Пришло ли время отказаться от основного международного стандарта по вопросам управления документами ISO 15489? Часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2020/08/iso-15489-2.html )

Третью ветвь дискуссии начал пост также весьма известного немецкого специалиста Ульриха Кампфмайера (Ulrich Kampffmeyer):

На мой взгляд, стандарт ISO 15489 устанавливает лишь концептуальные рамки того, как следует работать и как организовать ценную информацию, которую нужно хранить во времени. Это документ, который может быть полезен для написания политики управления документами и информацией. Он не определяет, как управлять документами с помощью технологий и функциональных возможностей.

Если мы переместимся на один или несколько уровней ниже от теоретической концепции ISO 15489, мы встретим такие технические понятия и концепции, как схемы размещения дел, электронные папки, механизмы статического контроля доступа и т.д. Устарели именно эти концепции управления информацией, а не сам стандарт ISO 15489. Схема размещения дел (fileplan) - это лишь одно из возможных представлений сетевой структуры метаданных; виртуальная папка - лишь представление объектов с соответствующими атрибутами; управление доступом привязано к ролям, а не к отдельным людям или сетевым группам. Эти технологии управления документами кардинально изменились и были усовершенствованы. В то же время проблемы соответствия законодательно-нормативным и иным требованиям остались прежними.

Два момента могут быть использованы как аргументы против концепции стандарта ISO:

• Документы создаются и управляются в системах, которые явным образом не являются [специализированными] системами управления документами, а относятся к категориям систем CRM, ERP, PLM, электронной почты, коллективной работы и т.д. Эти системы должны быть оснащены соответствующими функциональными возможностями, позволяющими правильно обрабатывать документы. Время традиционных специализированных решений для управления документами, возможно, прошло, - но мы столкнулись с новой проблемой: документы хранятся в разных системах и в различных условиях.


• Новые форматы документов и наборов документов могут стать технической проблемой. Наборы данных, блоки, видеоматериалы, протоколы транзакций, чат-сообщения, строки данных интернета вещей ... все это может стать документами с точки зрения права. Но это лишь техническая проблема обработки этих форматов и обеспечения правильного применения принципов управления документами.

Так что проблема здесь не в стандарте ISO 15489, а, вероятно, в других взаимосвязанных - более технических - стандартах ISO и многочисленных устаревших нормативных документах и политиках, существующих в государственном секторе во всем мире. Эти нормативные документы поддерживают и консервируют устаревшие концепции и устаревшие функциональные возможности.

Ответ Лючии Штефан был следующий:

Моя точка зрения очень близка к Вашей. Я сталкиваюсь со многими неявными, но потенциальными документами, о которых Вы упомянули в своём посте. С ними нужно обращаться как с потенциальными документами, даже если они не соответствуют определению, данному в теории управления документами.

Стандарты и теория управления документами отстают от современных цифровых технологий. Специалисты по управлению документами сегодня редко общаются с поставщиками технологий. В результате практика управления документами маргинализируется (говоря проще, становится больше помехой, чем подспорьем для эффективного государственного управления и деловой деятельности; и, как следствие, организации теряют к ней интерес и прекращают подпитывать ресурсами – Н.Х.).

Мой комментарий: Я перевела не все посты в этой продолжающейся дискуссии, однако, думаю, сказанного достаточно, чтобы судить о позициях коллег. Обратите внимание на то, что разногласия здесь скорее тактического, чем стратегического плана.

Никто не отрицает, что стремительное развитие технологий, а также изменение законодательства и общественных ожиданий, приводят к тому, что устаревает не только традиционная практика бумажной эпохи, но и «вчерашняя» практика управления электронными документами.

Многие понимают, что прошло то время, когда хорошо написанные Правила делопроизводства могли практически без изменений работать 20-30 лет. Сегодня нормой становится изменения, в том числе изменения правил работы с документами и информацией в том же темпе, что и темпы изменения технологий.

Также никто не отрицает, что есть идейное ядро, фундаментальные принципы управления документами и архивной науки, которые сохраняют свою актуальность.

Спор идёт о том, каковы эти фундаментальные принципы, в каких существующих нормах и правилах они адекватно отражены, нужно ли их модифицировать и/или дополнять, - и какие документы и стандарты пока стоит сохранить, а какие пора отправить на свалку (точнее, в архивы) истории :)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/luciastefan_iso15489-recordsmanagement-records-activity-6699929434851487744-GNfY