Документы являются лишь отражением и представлением того, что происходило в реальном мире. Они не само событие, а артефакт, отражающий это событие. Особенность таких артефактов в том, что мы создаём их целыми днями напролёт.
Если нам нужно переделать много дел, мы создаём документы, чтобы иметь возможность вспомнить соответствующие детали, когда нам это потребуется. Мы также создаём их для того, чтобы иметь возможность управлять большими объемами задач, или вещей, или людей.
Большая часть управленческой работы и подготовки отчетности в подразделении - это процесс, включающий в себя создание документов, с тем, чтобы мы знали о состоянии работы без необходимости кого-либо спрашивать, и не были ограничены рамками нашей способности запоминать.
Мы создаём эти документы не оглядываясь назад, а глядя наперёд. В какой-то момент мы начинаем сохранять вещи потому, что впоследствии они могут нам потребоваться как справочный материал.
Это верно и в отношении наиболее активно ведущей документацию профессии в мире – профессии бухгалтера.
Когда Лука Пачоли (Luca Pacioli) писал книгу о «венецианском методе» (известном нам как бухгалтерский учёт по методу двойной записи), он делал это не для того, чтобы помочь людям понять, где они были раньше, а для того, чтобы ответить на два вопроса:
1. Каково моё текущее финансовое положение?
2. Что я могу сделать теперь, зная свое финансовое положение?
Акт создания этих документов был целиком направлен на то, чтобы смотреть вперёд.
Я вижу это как огромную возможность для профессии управления документами.
Слишком часто мы приходим к людям и говорим им: «Вы должны сохранить это на всякий случай» или «Вы должны сохранить это, потому что этого требует законодательство».
Если бы мы пришли к ним со словами: «Вот, позвольте мне помочь Вам организовать Вашу работу таким образом, чтобы Вы знали, где Вы находитесь сейчас и что осталось сделать», многие сказали бы «да» просто потому, что это огромная проблема.
Они также вели бы эти документы с религиозным рвением, потому что люди и подразделения обычно тратят огромное количество времени на выяснение того, где они сейчас находятся и куда им нужно придти, - сильно страдая при этом от беспокойства по этому поводу.
В этой идее прекрасно то, что мы в итоге получим на выходе процесса высококачественные документы просто потому, что эти документы полезны.
И если они сочтут нас полезными, то они, вероятно, снова обратятся к нам за помощью в следующий раз, и мы запустим позитивный цикл, в рамках которого мы получим то, что нам нужно, потому, что мы помогаем.
И я готов поспорить на значительную сумму, что помощь людям является более эффективным способом достижения наших целей, чем использование любого стандарта соответствия, который у нас в настоящее время имеется.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-ordinary-people-create-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий