написала:

Вы поставили хороший вопрос… Я согласна с тем, что модель «функция - вид деятельности – деловая операция/транзакция» - не самая лучшая идея для управления  документами. Я не раз пробовала этот подход, и он оказался очень затратным и неэффективным. По этой причине я разработала метод Arcateg ™, основанный на анализе риска (риск во времени), не привязанный к организационной структуре.

Мой вопрос следующий: как вы определяете «организацию документов»? Если  это понятие охватывает:

• выявление подверженных риску документов,


• определение правила (срока хранения и т.д.) для каждого документа, и


• контроль над тем, что правило применяется и поддерживается,

тогда Вам для управления документами действительно не нужна организационная структура. Организационная структура полезна пользователям для целей доступа и повседневного управления, однако управление документами может обойтись и без неё. Ну, по крайней мере, таков мой опыт за последние десять лет.

Я по-прежнему использую (можно сказать, каждый день) основополагающие требования к управлению документами в том виде, в каком они были объяснены в ISO 15489 двадцать лет тому назад; но я больше не использую сам стандарт ISO 15489, потому что он слишком далёк от вопросов защиты персональных данных, облачных вычислений или кибербезопасности, с которыми организациям  приходится сегодня иметь дело. Я не уверен, что сейчас его действительно можно актуализировать.

Ответ Лючии Штефан:

В своём посте я имела в виду архитектуру документов, известную как «деловая классификационная схема» (business classification scheme), или, на простом английском языке, структуры (номенклатуры) дел (file plans), организованные в соответствии с функциональной моделью.

Я не углублялся в моделирование рисков, управление жизненным циклом документов и другие взаимосвязанные темы. В рамках моей работы меня часто просят улучшить или пересмотреть структуры дел организации. Мне кажется, что ни у кого не хватит смелости сказать, что построенная по функциональному принципу структура дел неработоспособна, и её необходимо заменить более гибкой моделью.

С этой мыслью Мари-Анн согласилась:

Меня тоже иногда просят об этом, но, поскольку в долгосрочной перспективе этот подход неработоспособен... лучшим решением для обеспечения доступа к информации может быть динамическая структура дел (dynamic fileplan), созданная алгоритмом для каждого пользователя или группы.

Здесь свою точку зрения подробно изложил Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici):

Возвращаясь в прошлое, классификация по функциональному принципу была предложена ввиду частых изменений в структуре организаций, что делало классификацию по организационному принципу бесполезной. Этот аргумент по-прежнему остаётся в силе. Однако, принимая во внимание гибкость электронных систем, среда управления документами изменилась, и документы могут быть упорядочены одновременно несколькими способами. На уровне оперативной деятельности сотрудникам нет необходимости видеть общую картину; им нужен лишь список «их» категорий. Схема же полезна для того, чтобы получить вид с высоты птичьего полета – я так думаю.

Кроме того, это зависит от того, какая схема используется. Поскольку схемы содержат широкие абстрактные классы, они не устанавливают порядок конкретных папок в ней. В папке иногда могут быть документы с разными кодами. Вот почему я считаю действительно полезным подход SharePoint, использующий правила и метки.

Я ещё покопался в этой интересной теме.

Любыми вещами, начиная с определенного их количества, невозможно управлять должным образом на уровне отдельных предметов; и для эффективного перемещения, извлечения, работы и т.д. нужны некие большие группы. Далее,

• Способ выбора критериев для группы может варьироваться;


• Группы могут отражать либо концептуальную (виртуальную) категоризацию, либо физическую группировку документов.

При использовании информационных технологий, суда по всему, преобладает категоризация, поскольку физическое группирование может быть заменено на управление суррогатами, такими, как метаданные.

Я полагаю, что те же принципы применимы в отношении документов. Классификационная схема - это вариант, связанный с целью классификации.

