Квебек (Канада): Замещающая оцифровка и закон об архивах

Статья канадского архивиста Мари-Франс Миньо (Marie-France Mignault – на фото) была опубликована 1 октября 2017 года на блоге «Снимки» (Instantanés) Национальной Библиотеки и Архивов Квебека (Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ).

С момента вступления в 2001 году в силу Закона о правовой базе информационных технологий (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, LCCJTI,  http://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/C-1.1 и  http://www.legisquebec.gouv.qc.ca/en/showdoc/cs/C-1.1 ), многие государственные органы решили оцифровать свои документы с тем, чтобы затем уничтожить бумажные оригиналы. Основной причиной, по которой организации выбирают такое решение, является желание сэкономить место. Однако, хотя закон LCCJTI признает функциональную эквивалентность одного и того же документа на разных носителях, государственным органам, прежде чем начинать подобные проекты, следует принять во внимание положения Закона об архивах (Loi sur les archives, http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/A-21.1 и http://legisquebec.gouv.qc.ca/en/ShowDoc/cs/A-21.1 ).

Принятый в 1983 году Закон об архивах распространяется на примерно 2500 государственных органов и направлен на обеспечение сбора и сохранения архивного наследия провинции Квебек. Существует распространенное заблуждение о том, что этот закон призван обеспечивать сохранность лишь «старых документов», которые более не нужны для повседневной деятельности создавших их государственных органов. Однако в число задач Закона об архивах входит поощрение хорошей практики управления документами (как активно используемыми, так и «законченными делопроизводством» - полуактивными) в государственных органах и учреждениях провинции, как в центральных (министерства и ведомства), так и в децентрализованных (муниципалитеты, школьные советы и т.д.).

Закон, по сути, обязывает государственные органы управлять своими документами от момента их создания до уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение, согласно указаниям по порядку и срокам хранения и действиям по их истечении (calendrier de conservation). Данный инструмент позволяет установить срок хранения документа на разных этапах его жизненного цикла (активный и полуактивный) и определить его окончательную судьбу  (постоянное архивное хранение, проведение экспертизы ценности, или уничтожение). Только на основании утвержденных архивно-библиотечной службой провинции (Национальная Библиотека и Архивы Квебека - Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ) указаний по срокам хранения и действиям по их истечении государственные органы могут законно уничтожать документы, созданные или полученные ими в ходе своей деятельности.

Заменяющая оцифровка (numérisation de substitution) бывает двух видов. В первом случае речь идёт об оцифровке активных и полуактивных документов всеми государственными органами и учреждениями Квебека. Оцифровка второго вида – это оцифровка неактивных документов (документов постоянного архивного хранения),  и данный вопрос не касается децентрализованных государственных органов и учреждений, то есть тех, что перечислены в пунктах 4-7 приложения к Закону об архивах. В соответствии со ст.15 Закона, государственные министерства и ведомства обязаны передавать  свои неактивные документы в BAnQ по истечении их сроков хранения.

Замещающая оцифровка активных и полуактивных документов

Государственный орган, желающий осуществить замещающую оцифровку своих активных и полуактивных документов, должен, в соответствии с законом LCCJTI, обеспечить, чтобы уничтожение осуществлялось в соответствии указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении. Таким образом, потребуется внести изменения в правила хранения, если те не предусматривают уничтожение оригиналов после их оцифровки. Эти изменения в обязательном порядке должны быть представлены на утверждение BAnQ, - прежде, чем что-либо уничтожать. В этой связи архивно-библиотечная служба подготовила руководство «Оцифровка документов: методы и рекомендации» (La numérisation des documents: méthodes et recommandations, пересмотренная и исправленная версия, BAnQ, май 2012 года, см. http://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_ged/publications/Numerisation_des_documents.pdf ), в котором рассмотрены архивные требования, правовые обязательства и технические рекомендации для подобных проектов.

Замещающая оцифровка документов постоянного срока хранения (неактивных документов)

Что касается оцифровки неактивных документов постоянного срока хранения, следует иметь в виду, что по завершении этапа полуактивного хранения эти документы уже не управляются на основании указаний по срокам хранения. Таким образом, имеющееся в указаниях по срокам хранения разрешение на уничтожение оригиналов оцифрованных активных или полуактивных документов не распространяется на документы, которые уже перешли на стадию неактивного хранения. Чтобы иметь возможность уничтожить их, государственный орган должен запросить разрешение у архивно-библиотечной службы (BAnQ) в соответствии со ст.18 Закона об архивах, а также принять на себя ряд обязательств, приняв соответствующее решение. Вполне возможно, что BAnQ потребует сохранить оригиналы определенных документов, поскольку их оригинальный носитель может иметь архивное, историческое или культурное значение. В архивных терминах, это вопрос внутренне присущей ценности (valeur intrinsèque) архивного документа.

Архивно-библиотечная служба подготовила памятку, объясняющую процедуру запроса такого разрешения – см. «Памятка о замещающей оцифровке неактивных документов постоянного срока хранения» (Aide-mémoire concernant la numérisation de substitution de documents inactifs à conservation permanente), BAnQ, апрель 2016 года, http://www.banq.qc.ca/dotAsset/9a1f2b24-78a6-481d-86dc-f2f781286a91.pdf

Наконец, перед запуском проекта замещающей оцифровки важно принять во внимание правовые и архивные требования, относящиеся к такому проекту. Для получения дополнительной информации мы предлагаем Вам связаться с архивистом BAnQ, ответственным за ваш регион.

Мари-Франс Миньо (Marie-France Mignault)

Источник: блог Национальной Библиотеки и Архивов Квебека «Снимки» (Instantanés)
http://blogues.banq.qc.ca/interactions/2017/10/01/numerisation-de-substitution-loi-archives/