Франция: Как идёт пересмотр стандарта NF Z 42-013 ?

Заметка французского специалиста Эрве Штрейфа (Hervé Streiff, на фото) из компании Locarchives была опубликована 18 сентября 2017 года в социальной сети LinkedIn.

Текущая версия французского национального стандарта NF Z42-013 «Электронная архивация – Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности и целостности содержащихся в этих системах документов» (Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes, см. https://www.boutique.afnor.org/norme/nf-z42-013/archivage-electronique-specifications-relatives-a-la-conception-et-a-l-exploitation-de-systemes-informatiques-en-vue-d-assurer/article/773362/fa125098 )  датируется 2009 годом. Проект пересмотра этого документа осуществляется французским органом по стандартизации AFNOR уже в течение двух лет.

Мой комментарий: На основе этого стандарта был подготовлен международный стандарт ISO 14641-1:2012 «Управление электронными документами – Часть 1: Требования к проектированию и эксплуатации информационных систем для обеспечения долговременной сохранности электронной информации» (Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation, о нём см. https://rusrim.blogspot.ru/2012/01/blog-post_5411.html ).

В сентябре 2017 года в технический комитет AFNOR по стандартизации CN171 был представлен проект новой редакции. Основные предлагаемые изменения следующие:

• Объединены требования и рекомендации, которые в настоящее время рассеяны по трем текстам: стандарту NF Z 42-013:2009, Руководству по применению стандарта (GA Z42-019 «Guide d'application de la NF Z42-013») и Правилам сертификации системы стандартизации NF 461 (о ней см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2013/01/blog-post_5858.html  – Н.Х.). Данная новая редакция собирает воедино нормы в виде требований и рекомендаций;


• Обновлены материалы по хорошей практике обеспечения безопасности, включая ссылки на стандарты систем менеджмента (ISO 9001, ISO 2700x, ISO 20000, ISO 30301);


• Более подробно сказано о хранении документов, подписанных электронными подписями, и о последствиях принятия нового европейского законодательства e-IDAS;


• Предусмотрена возможность создания «распределенной» системы хранения электронных документов, функции которой совместно выполняют информационная система клиента, архивно-документационная служба, и, возможно, несколько операторов систем хранения;


• Описан порядок управления отслеживаемостью и протоколированием операций;


• Описание требований к хранению документов дано с учетом положений нового стандарта NF Z 42-026:2017 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations, https://www.boutique.afnor.org/norme/pr-nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-et-controle-de-ces-prestations/article/874692/fa187367 , о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/12/nf-z-42-026.html - Н.Х.).

Новая редакция стандарта - это не просто редакционные исправления; пересмотрены структура и содержание документа, но так, чтобы обеспечить преемственность с концепциями текущей редакции. Как следствие, службы хранения электронных документов, управляемые в соответствии с версией стандарта 2009 года, будут соответствовать требованиям новой редакции стандарта. Потребуется определённая адаптация к уточненным требованиям, как это бывает при использовании любой эталонной системы, которая изменяется согласно логике непрерывного совершенствования.

Определенные трения возникали в связи с тем, что теперь это получается стандарт оказания услуг, в то время как изначально это были требования к компьютерным системам. На самом деле текущая редакция стандарта уже включает в себя ряд требований к оказанию услуг. Кроме того, сертификация NF461 предназначена для служб хранения электронных документов, будь то внутренних или внешних.

Складывающаяся сейчас концепция, относительно которой, похоже, сложился консенсус, будет предусматривать создание двух стандартов. Например, это могут быть ориентированный на оказание услуг стандарт NF Z 42-013-1 и ориентированный на коробочные решения для хранения документов стандарт NF Z 42-013-2. Преимущество подобной схемы в том, что она упрощает проведение закупки программного готового программного решения для хранения электронных документов владельцами документов или поставщиками услуг, желающих приобрести такой продукт на рынке. Стандарт оказания услуг, в свою очередь, поможет провести закупку услуг по хранению электронных документов и информации. При использовании для внутренних целей, этот стандарт позволяет сформулировать функциональные требования к решению, к ИТ-инфраструктуре и к эксплуатации решения внутренней архивно-документационной службой.

Мы надеемся, что результатом этой длительной работы станет проведение публичного обсуждения, по крайней мере, стандарта оказания услуг в первом квартале 2018 года.

Эрве Штрейф (Hervé Streiff)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/o%C3%B9-en-est-la-r%C3%A9vision-de-nfz-42-013-herv%C3%A9-streiff/