Если цель заключается в том, чтобы помочь организовать материал, тогда критерии создания классов / категорий должны легкими для понимания специалистами-практиками, чтобы те могли быстро найти подходящий «ящик», в который бросить документы. Сомневаюсь, что у практиков будет глубокое понимание функций, видов деятельности и т.д.; они, скорее, будут иметь представление о конкретных процессах, дающих конкретные результаты. В этом плане использование ISO 15489 совместно с ISO/TR 21946:2018 «Документационный анализ в интересах управления документами» и ISO/TR 26122:2008 «Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» (в России адаптирован как ГОСТ Р 55681-2013, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=178714 - Н.Х.) может привести к выявлению этих конкретных категорий для «ближней зоны» деятельности сотрудника.

Если же цель состоит в том, чтобы сформировать список классов для поиска и извлечения, тогда подключаются другие критерии. Стабильный подход «от общего к частному» / «сверху вниз» почти универсален для всех систем поиска – и они не могут быть все поголовно «тупыми». Даже обитая в мире «полнотекстового поиска Google», я искренне верю, что в определенных условиях такой подход всё ещё актуален. Лишь те, кто никогда не получал более сотни хитов по запросу определенного поискового критерия, не смогут понять, что означает наличие дополнительной подсказки - «этот термин X находится в документальном / функциональном контексте Y».

Теперь я перехожу к следующей цели, которая заключается в сохранении документального контекста (или создании архивной взаимосвязи (archival bond), согласно итальянской архивной традиции). Даже если документ рассматривается индивидуально, на деле даже тот простой факт, что он входит в состав документального фонда организации, кое-что означает. То, что документ принадлежит к определенной серии или входит в состав определенного дела, имеет значение, приобретенное посредством его простой ассоциации с другими «похожими» (что бы это ни значило) документами. Эта «похожесть» должна быть критерием для классов и схем.

Наконец, еще одни распространённые критерии для классов – те, что используются для целей управления сроками хранения и проведения уничтожения/передачи на архивное хранение. Создание классов с одинаковыми сроками хранения упрощает процесс уничтожения документов.

Итак, подведем итоги: существуют критерии группировки, использования и уничтожения (могут быть и другие, например, связанные с анализом риска, как сказала Мари-Анн Шабен). Ясно, что в бумажных системах приходится идти на компромиссы, потому что вряд ли получится удовлетворить все критерии; материальность документов оставляет мало места для многосторонности подходов. В электронно-цифровой среде все эти классы реализуются через простые метаданные. И я полагаю, что мудрый подход заключается в том, чтобы дать возможность принять во внимание все или как можно больше критериев. Если требуется официально утвердить подобную схему, то, возможно, следует выбрать какой-то один критерий как превалирующий. Или, может быть, нам следует смотреть на классификационные схемы как на формальные «словари» по различным критериям, из которых можно брать отдельные классы (черт возьми, опять же, не делает ли именно это SharePoint?).

Мой комментарий: Я склонна поддержать гибкий подход Богдана-Флорина. В конце концов, мы не отказываемся от законов Ньютона лишь из-за того, что они не работают в субатомных масштабах или при сверхвысоких скоростях :)

Стандарт ISO 15489 неизбежно постепенно устаревает, да иначе и быть не может в эпоху постоянных быстрых перемен и трансформационных технологий, которые – что, возможно, удивляет тех самых людей, которые любят о них поговорить на конференциях – действительно преобразуют многое, и в том числе, деятельность по управлению документами и архивное дело. С другой стороны, основные принципы, описанные в этом стандарте, пока что держатся; и пока это так, устаревшие положения не так уж сложно привести в соответствие с текущим положением вещей.

Второй причиной бережно относиться к этому документу является то, что он лежит в основе хорошей международной практики и позволяет специалистам из разных стран говорить на одном языке. В этой функции сколько-нибудь удовлетворительной альтернативы ему пока что не видно.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2020/08/iso-15489-3.html )

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/luciastefan_iso15489-recordsmanagement-records-activity-6699929434851487744-GNfY