Какая информация является наиболее ценной, согласно перечням видов документов с указанием сроков хранения? Очевидно, это те документы, для которых установлен постоянный срок хранения. Это документы, «имеющие непреходящую ценность для государства, общества и т.д. и т.п.».
Какие документы являются наиболее ценными для тех, кто находится на переднем крае деловой деятельности? Это только что составленный ими список того, что нужно сделать. Он помогает им понять, где они находятся, чтобы понять, что им делать дальше. Если они потеряют это документ, то испытают ужасный стресс, потому уже что не будут знать, каково у них положение дел.
Большинство перечней рассматривают такие документы как имеющие кратковременную, сиюминутную ценность.
Что это говорит нам о перечнях?
В большинстве случаев ценность, о которой говорит перечень, - это не та ценность, которую ощущают сотрудники организации.
Это ценность, которую понимают люди, написавшие некие законы (кто бы они ни были). Или же это ценность, которую ощущают люди, интересующиеся историей государства или страны (кем бы они ни были).
По сути получается, что перечни фиксируют ценность с точки зрения внешних заинтересованных сторон. И в результате именно не ней сосредоточено внимание практики и инструментов управления документами.
Это видно на практике. Во многих организациях уровень соблюдения политики управления документации значительно ниже 50%.
Документы в этих организациях рассказывают историю. В один прекрасный день архивное учреждение сможет пересказать эту историю. Выглядеть это будет так: «А это управление документами. Оно умерло, потому что продолжало сосредотачивать внимание на ценности документов с точки зрения кого угодно, кроме тех людей, чья поддержка была ему необходима для выполнения работы по ведению и хранению документов».
Я искренне верю, что службы управления документами вымрут, если мы не начнём обращать первостепенное внимание на то, как доставить наиболее важную информацию до сотрудников, когда они в ней нуждаются.
Проблема здесь в том, что мы продолжаем смотреть на законодательство, на нормативные акты в области архивного дела и на исторические материалы, чтобы понять, в чем заключается ценность, - а затем пишем указания по срокам хранения и составляем перечни.
Нам же следует начинать со списка текущих дел, а затем перейти к информации, необходимой для выполнения действий, включённых в этот список. Только так мы добьемся успеха благодаря усилиям других людей.
Потому что главная цель заключается не в ведении документов, и это определённо не управление сроками хранения.
Настоящее управление документами - это управленческая дисциплина, единственной целью которой является совершенствование деятельности организации посредством применения практик управления документами.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-retention-schedules-are-a-not
Комментариев нет:
Отправить комментарий