(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/04/maa-tc46sc11-1.html )
3. Аспект MAA «Обеспечение соответствия законодательно-нормативным и иным установленным требованиям» → ISO 15489-1:2016 + ISO/TS 7538:2024
Аспекту MAA соответствия законодательно-нормативным, административным требованиям, требованиям стандартов и правил - соответствуют два ключевых документа из портфолио подкомитета SC11.
Стандарт ISO 15489-1:2016 устанавливает, что при проведении экспертизы ценности понимание законодательно-нормативной среды является основополагающим, а не опциональным фактором. Инструменты контроля и управления документами - в частности, указания по срокам хранения и действиям по их истечении - существуют для обеспечения выполнения на практике законодательно-нормативных требований.
По этому вопросу наиболее актуальным документом являются опубликованные в позапрошлом году технические спецификации ISO/TS 7538:2024 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение» (Functional requirements for disposition of records), см. https://www.iso.org/standard/83150.html и https://www.iso.org/obp/ui/es/#!iso:std:83150:en . В этом документе описаны критерии оценки и наилучшие практики реализации процессов уничтожения/передачи документов таким образом, чтобы они соответствовали законодательно-нормативным требованиям и были интегрированы в оперативную деятельность организации.
Мой комментарий: О технических спецификациях ISO/TS 7538:2024 см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/09/isots-75382024.html . В настоящее время идёт работа по адаптации данного документа в качестве российского стандарта.
Элементы аспекта концепции MAA соответствия законодательно-нормативным и иным требованиям практически один к одному совпадают с соответствующими соображениями в ISO/TS 7538.
Стоит отметить, что подкомитет SC11 также в настоящее время разрабатывает технические спецификации по оценке способностей в плане управления документами (Capability Assessment Technical Specification), которые будут существенно пересекаться с аспектами соответствия и измерения зрелости в концепции MAA. Эти два проекта приходят к рассмотрению одной и той же проблемы, но начиная с разных отправных точек.
4. Аспект MAA «Методология и взаимосвязанные процессы» → ISO 15489-1:2016 + ISO/TR 21946:2018
Аспект MAA «Методология и процессы» - охватывающий процесс экспертизы ценности, процесс повторной экспертизы/обновления, процесс обеспечения долговременной сохранности и процесс уничтожения/передачи – более всего пересекается с документами в составе портфолио подкомитета SC11.
Основополагающим стандартом опять же является ISO 15489-1:2016, который в своей редакции 2016 года изменил саму трактовку понятия appraisal (ранее – «экспертиза ценности», теперь – «документационный анализ», или же, более длинно, «анализ процессов управления документами и экспертиза ценности документов» - Н.Х.), определив документационный анализ как «регулярно повторяющийся процесс анализ деловой деятельности и контекста с целью определения того, какие документы должны быть созданы и захвачены, и как ими затем следует управлять во времени». Это почти дословное описание того, что оценивается в методологическом аспекте концепции MAA.
Технический отчёт ISO/TR 21946:2018 разъясняет технические детали, которые стандарт ISO 15489 намеренно не рассматривает, оставляя их на откуп вспомогательным стандартам. Описание методологию экспертизы ценности в данном документе напрямую соответствует элементам процессного аспекта концепции MAA.
Что касается такого элемента процессного аспекта, как процесс обеспечения долговременной сохранности, то соответствующую концептуальную основу обеспечивает стандарт ISO 14721:2025 «Практика использования систем космических данных – Эталонная модель открытой архивной информационной системы (OAIS)» (Space Data System Practices - Reference model for an open archival information system (OAIS), см. https://www.iso.org/standard/87471.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87471:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/04/iso-147212025-oais.html - Н.Х.) - хотя стоит отметить, что это не стандарт подкомитета SC11, а адаптированный в ИСО стандарт Консультативного комитет по системам хранения данных космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS – глобальная организация, основной задачей которой является разработка и поддержка стандартов и рекомендаций, связанных с космическими исследованиями – Н.Х.).
В подкомитете SC11 сейчас активно работает целевая рабочая группа, которая в настоящее время составляет «карту» ландшафта деятельности по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов в интересах будущей стандартизации.
Процессы проведения повторной экспертизы ценности и уничтожения/передачи также взаимосвязаны с упомянутыми выше техническими спецификациями ISO/TS 7538:2024.
5. Аспект MAA «Инструменты» → Серия стандартов ISO 16175 + Серия стандартов ISO 23081
Аспект «Инструменты» в концепции MAA, охватывающий выявление документов, контента, важнейших документов; реестры информационных активов; инструменты для установления сроков хранения и проведения уничтожения/передачи; а также инструменты профилирования - соответствует двум сериям стандартов подкомитета SC11.
- Стандарт в 2-х частях ISO 16175 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records) специфицирует, что именно должны быть способны делать документные системы - это функциональная основа для оценки адекватности используемых организацией инструментов. Если Ваши инструменты не в состоянии поддерживать функциональные возможности, указанные в ISO 16175, то аспект «Инструменты» концепции MAA отразит этот пробел.
