Данный стандарт был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 .
Первоначально ISO 15489 был разработан на основе австралийского стандарта AS 4390 (в 6 частях), вышедшего в свет в 1996 году. Международный стандарт ISO 15489 впервые был опубликован в 2001 году (в двух частях), а впоследствии в 2016 году была выпущена новая редакция первой части, в которую были внесены сравнительно небольшие редакционные изменения.
Тогда же в 2016 году была отменена вторая часть документа - технический отчет ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines) объёмом 39 страниц, см. https://www.iso.org/standard/35845.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:15489:-2:ed-1:v1:en . В этой части описывалась методология проектирования и внедрения документных систем (Design and Implementation of Records Systems, DIRS), являвшаяся адаптацией австралийской методологии «Проектирование информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems, DIRKS).
Стандарт ISO 15489 отражает хорошую практику конца 20-века (периода начала электронной эпохи), сложившуюся в государственных органах и учреждениях при управлении организационно-распорядительной документацией (ОРД). Благодаря тому, что разработчики как австралийского, так и международного стандартов стремились сделать эти документы высокоуровневыми и технологически-нейтральными, стандарт ISO 15489 и сегодня остается достаточно актуальным и полезным, особенно для тех стран, отраслей, организаций и пользователей, которые пока ещё не зашли слишком далеко по пути цифровизации. Тем не менее, всё сильнее ощущается необходимость учесть в стандарте серьёзные перемены, которые произошли за последнюю четверть века, а также согласовать его с вышедшими позднее стандартами как управления документами, так и стандартами других «информационных» дисциплин.
Для изучения вопроса о том, насколько стандарт сохраняет свою актуальность, и что именно в нём требует пересмотра, в 2024 году была создана целевая рабочая группа AHG7 технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11 «Управление документами», о начале которой я рассказывала на блоге здесь: https://rusrim.blogspot.com/2024/03/iso-15489.html - в этом же посте был приведен перечень требующих устранения недочётов стандарта в современных условиях.
В апреле 2026 года целевая группа AHG7 выпустила заключительный «Отчёт о результатах анализа стандарта ISO 15489 на предмет его пересмотра» (Findings Report of the ISO 15489 Review Research) объёмом 145 страниц, который будет представлен на очередной июльской 2026 года пленарной встрече технического подкомитета TC46/SC11 в Милане (Италия).
Во вводной части отчёта отмечается:
«В настоящем отчёте представлены результаты проведенного целевой группой AHG7 исследования по вопросу необходимости пересмотра международного стандарта ISO 15489-1:2016.
Цель данного исследования – проинформировать технический подкомитет TC46/SC11 о потенциальных направлениях пересмотра стандарта в 2026 году. Были предприняты усилия по выявлению тех изменений, которые необходимо внести в стандарт ISO 15489 в свете глобальных технологических изменений. Также стояла задача внести существенный вклад в продолжающийся диалог вокруг ISO 15489 посредством подготовки предложений о направлениях дальнейшего развития стандарта, с тем чтобы охватить передовые практики и предложить решения актуальных проблем.
Стандарт ISO 15489-1:2016 служит глобальным «краеугольным камнем» для практик управления документами, предоставляя организациям систематическую и эффективную концептуальную основу для управления документами. Стандарт заложил фундамент для эффективного управления документами; однако ландшафт управления информацией и документами постоянно эволюционирует. Быстрое развитие технологий, изменения в нормативно-правовом ландшафте и появление новых методов ведения деловой деятельности требуют обновления этого стандарта. Растёт осознание того, что, хотя стандарт ISO 15489 является эталоном в области управления документами, он не лишён пробелов, и ряд его разделов требует улучшения и расширения.
В рамках данного исследования были проведены:
- анализ соответствующих стандартов,
- обзор ландшафта новых и нарождающихся технологий и практик,
- выявление ключевых проблем, формирующих управление документами,
- анализ заинтересованных сторон, а также
- изучение ссылок на стандарт ISO 15489 в международных стандартах.
Полученные результаты не только отражают адекватность и недостатки стандарта ISO 15489, но и предлагают перспективные рекомендации, призванные направлять работу по пересмотру этого стандарта в 2026 году.»
