Совет по архивному делу: Судьба Перечней документов

На заседании Совета по архивному делу при Росархиве 26 сентября 2017 года в докладе «Проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе» заместитель руководителя Росархива А.В.Юрасов изложил позицию Росархива в отношении перечней документов, используемых при проведении экспертизы ценности и отборе документов на постоянное хранение. Речь шла о перечнях типовых архивных документов с указанием сроков хранения, ведомственных (отраслевых) перечнях с указанием сроков хранения и о соответствующих методических рекомендациях.

А.В.Юрасов отметил, что опыт внедрения в практику работы архивов «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, показал, что он нуждается в серьезной переработке. В Росархив поступают обращения как от органов государственной власти и местного самоуправления, так и от государственных и негосударственных организаций, в которых предлагается:

• Перевести ряд видов документов с постоянного срока хранения на временный;


• Уточнить критерии отбора документов с отметкой ЭПК;


• В отдельных случаях – снять отметку ЭПК;


• Дополнить перечень новыми документами, срок хранения которым ранее не был установлен.

Планом научно-исследовательских работ Росархива на 2017 год предусмотрена подготовка новой редакции «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Для справки: В докладе отмечалось, что еще в 2015 году Росархив провел анкетирование уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, федеральных органов государственной власти. Предложения по внесению изменений в действующий Перечень поступили от 60 архивных органов субъектов РФ, от всех комплектующихся федеральных государственных архивов, а также от 34 федеральных органов государственной власти и ВНИИДАД. Предложения затронули 529 статей Перечня (т.е. почти 50%).

Росархив провел анализ поступивших предложений только по первому разделу Перечня, включающему примерно треть статей, итоги которого показали, что «эти предложения направлены на его «косметический ремонт» и связаны в основном со снятием отметки «ЭПК», уточнением примечаний, объединением ряда статей. Лишь в отдельных случаях предложения касаются оптимизации состава документов постоянного срока хранения, уточнения заголовков статей Перечня».

Для справки: Перечень содержит 342 статьи, в которых архивным документам установлен срок хранения «постоянно», что составляет 34% от общего количества статей (всего 1003 статьи); а также порядка 250 статей с отметкой «ЭПК» (25% от общего количества статей).

По мнению Росархива:

• В условиях существенного роста объема ежегодного документообразования требуется более ответственный подход к определению состава документов, отбираемых на постоянное хранение;


• Формулировки ряда статей перечня не соответствуют нормам современного законодательства, отдельные виды документов уже не создаются, а некоторые новые виды документов не предложены к включению в перечень;


• Необходимо уточнить наименования подразделов, провести пересистематизацию документов внутри подразделов, исключить виды документов, которые не относятся к типовым, уточнить сроки хранения документов;


• Необходимо провести оптимизацию состава документов, отбираемых на постоянное хранение, и сократить сроки временного хранения документов, там, где это необходимо, исходя из действующего законодательства и их практической значимости.

А.В.Юрасов сообщил также о судьбе еще двух перечней:

• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.06.2007 № 1182.
  
  За 10 лет его применения произошли существенные перемены в российском законодательстве: внесены изменения в Градостроительный, Земельный, Лесной кодексы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, повлекшие за собой перемены в составе, оформлении, обращении научно-технической документации.
  
  Приступить к его переработке целесообразно после утверждения Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения.


• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. В настоящее время завершается анализ замечаний и предложений, поступивших по проекту перечня от банковского сообщества, которое выступает за сокращение сроков хранения целого ряда документов. Банк России и Росархив надеются на завершение этой работы до конца текущего года.

Одновременно в докладе было отмечено, что «серьезной проблемой является отсутствие современных ведомственных (отраслевых) перечней документов, с указанием сроков хранения, в 56 федеральных органах государственной власти. Перечни, которые были разработаны еще в период существования СССР, безнадежно устарели и, естественно, не соответствуют действующему законодательству и не учитывают блок современной документации. Перечни отсутствуют в таких отраслевых системах, как здравоохранение, образование, культура, транспорт, сельское хозяйство и др.».

Мой комментарий: Впервые в докладе Росрахива дан такой объективный и, прямо скажем, неутешительный анализ ситуации с перечнями. Как мне кажется, улучшить ситуацию не удастся, если и впредь применять устаревшие методы их разработки, привлекая к этой работе всё тот же узкий круг почтенных ветеранов отрасли, которые много лет как на пенсии. Пора подумать о кардинальном изменении принципов формирования перечней и о переводе всей работы над ними в электронную среду (в мире такой опыт есть).

Источник: сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-yurasov-2017-sovet.shtml