Дэвид Стефенс: Прошлое является прологом для будущего

Сегодня я хочу рассказать о статье Дэвида Стефенса (David O. Stephens) под названием «Прошлое является прологом: Что знание история открывает нам о будущем управления документами и информацией» (What Is Past Is Prologue: What History Reveals About the Future of RIM), опубликованной в свежем номере издаваемого международной ассоциацией ARMA International журнала «Управление информацией» (Information Management Journal) за сентябрь-октябрь 2017 года (стр.34-38). Она доступна по адресу http://www.bluetoad.com/publication/?i=437827&ver=html5&p=36#{%22page%22:36,%22issue_id%22:437827}

Сухая биографическая справка сообщает, что Дэвид О. Стефенс, сертифицированный специалист по управлению документацией (CRM – это одна из наиболее уважаемых в США профессиональных сертификаций в данной области), почетный член ассоциации ARMA International (Fellow of ARMA International, FAI), сейчас является почетным консультантом в компании Zasio Enterprises – ведущем разработчике программного обеспечения для управления документами и информацией и поставщике соответствующих консультационных услуг. Стефенс начал свою карьеру в качестве архивиста в Государственном архиве штата Северная Каролина в 1969 году, а с 1972 года переключился на управление документами. Он был президентом и генеральным директором ассоциации ARMA International в 1989-1990 годах, а с 1992 года стал её почётным членом.

Для меня Стефенс – один из наиболее ярких представителей плеяды выдающихся архивистов и специалистов по управлению документами и информацией, которая появилась в США в конце 20 – начале 21 века, и чьими усилиями сидевшая до этого в пыльных подвалах с мышами, не сильно уважаемая профессия сумела резко повысить свой престиж, роль в деятельности организации и зарплату специалистов за счёт того, что сумела вовремя найти своё место в эпохальной трансформации государственного управления и деловой деятельности, во многом связанной с переходом на электронные технологии. Кроме того, Стефенса всегда отличал широкий кругозор и умение живо и интересно излагать свои идеи, и именно по его статьям я осваивала многие азы современного управления документами.

Сейчас Стефенс уже весьма пожилой человек, который очень редко пишет и выступает на публике, и данную статью можно рассматривать как определенное подведение итогов его собственной карьеры и развития отрасли за эти годы, а также попытку заглянуть в будущее. Говоря его собственными словами, то, «как профессия управления документами и информацией реагировала на протяжении последних 75 лет на меняющуюся деловую среду, в том числе на эпохальное изменение, вызванное электронной информацией, - дает ценное представление о том, как она может оставаться востребованной в обозримом будущем».

Ниже вниманию читателей предлагается собранный из фрагментов авторского текста очень краткий дайджест статьи, в котором я постаралась отразить её основные положения.

Содержание статьи

В этой статье, в контексте ведения делового делопроизводства и профессиональной практики управления документами и информацией, выявляются наблюдавшиеся в прошлом закономерности и то, что они предвещают для будущего профессии.

Переход от бумаги к электронным документам. Когда я пишу эти слова на закате моей карьеры, делопроизводство в организациях находится на заключительных этапах длительного перехода от физических носителей к управлению документами на основе компьютерных технологий. Несмотря на то, что этот переход потребовал много времени, он был действительно эпохальным.

«Безбумажный офис». На протяжении десятилетий термин «безбумажный офис» был предметом шуток для как для бизнес-менеджеров, так и для сообщества специалистов по управлению документами и информацией. Однако скептики оказались неправы; просто на то, чтобы (практически) безбумажный офис стал реальностью, ушло больше времени, чем ожидалось. Сегодня почти все деловые документы рождаются, живут и умирают в электронном виде.

Кардинальное обновление управления документами и информацией. Как специалисты по управлению документами и информацией отреагировали на эпохальный переход на (почти) полностью электронный контент? Начиная с конца 1980-х годов, они постепенно переключали основное внимание с непосредственного контроля над бумажными документами на вопросы планирования политик, мониторинг соблюдения законодательно-нормативных требований и на другие аспекты стратегического управления информацией (information governance, IG) на всех типах носителей, но особенно на доминирующих электроных носителях. Сегодня движущей силой для очень динамичной дисциплины управления документами и информацией является исполнение законодательно-нормативных требований, она поддерживается развитыми технологическими инструментами; тоящие перед отраслью проблемы решают яркие и талантливые люди, которые ежедневно пополняют ряды профессионального сообщества.

Место за столом, где принимаются решения. Специастам по управлению документами, на которых уже больше не смотрят как на обитателей скучных второстепенных «закоулков» управления зданиями, сегодня в организациях, ценящих информацию как стратегический деловой актив, предоставляется «место за столом» наряду с другими ключевыми заинтересованными сторонами.

Сегодняшние основные проблемы управления документами и информацией

• Повышение доступности,


• Обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований,


• Разработка эффективных стратегий установления и отслеживания сроков хранения, уничтожения и передачи на архивное хранение,


• Смягчение рисков, связанных с э-раскрытием,


• Обеспечение сохранности электронных документов, критически важных для выполнения организациями их основных задач,


• Распространение программ управления документами и информацией за рамки одной юрисдикции, их глобализация,


• Защита персональных данных и неприкосновенности частной жизни,


• Обеспечение длительной и постоянной сохранности электронной информации.

Взаимосвязь управления документами и информацией с полномасштабным / стратегическим управлением информацией. Управление документами и информацией (RIM), как профессиональная практика, нуждается в стратегическом управлении инормацией (IG), если она хочет обезопасить своеё будущее как дисциплины управленимя информацией. С учетом того, что управление документами и информацией является ключевым элементом в модели практики полномасштабного управления информацией, у специалистов по управлению документами будет больше возможностей для формирования политики вместе со своими коллегами из других заинтересованных профессиональных групп.

Замечательная  жинестойкость управления документами и информацией. Одна из особенностей управления документами и информацией, о которой часто забывают, это её  поразительная способность к выживанию; данная дисциплина будет продолжать существовать, даже если на замену «полномасштабному управлению информацией» придёт какой-нибудь иной сильно разрекламированный подход к управлению информацией.

Лучшие дни управления документами и информацией впереди

Дисциплина управления документами и информацией существует уже около 75 лет, но самое лучшее время для неё время как раз сейчас. Проблемы и возможности никогда не были столь масштабными, и они будут лишь увеличиваться.

Итак, уроки истории таковы:

1. Управление документами и информацией будет востребовано до тех пор, пока:

• Организации создают документы, и им нужно эти документы находить;


• Организациям необходимо продемонстрировать исполнение законодательно-нормативных требований;


• Организациям нужно смягчать риски, связанных с судебными разбирательствами и э-раскрытием;


• Организациям необходимо предотвращать утрату критически важных для их деятельности данных;


• Организации хотят уничтожать ненужную информацию и сохранять нужную.

2. Для того, чтобы дисциплина управления документами и информацией и впредь  продолжала оптимизировать ценность информации и минимизировать связанные с нею риски в организациях будущего, она должна снова обновить и трансформировать себя и свою профессиональную практику – и она это сделает!

Источник: Information Management Journal
http://www.bluetoad.com/publication/?i=437827&ver=html5&p=36#{%22page%22:36,%22issue_id%22:437827}