- Серия стандартов ISO 23081 о метаданных для управления документами является подходящей концептуальной структурой для элементов идентификации и профилирования контента в рамках концепции МАА. Именно метаданные – сведения о том, кто создал документ, когда, в каком контексте, с какой целью - делают возможными автоматизированную идентификацию и профилирование контента. Организация, не имеющая зрелой практики работы с метаданными, не просто получит низкие оценки по аспекту MAA «Инструменты»; фактически она не готова к тому, чтобы обеспечить осмысленный анализ её документов с помощью ИИ.
Элемент «инструменты профилирования» аспекта MAA «Инструменты» (имеются в виду такие решения, как DROID, Archifiltre, Jhove и др.) не имеет прямого эквивалента в стандартах ИСО, показывая тем самим, что в данной области стандартизация ещё не догнала практику.
6. Аспект MAA «Критерии» → ISO/TR 21946:2018 + ISO/TS 7538:2024
Аспект концепции MAA «Критерии» - критерии обеспечения сохранности, выборки, уничтожения/передачи, оцифровки и раскрытия информации - являются наиболее теоретически богатым и имеет наиболее глубокие корни в архивной науке.
Основным источником здесь является технический отчёт ISO/TR 21946:2018, охватывающий концептуальную основу для критериев экспертизы ценности, включая доказательную, научно-исследовательскую и деловую ценность. Элементы аспект концепции MAA «Критерии» по сути представляют собой операционализацию теории экспертизы ценности, описанной в ISO/TR 21946.
Технические спецификации ISO/TS 7538:2024 рассматривает критерии уничтожения/передачи и сохранения документов, сформулированные в терминах практической работы.
Что касается конкретно критериев оцифровки, то подкомитет SC11 опубликовал в своё время технический отчёт ISO/TR 13028:2010 «Информация и документация - Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records, см. https://www.iso.org/contents/data/standard/05/23/52391.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:52391:en ; а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_3868.html - Н.Х.). В этом документе описана структура принятия решений по оцифровке - непосредственно относящаяся к критериям оцифровки в MAA.
Мой комментарий: Существует перевод на русский язык в приложении к отчёту ВНИИДАД о НИР 2014 года на тему «Исследование и анализ зарубежной нормативно-методической документации, регулирующей вопросы оцифровки архивных документов», стр. 44-83, см. https://archives.ru/sites/default/files/2014-obzor-standart-digitization.pdf - Н.Х.).
Критерии раскрытия информации находятся на стыке управления документами и законодательства о защите персональных данных и о свободе доступа к государственной информации - это область, в которой стандарты подкомитета SC11 обеспечивают рамки, которые заполняет национальное законодательство.
Нарождающаяся конвергенция: ИИ и оценка способностей
Два активных проекта подкомитета SC11 напрямую вторгаются на «территорию» концепции MAA:
- Технические спецификации в 2-х частях ISO/NP TS 25280 «Информация и документация - Управление документами и ИИ - Принципы и соображения» (Information and documentation – Records management and AI - Principles and Considerations): Подкомитет SC11 в настоящее время разрабатывает технические спецификации по вопросу о последствиях ИИ для создания, управления и обеспечения сохранности документов. Вероятно, этот документ (уже уровня стандарта) станет дополнением к тому, что концепция MAA предлагает в качестве инструмента оценки на уровне практики.
- Технические спецификации «Оценка способностей в плане управления документами» (Capability Assessment): Здесь, возможно, мы наблюдаем наиболее прямую параллель — подкомитет SC11 разрабатывает технические спецификации для поддержки проведения оценки способностей и оценки зрелости программ управления документами. Концепция MAA и эти готовящиеся технические спецификации, по сути, являются параллельными усилиями, направленными на удовлетворение одной и той же потребности. Стоит внимательно следить за тем, каким образом они будут ссылаться или дополнять друг друга.
Аспекты концепции MAA
Основной вывод следующий: Концепция MAA функционирует не вне рамок системы стандартов, а, скорее, в промежутках между стандартами, задавая вопрос о том, действительно ли организации внедрили то, что требуют стандарты. Организация, которая способна продемонстрировать зрелость по всем шести аспектам концепции MAA, по определению, фактически внедрила на практике портфолио стандартов подкомитета SC11. Это полезная «переформулировка» для тех, кто хотел бы обосновать целесообразность одновременного внедрения как стандартов SC11, так и MAA.
Дополнительная информация: О концепции MAA см. также https://ai-collaboratory.net/wp-content/uploads/2024/11/S01212_5786.pdf . О портфолио стандартов подкомитета ИСО TC46/SC11 см. https://committee.iso.org/home/tc46sc11
Эндрю Поттер (Andrew Potter)
Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/mapping-the-maa-framework-to-iso
Комментариев нет:
Отправить комментарий