(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/04/1_16.html )
То, что категории являются элементами логической структуры, должно придавать более абстрактный характер описанию категории. Если, например, дело содержит документы, полученные в результате разработки проекта X, то категория, к которой относятся документы в этом деле, должна быть «Европейские проекты». Категория должна быть обобщённой, выходящей за рамки частных случаев. Как следствие, являются бессмыслицей рекомендации в ряде архивных руководств о том, что резюме дела должно быть идентично описанию категории.
Как правило, категория включает несколько типов, т.е. это отношение «один ко многим». Тип документа, посредством применения правил создания документа, обычно создается в результате отдельного действия; категория же, которая, как правило, свключает несколько типов документов, будет указывать на группировку документов, порождённых в результате выполнения ряда действий, т.е. деятельности.
Также встречаются случаи, когда категория отождествляется с одним типом документа, но это совпадение часто вводит в заблуждение или же просто удобно на практике. Категория связана с определённой деятельностью; если эта деятельность порождает один тип документов, то имеет место подобное «перекрытие», однако на самом деле тип не определяет категорию.
Например, часто встречающаяся в номенклатурах категория называется так: «реестр входящих и исходящих документов» (registru de intrare ieșire). Отмечу, что в названии здесь используется единственное число, хотя более корректно было бы использовать множественное – ведь сколько бы реестров ни было составлено, все они будут принадлежать к одной и той же категории. В данном случае определение категории вводит в заблуждение, поскольку на самом деле критерием является содержащаяся информация, а не тип. Если бы реестр хранился на карточках, разве срок хранения не был бы тем же? Если реестр оцифрован и ведётся в информационной системе, разве срок хранения не будет тем же? Так в чём суть данной категории - в информации, касающейся входящих/исходящих документов, или же в типе документа, содержащего эту информацию? На мой взгляд, очевидно, что содержащаяся информация имеет ключевое значение, поэтому тип вторичен. Такую категорию следовало бы назвать: «Документированные сведения о входящих и исходящих документах». Если имеется несколько типов документов, то название может быть дополнено пояснением: «Документированные сведения о входящих и исходящих документах (реестры, дела, программное приложение для ведения реестра).
Любой, кто имел дело с номенклатурой, особенно если та включает подробные описания категорий, знает, что вскоре Вы начинаете читать только половину описания – ту, где содержится описание вопроса/темы; в первой же части обычно части перечисляются типы документов, и этот список неизменно заканчивается словами «и т. д.».
На мой взгляд, источник проблемы кроется в некорректном применении в данном контексте метода составления резюме для дел (это ответы на вопросы «Кто? Для кого? По какой причине? С какой целью?». Логика в основе этого правила говорит о том, что, определив тип, Вы устанавливаете важность документа. Одно дело - отчеты / утверждения, и совсем другое - приказы/решения. В этом есть своя логика, но, на мой взгляд, она ошибочна. В случае средневековых документов такая логика абсолютно уместна, поскольку описание там обычно фрагментарное. Это не обязательно самый удачный подход, поскольку его использование подразумевает хорошее знание типов документов соответствующего периода/региона (скажем, Карл I Роберт (Шаробер) Венгерский (1288–1342) не издавал хартий…). Я встречал нескольких западных специалистов, которые не усложняли себе жизнь указанием типа, а просто повторяли основной глагол действия или состояния, предусматриваемого документом.
Однако, когда мы говорим о категориях, мы, как правило, говорим о современных документах, которые связаны между собой не типом, а деятельностью, результатом которой они являются или которую поддерживают. Как следствие, первостепенное значение имеет критерий ассоциирования - и, если это применимо, то могут свою роль могут сыграть и типы документов. Это наиболее очевидно в случае, когда имеются большие объёмы документов и когда формируются различные категории документов, поскольку потребность в их сохранении различна. Можно было бы ввести категорию «Европейские фонды», возникающую в результате деятельности по получению/реализации европейских фондов, но это была бы слишком широкая категория. И тогда мы создаем несколько категорий: «Европейское финансирование (запросы и контракты)»; «Закупки в европейских проектах (спецификации, контракты, платежи)» и т. д.
Какова взаимосвязь между категорией и делом/реестром? Существует логическая связь, отражающая субординацию: дело приобретает логическую классификацию категории, которая неявно вытекает из группировки отнесенных к этой категории документов. Также есть связь «материализации»: категория определяет общий критерий, а в дело собираются документы, отвечающие более конкретному критерию.
В приведенном выше примере упоминалась категория «Документированные сведения о входящих и исходящих документах», которая может быть присвоена 5 реестрам входящих и исходящих документов для разных периодов времени (поскольку категория ограничена хронологически только той классификационной схемой/номенклатурой, которая её ввела; теоретически категория может существовать хоть 100 лет. В то же время любая физическая группировка документов вряд ли останется открытой в течение 100 лет).
Категория - элемент логической структуры; формы группировки документов - это физические проявления. Представим себе шкаф с несколькими ящиками. На логическом уровне содержимое каждого ящика можно идентифицировать, наклеив на него этикетку. На физическом уровне документы, отвечающие логическому критерию, помещаются в соответствующий ящик. В этот ящик можно класть документы за документами, пока они будут создаваться в рамках соответствующей практической деятельности. Да, существует физический предел емкости ящика/шкафа, поэтому в определенный момент мы аккуратно извлекаем документы из ящиков, раскладываем их по томам и архивируем, тем самым освобождая место в производственном помещении.
Вот здесь появляются два понятия: момент прекращения накопления документов (то есть момент, когда принимается решение о том, что созданные к этому моменту документы должны быть убраны — согласно румынскому законодательству, это обычно календарный год); и понятие дела, которое может индивидуализировать группировку документов. Таким образом, если у меня есть категория «Личные дела», то, очевидно, внутри этой категории будут дела, индивидуализированные для каждого сотрудника. Категория здесь одна и та же, но дела посвящены разным объектам. И, конечно же, каждое дело может иметь тома. Все они содержат документы, принадлежащие к одной и той же категории.
Итак, подведём итоги:
- Действие/операция/транзакция порождает документ определенного вида = типа документа. Может быть много документов данного типа, но только один экземпляр – для этого действия.
- Множество действий образует деятельность. Может быть несколько типов документов, соответствующих действиям, но для каждого действия может быть лишь один экземпляр документа конкретного типа.
- Совокупность типов может быть отнесена к категории, определяемой на основе деятельности.
- Совокупность экземпляров документов будет физически сгруппирована, образуя дела и тома.
Категория может иметь в качестве критерия группировки тип документа, но чаще всего она охватывает несколько типов.
Совокупность документов, созданных за определенный период и отвечающих определяющему категорию критерию, может образовывать дело, но чаще всего формируется несколько дел (и каждое дело может содержать несколько томов).
Дела и тома… И вот мы вернулись к вопросу об архивной единице: является ли она физической или логической? :)
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/03/16/categorie-vs-gen-de-documente/
Комментариев нет:
Отправить комментарий