Главный вопрос, на который корпоративный поиск даёт ответ для Вашей программы управления информацией и документами, это вопрос о том, есть ли у Вас проблемы с этой программой.
Корпоративный поиск в его самой базовой форме автоматизирует одну задачу - ввод данных в строку поиска, с тем, чтобы не нужно было это делать повторно в многочисленных корпоративных системах.
При этом Вам приходится привлекать людей:
- для выполнения поиска материалов,
- а затем и для их прочтения.
Это так напоминает стиль работы в 1980-е годы…
В случае отлично организованного управления документами Вы получаете эффективно структурированные, размещенные и помеченные информационные активы, которые люди и машины могут эффективно находить и обрабатывать.
Проблема заключается в том, что когда управление документами осуществляется на низком уровне эффективности, информационные активы оказываются настолько неполными и так плохо размещенными, что у Вас не остается другого выбора, кроме как привлекать людей к чтению материалов в попытке понять, являются ли эти материалы полными - что бесконечно сложнее, чем читать материал и решать, является ли он важным.
Поэтому если Вы думаете о внедрении инструментов корпоративного поиска, Ваша система управления документами, вероятно, не обеспечивает нахождения материалов.
Здесь интересно то, что когда я общаюсь с многочисленными специалистами по управлению документами, все они говорят, что обеспечение возможности найти документы - это принцип номер один. А затем эти же люди зачастую возвращаются к созданной ими документной системе, которая навязывает пользователям совершенно непонятную им систему классификации, рубрики которой невозможно применять для удобного и полезного размещения документов, - и в результате люди, которым документы требуются, не могут их найти.
Когда документы размещаются непоследовательно, нет уверенности в возможности их отыскать, становится невозможной автоматизация, а корпоративный поиск кажется единственным жизнеспособным решением, позволяющим снова находить материалы.
Как же мы до такого докатились?
Думаете иначе? Пожалуйста, попробуйте переубедить меня.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-main-question-enterprise-search
Комментариев нет:
Отправить комментарий