Ответ на вопрос коллеги: Как хранить листы ознакомления

Вопрос полностью: В настоящее время в нашей компании (коммерческая организация) реализуется проект по созданию системы электронного архива юридически значимых документов. Условия создания и длительного хранения электронных документов, согласно техническому заданию, должны соответствовать требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2015 г.),  а также Типовым функциональным требованиям к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивов государственных органов (2020 г.). Для СЭД и СХЭД при этом будет использоваться ПО разных поставщиков.

Проблемным для нас является вопрос передачи из СЭД в СХЭД (в рамках интеграции) листов ознакомления. Связано это с тем, что лист ознакомления в карточку документа СЭД не вкладывается отдельным файлом, а формируется в виде печатной формы, оставаясь при этом всегда актуальным. Разработчиками ПО предложен наиболее простой с технической точки зрения вариант: передача на сторону СХЭД данной информации в виде ссылки на карточку документа в СЭД. У архивной службы компании есть понимание, что данная информация на стороне СХЭД будет оставаться всегда актуальной, но остаются сомнения: соответствует ли данное решение нормам российского делопроизводства, а также сохранится ли данная информация (в случае модернизации ли замены ИС) в отдаленной перспективе?

Вопрос: Соответствует ли данное решение нормам российского делопроизводства?

Ответ: С моей точки зрения, нормы российского делопроизводства слабо учитывают и регламентируют использование современных технологий в современном делопроизводстве и архивном деле. Поэтому при принятии решения о том, как организовать хранение листов ознакомления, я бы, прежде всего, учитывала потребности Вашей организации и текущие технологические возможности.

Предложенный вариант удобен тем, что минимизирует усилия и обеспечивает использование в работе только актуальных листов ознакомления. В то же время, с точки зрения возможных судебных споров и расследований, нужно иметь возможность увидеть, как выглядел лист ознакомления как каждую конкретную дату, и при необходимости доказать подлинность этих сведений.

В том виде, в котором лист ознакомления сохраняется в Вашей СЭД, он, строго говоря, является динамически формируемым документом, который легко может быть утрачен или искажён при доработках СЭД или в случае её вывода из эксплуатации, а также в случае злонамеренных действий лиц, имеющих достаточные права доступа для того, чтобы проставить «флажки» об ознакомлении. Хотя при этом лист ознакомления остается полезным вспомогательным рабочим материалом, его доказательная сила может быть оспорена.

При выводе СЭД из эксплуатации никто, скорее всего, не будет заниматься формированием листов ознакомления в виде файлов и их надлежащим заверением, с последующей миграцией в СХЭД, ввиду чего полная утрата данных листов в течение 5-7 лет является вполне реальным риском.

Думаю, у Вас есть документы, которые с достаточно высокой вероятностью могут потребоваться в ходе судебных споров, когда доказательство факта ознакомления с ними сотрудника может сыграть существенную роль для исхода спора (что это за документы, могут подсказать, например, юридическая и кадровая службы). Для такого рода документов я бы подумала о том, чтобы всё-таки формировать лист ознакомления в виде файла, заверять его и передавать на хранение в СХЭД.

Вопрос: сохранится ли данная информация (в случае модернизации ли замены ИС) в отдаленной перспективе?

Ответ: Если Вы об этом заранее не позаботитесь и не потратите на это соответствующие усилия и средства, то с большой вероятностью данная информация впоследствии будет либо утрачена, либо потеряет доказательную силу. Само по себе это не обязательно критично – здесь нужно поговорить с юристами и другими заинтересованными лицами, с тем, чтобы понять, для каких документов и в течение каких сроков сведения об ознакомлении необходимо сохранять. Из общих соображений, я бы подумала о как минимум 3-летнем сроке (это у нас типичный срок исковой давности).

У Вас уже сейчас будут использоваться две системы, которые нужно будет состыковать, и в первую очередь обратить внимание на то, чтобы при передаче документов в СХЭД Вы передавали их вместе с метаданными, которые необходимы для их учёта, описания и архивного хранения.

В период совместной эксплуатации обе системы будут дорабатываться и обновляться, и нужно будет постоянно контролировать корректность их взаимодействия. Поскольку системы от разных разработчиков, то обеспечить их синхронную доработку будет ещё проблематичнее.

Всё будет ещё сложнее, когда впоследствии начнётся замена хотя бы одной из этих систем  на совершенно новую; и нужно будет позаботиться о том, чтобы информация и документы, которые в системах хранятся, были полностью, без сбоев и утрат, и без ущерба для их юридической и доказательной силы мигрированы в новое ПО. Опыт показывает, что в подобных ситуациях утрата не то что динамически формируемых документов, а даже самых обычных документов – весьма частое явление. Чтобы этого избежать, придётся своевременно включать соответствующие требования в Техническое задание, и, возможно, платить за это большие дополнительные деньги.

Кстати, ещё одна проблема, с которой Вы можете столкнуться – это электронные подписи, которые используются в листах ознакомления. Дело в том, что, например, новые положения Трудового Кодекса требуют, чтобы сотрудник при ознакомлении подписывал документ определенными видами электронной подписи, т.е. «флажки» в системе и динамическое формирование на их основе листов ознакомления уже могут не соответствовать требованиям законодательства. Это вопрос также стоит обсудить с юристами и кадровиками.