В числе основных результатов исследования названы:
- Пришло время для обновлений понятий и определений в стандарте ISO 15489. В настоящее время ISO 15489 не в полной мере охватывает новые технологии и технологические среды, такие как, например, смарт-контракты, технологии блокчейна и распределенных реестров. Стандарт отстал от темпов расширения сферы охвата управления документами, поскольку эти (и многие другие) технологии стали неотъемлемой частью современных информационных систем. Для устранения этих пробелов крайне необходимо обновить и расширить используемые в ISO 15489 понятия и определения.
- Привычные положения сталкиваются с новыми проблемами и условиями. Как отмечается в техническом отчёте ISO/TR 8344:2024 «Информация и документация – Вопросы и соображения относительно управления документами в средах структурированных данных» (Information and documentation - Issues and considerations for managing records in structured data environments, см. https://www.iso.org/standard/83138.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:83138:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/04/isotr-8344.html - Н.Х.), применение ISO 15489 в средах структурированных данных сталкивается со значительными проблемами. Эти проблемы в первую очередь связаны с тем, что ISO 15489 изначально не был предназначен для решения сложных задач современных цифровых сред, характерных для систем структурированных данных. Существующие положения стандарта недостаточны для эффективного управления сложными структурами данных и технологическим контекстом этих систем.
- Неполнота требований к управлению документами. Действующие положения стандарта ISO 15489 по управлению документами не в полной мере удовлетворяют потребности в различных условиях ведения деятельности, и особенно в более сложных и динамичных контекстах. Как подчеркивается в техническом отчёте ISO/TR 24332:2025 «Информация и документация - Авторитетные документы, документные системы и управление документами в контексте технологий блокчейна и распределенных реестров» (Information and documentation - Blockchain and distributed ledger technology (DLT) in relation to authoritative records, records systems and records management, см. https://www.iso.org/standard/78465.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:78465:en ), такие вопросы, как захват документов, управление доступом, вопрос применимой юрисдикция, - не рассматриваются в ISO 15489 в полном объеме.
- Недостаточные взаимосвязи и согласованность с соответствующими стандартами. Стандарт ISO 15489 устанавливает понятия и принципы, применимые для управления любыми документами, документными системами и метаданными документов, включая ключевые принципы для обеспечения хорошего документирования результатов в программных приложениях. В то время, как ISO 15489 обеспечивает широкую концептуальную основу, другие соответствующие стандарты, как правило, регламентируют конкретные сценарии практического применения. В настоящее время, однако, наблюдается заметный дефицит корреляции и согласованности между этими стандартами, особенно в отношении терминологии и нормативного языка.
Рекомендации по пересмотру стандарт ISO 15489 включают:
- Обновление и добавление понятий и определений в ISO 15489,
- Расширение требований к управлению документами для охвата конкретных сценариев использования,
- Адаптация к переменам и пересмотр устаревших положений,
- Повышение согласованности и укрепление взаимосвязей между стандартами,
- Проведение анализа взаимосвязи стандартов.
Содержание отчёта следующее:
Введение
Часть I: Анализ стандартов
1.1. Данные и методология
1.2. Основные выводы
1.3. Рекомендации по пересмотру ISO 15489
Часть II: Анализ ландшафта
Часть III: Выявленные ключевые проблемы
3.1. Адаптивность к технологиям
3.2. Соответствие меняющимся законодательно-нормативным требованиям
3.3. Управление различными типами документов
3.4. Интероперабельность с другими стандартами
3.5. Регулярные обновления и пересмотр
Часть IV: Анализ заинтересованных сторон
Часть V: Заключение и рекомендации
5.1. Охват современных технологий
5.2. Повышение гибкости
5.3. Содействие интероперабельности
5.4. Усиление мер по обеспечению безопасности и защите персональных данных
5.5. Взаимосвязь между управлением документами и стратегическим управлением информацией
5.6. Учет меняющейся среды управления документами
5.7. Обеспечение инклюзивного вовлечения заинтересованных сторон
Приложение 1: Сведения о сопоставлении стандартов
Приложение 2: Основные принципы концепции управления документами, разработанной Управлением государственных документов (Public Record Office
Victoria, PROV) штата Виктория, Австралия
Приложение 3: Типичные законы, относящиеся безопасности и защите персональных данных
Приложение 4: Форма для подачи замечаний и предложений о пересмотре стандарта ISO 15489
Источник: сайт ИСО
Комментариев нет:
Отправить комментарий