Управление документами или делопроизводство?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 13 марта 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Зачем нам нужны руководители? Альтернативой им является самоорганизация людей вокруг определённой цели, - такой подход что определенно может работать и действительно работает.

Наём руководителя - это то, что делает организация, когда считает, что эффективность и продуктивность могут быть повышены путем найма кого-то, чья конкретная работа будет заключается в повышении эффективности организации посредством повышения эффективности определённого вида деятельности - как правило, посредством координации действий группы сотрудников.

Идея заключается в том, что чем эффективнее данное направление деятельности, тем эффективнее будет работать и организация в целом.

Когда-то давно, как я полагаю, организации нанимали нас для управления документами. В те времена они знали, что управление документами приведёт к повышению эффективности организации.

Вероятно, так было потому, что последствия утраты документа заключались в том, что человеку приходилось открывать и читать содержимое многих десятков, а то и тысяч дел из архива компании. Стоимость отыскания одного плохо каталогизированного документа могла составлять сотни тысяч долларов.

Сейчас последствия утраты документа сводятся к выполнению серию поисковых запросов. Да - это требует времени, но это не требует недель, месяцев или лет.

Итак, правила игры изменилась, потому что изменилась экономика поиска.

Теперь управление документами» - это направление управленческой деятельности, которое должно обеспечивать повышение эффективности организации, делая большее, чем просто делопроизводство.

Это не новость. Даже редакция 2001 года международного стандарта по управлению документами ISO 15489 (в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489 – Н.Х.) требовала от нас планирования информационных потребностей организации – упоминание этого вида деятельности, по сути, говорило о том, что мы не можем просто управлять документами в конце процесса; мы должны действовать на опережение и заранее выяснить, какая информация нужна организации.

Изменилась ли дисциплина управления документами – или мы всё ещё по старинке занимаемся делопроизводством?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-or-managing-the