В политиках управления документами необходимо сформулировать ряд вопросов, включая цель, определения, роли и обязанности, а также описаны функциональные области управления документами, которые организация должна реализовать.
Политики организаций различаются, иногда потому, что политика должна соответствовать организации, её миссии и ценностям.
Рамки политики
При формировании рамок политики следует принять во внимание ряд политических вопросов. Во-первых, это вопрос подотчетности. В политике должны быть четко указаны роли, обязанности и ответственность сотрудников в плане создания и ведения документов, а также утвержденные обязанности и виды деятельности служб управления архивами и документами. Ответственность за эти программы всегда должна начинаться с самого верха и затем делегироваться. Политика должна охватывать руководителей программ, владельцев систем, ИТ-персонал и всех сотрудников [здесь, наверное, стоило добавить – «которым приходится создавать или получать документы и управлять ими при выполнении своих должностных обязанностей» – Н.Х.].
Второй вопрос - это структура «уровней» требований политики. В крупных организациях политика будет достаточно высокоуровневой, чтобы охватить все структуры организации. В таких случаях появится «поток политик» от политик уровня организации к уровню важных составных частей организации, и затем - к второстепенным компонентам организации. Это необходимо для обеспечения того, чтобы предлагаемые сотрудникам указания и рекомендации были достаточно конкретными для того, чтобы их можно было реализовать. Получаемый результат можно назвать «специфические для организации политики» или «процедуры реализации». Это вопрос организационной культуры и стратегического управления, но в любом случае такой нисходящий поток важен для обеспечения реализуемости политики. Должна существовать непрерывная среда, включающая от общеорганизационных требований к созданию и ведению документации о деловой деятельности и до требований, например, о том, чтобы личное дело содержало конкретные документы.
Третий вопрос - позиционирование политики. Программы управления архивами и документами нуждаются в политиках, которые являются составной частью всеобъемлющего набора политик организации. Однако мало кто когда-либо удосуживался прочитать эти документы, как бы хорошо они ни были написаны и распространены. Эти политики и требования к управлению документами желательно интегрировать в процесс разработки ИТ-систем и в должностные инструкции сотрудников.
Позиционирование программ и служб
Наконец, подумайте о позиционировании программ, об их подчинённости. Какое место в организации занимают программы управления архивами и документами? Идеального решения не бывает, и многое зависит от самой организации. Возможные варианты подчинённости включают:
- Высшее руководство организации: Непосредственное подчинение архивистов и/или специалистов по управлению документами руководству организации может быть оптимальным вариантом. Однако такое случается редко, и лишь немногие программы напрямую отчитываются перед высшим руководством.
- ИТ-отдел или офис ИТ-директора: Такой вариант кажется логичным, учитывая повышенное внимание электронным документам, и может хорошо сработать, если ИТ-директор хочет, чтобы документы были частью его сферы контроля. Это означает, что программы организационно согласованы с деятельностью систем, влияющей на ИТ-политику, процессы и инфраструктуру. У ИТ-отдела, как правило, имеется финансирования, - что полезно. Однако если глава ИТ-подразделения не заинтересован в документах и рассматривает их как бремя, то программы в рамках ИТ-подразделения будут иметь небольшое влияние - и ещё меньшее вне его, потому что внешние взаимосвязи должны проходить через руководителя ИТ-подразделения.
- Руководитель юридической службы: Офис главного юрисконсульта (Office of the General Counsel, OGC) часто полагается на архивистов и специалистов по управлению документами в плане свидетельств / доказательств деятельности организации, однако офис OGC предпочел бы использовать документы и не нести при этом ответственности за программу управления ими. Часто юридические службы и отделы лучше проявляют себя в качестве заинтересованных сторон и сторонников управления архивами и документами, чем в качестве «дома» для этих программ.
- Обеспечивающие / поддерживающие службы. В некоторых организациях есть службы обеспечения, которые предоставляют ИТ-услуги и административные услуги, решают задачи безопасности, предоставления помещений и оборудования и другие задачи. Такая служба может стать «домом» для программы, и будет особенно хорошо, если архивисты и специалисты по управлению документами будут подчиняться непосредственно руководителю службы обеспечения, а не через кого-то другого.
- Библиотека: В этом случае программы управления архивами и документами рассматриваются как еще один информационный ресурс. Недостатком является то, что программы управления архивами и документами рассматриваются как хранилища со средствами поиска, а не как созидательные механизмы управления. Такой вариант может использоваться в начальный период, но обычно не может служить основой для полноценной программы.
Как заставить всё это работать
Любой вариант подчинённости можно заставить работать. Однако то, что на самом деле нужно архивистам и специалистам по управлению документами, вне зависимости от того, где они находятся в структуре организации, - это поддержка со стороны руководства, возможность влиять на касающиеся документов решения, ресурсы (бюджет и персонал), а также возможность создавать прочные союзы с заинтересованными сторонами и другими лицами в рамках организации.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/recordkeeping-governance-policies/
Комментариев нет:
Отправить комментарий