Проблемы обеспечения электронной сохранности (т.е. обеспечения долговременной сохранности электронных документов – Н.Х), с которыми сталкиваются архивисты и специалисты по управлению документами, бывают трёх родов: технические, организационные и культурные.
Технические проблемы
Главными проблемами технического характера являются устаревание технологий и стабильность носителей информации. В настоящее время срок службы типичных носителей информации может достигать двадцати лет, при этом некоторые производители оптических носителей заявляют о гораздо более длительной стабильности. Срок службы носителей также зависит от внешних факторов, таких, как условия окружающей среды. Для долговременного хранения архивистам следует использовать высококачественные, хорошо протестированные носители известных марок. Даже при самом бережном отношении носители некоторых видов (например, компакт-диски) через определенное время могут выйти из строя, и в конечном итоге все носители необходимо будет заменить. Поговорка «раз сделал и забыл» здесь не применима.
Мой комментарий: Рекомендацию использовать высококачественные фирменные носители следует воспринимать критически. Многочисленные экспериментальные исследования не выявили у таких носителей преимуществ перед недорогими массовыми «безымянными» носителями. Кроме того, учитывая дороговизну высококачественных фирменных носителей, дешевле может быть просто чаще проводить конверсию / миграцию на новые недорогие носители, что заодно позволит быстрее отказаться от морально устаревших видов носителей.
Технологическое устаревание является более серьезной проблемой, потому что для использования даже стабильных носителей необходимо аппаратное и программное обеспечение, которые быстро меняются, загоняя организацию на бесконечную технологическую «беговую дорожку» поддержания возможности использования носителей во времени.
Кроме того, новые технологии, обеспечивающие более высокую плотность записи информации и более быстрое считывание, заменяют существующие оптические системы задолго до выхода из строя оптических носителей. В число технических проблем также входит взрывной рост числа форматов данных. Ещё одно проблемой является обеспечение сохранности документации, необходимой для понимания технологий. Документация часто поддерживается и хранится отдельно, и может быть утеряна при выводе систем из эксплуатации.
Организационные проблемы
Двумя основными видами организационных проблем являются планирование действий по обеспечению долговременной сохранности и сохранение интереса к обеспечению долговременной сохранности. Многие учреждения не осуществляют планирование усилий по обеспечению долговременного хранения документов, создаваемых владельцами систем и ИТ-персоналом. Планировать и добиваться выделения средств на работы по обеспечению долговременной сохранности трудно, потому что затраты будут в будущем, часто после того, как многие руководители либо уйдут на пенсию, либо перейдут на другую работу. Кроме того, финансирование длительного хранения и обеспечения долговременной сохранности обычно исключаются из бюджетов, поскольку текущие потребности имеют приоритет над будущими. Откровенно говоря, многие принимающие решения лица рассматривают проблемы будущего как свои, а как чьи-то ещё.
С этой проблемой взаимосвязан вопрос о долгосрочной приверженности организации взятым на себя обязательствах. Многие организации переходят на использование электронных документов из-за получаемых в краткосрочной перспективе преимуществ, таких как более быстрый и удобный доступ, лучшие возможности для поиска и извлечения, возможности для повторного использования и перепрофилирования. Однако большинство этих вполне реальных преимуществ связаны с оперативным управлением информацией (это, например, упрощение транзакций и их документирование), а не с использованием информации в качестве доказательств в интересах более долгосрочных юридических и финансовых целей, защиты прав и соблюдения обязательств.
Как только исчерпаны преимущества на этапе активного использования информации и документов, сохранение документов в пригодной для использования форме становится чисто затратным делом, и эти расходы сокращаются посредством помещения документов в системы долговременного хранения без учета инфраструктуры (например, аппаратного и программного обеспечения), которые впоследствии потребуются для доступа к ним. В некоторых случаях электронные документы оказываются брошенными после завершения проекта или реорганизации структурного подразделения.
Культурные проблемы
Наиболее прямолинейным ответом на описанные выше технологические и организационные проблемы было бы изначальное управление электронными документами, обеспечивающее разделение их на серии, чтобы отделить требующие долговременного хранения документы от материалов преходящей ценности, которые можно вскоре уничтожить – а затем принятие экономически обоснованных решений о выборе форматов для долговременного хранения.
Основным препятствием для этого культурного плана является неспособность видеть ситуацию за рамками текущих потребностей, и предвидеть то время, когда организации не будет нужна вся имеющаяся в электронной форме информация.
Второе препятствие культурного характера - это нежелание отдельных лиц и организаций брать на себя ответственность за обеспечение долговременной сохранности документов. В отношении бумажных документов, их долговременное курирование, с точки зрения руководства, обходилось недорого или вообще не требовало затрат. Эти вопросом занимались архивисты и специалисты по управлению документами, и проблема исчезала из поля зрения руководства. Теперь же обеспечение долговременной сохранности электронных документов является проблемой, которая затрагивает всю организацию и требует, по крайней мере, периодического, если не постоянного внимания. К сожалению, многие организации не готовы к такому изменению своих обязанностей.
Путь к обеспечению долговременной сохранности
Специалисты в области управления информацией надеются, что в ближайшие годы обеспечивать электронную сохранность будет проще, поскольку архивные материалы переводятся во всё более суживающийся диапазон форматов. Ну а до тех пор архивисты, специалисты по управлению документами и представителей иных смежных профессий должны будут бороться с техническими, организационными и культурными препятствиями, которые замедляют движение по пути обеспечения долговременной сохранности электронных материалов.
Мой комментарий: Вера в сокращение числа файловых форматов крайне наивна. Новые форматы появляются не по прихоти разработчиков, а ввиду необходимости поддерживать новые виды электронных объектов и новые функциональные возможности при работе с уже существующими видами электронных объектов. По мере развития технологий появляются и новые форматы – и этот процесс никогда не остановится. В то же время разработка «архивных» форматов, удобных для длительного хранения электронных документов, идет медленно, финансируется нещедро и охватывает по сути дела лишь узкий круг офисных документов …
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/technical-organizational-and-cultural-considerations-for-digital-preservation/
Комментариев нет:
Отправить комментарий