Стратегическое управление информацией – скучное дело. Ну вот, я сказал это вслух. И хотя вроде бы все должны быть в нём заинтересованы, это, как правило, не так.
Я помню бум в сфере управления документами после 11 сентября 2001 года (тогда в результате террористической атаки были уничтожены две башни Всемирного торгового центра в Нью-Йорке – Н.Х.). Год спустя интерес снова улетучился. Так же, как мало кто хочет заниматься домашним хозяйством, лишь немногие готовы взять на себя задачи, связанные со стратегическим управлением информацией - Вы прибираетесь и раскладываете вещи по местам только для того, чтобы другие люди снова навели беспорядок. Поэтому было бы нечестно говорить, что мы когда-либо сможем сделать стратегическое управление привлекательным занятием; однако мы можем, по крайней мере, сделать его менее скучным и гораздо более эффективным, чем сегодня.
Фото: Vincent van Zalinge
Что такое «стратегическое/полномасштабное управление информацией» (Information Governance)
Давайте начнем с того, что разберёмся – что же такое «стратегическое управление». Стратегическое управление информацией - это применение правил, процессов, процедур и наведение порядка в управлении и хранении информации. Исторически оно полагалось на сотрудников в целом и на специализированный персонал, которые определяли, применяли и контролировали деятельность по стратегическому управлению. Но технологии быстро меняются, и объемы, разнообразие и скорость создания и обработки корпоративной информации также быстро растут.
Поскольку стратегическое управление, по определению, включает создание и соблюдение правил, не стоит ли в большей степени использовать в помощь себе такие технологии, как машинное обучение (machine learning, ML)? Не поймите меня неправильно - такие системы на основе машинного обучения существуют, но в данной области применяются они всё ещё относительно редко. Решения на основе машинного обучения могут интерпретировать и применять правила и адаптироваться к сложным изменениям правил со скоростью и в объёмах, невозможных для человека. Так что, хотя системы стратегического управления информацией на основе машинного обучения доступны, - профессионалы в области стратегического управления информацией, похоже, не слишком заинтересованы в том, чтобы их использовать.
Уроки практического примера стратегического управления с использованием технологии машинного обучения
Недавно я беседовал с представителями компании, которая широко использует машинное обучение в своей системе управления документами. Хотя сама технология была увлекательной с точки зрения любителя новинок такого рода, еще более увлекательным оказался их опыт её применения в рамках «боевой» системы.
Изначально проектная группа представила свой проект как связанный с документами. Это не вызвало абсолютно никакого интереса. Год спустя, после исключения термина «документ» из всей документации и замены его словом «файл», результатом стала немедленная заинтересованность со стороны высшего руководства, обеспокоенного рисками. Это была несколько упрощенная семантическая подмена, но результаты говорят сами за себя.
Точно так же, когда проект был представлен группе управления документами, сразу было сильнейшее отторжение, поскольку эта группа восприняла его как автоматизацию их работы. Год спустя, когда сразу же была сделана оговорка о том, что машинное обучение (от первоначально использовавшегося термина «искусственный интеллект» отказались) будет бесполезно без их опыта, - проект был с энтузиазмом воспринят как нечто, за что специалисты по управлению документами могли ухватиться, чтобы сохранить свои рабочие места и поднять свой статус.
Итак, проект стратегического управления предлагался дважды. В первый раз к нему не было никакого интереса. Во второй раз, когда тот же самый проект был представлен с небольшими изменениями в его подаче, все его приняли. Проект стратегического управления, с которым никто не хотел иметь ничего общего, стал чем-то захватывающим и вдохновляющим.
И вот что важно: это не разовая ситуация. То, что происходило в этой компании, происходило за последние несколько лет с небольшими вариациями множество раз, и есть пара ключевых уроков, которые нужно усвоить любому, кто попытается продвигать или «продавать» стратегическое управление в своей организации.
Чему могут научиться специалисты по управлению документами
Первый урок заключается в том, что никому нет дела до управления документами. Пусть меня за эти слова возненавидят, - но это правда. И в то же время, это печально. Специалистов по управлению документами недооценивают и часто неправильно понимают. Они обеспечивают чрезвычайно важный сервис, которая редко получает должное признание. Но реальность такова, что по мере того, как объемы, разнообразие и скорость данных и информации росли в геометрической прогрессии, традиционные практики управления документами так и не сумели адаптироваться с тем, чтобы как-то решить эту проблему.
Как отраслевой аналитик, я общаюсь с бесчисленным множеством покупателей и продавцов технологий управления документами. Все они без исключения говорят мне, что борьба за внимание, бюджет и поддержку со стороны высшего руководства становятся всё более трудным делом. Но всё совсем иначе, когда речь заходит об управлении рисками и обеспечении исполнения законодательно-нормативных требований. Или, говоря более точно, о смягчении рисков и борьбе с несоблюдением требований, поскольку именно эти темы действительно привлекают внимание руководства. И если усилия по уменьшению риск и степени неисполнения установленных требований удастся автоматизировать с помощью машинного обучения, тем лучше! Таким образом, простая игра с терминологией, когда «документы» заменяются на «файлы» (или «данные») может заставить сработать «включатель внимания». В этом нет ничего удивительного, поскольку такие законодательно-нормативные акты, как HIPAA (американский «Закон о переносимости и подотчётности медицинского страхования», содержащий довольно жёсткие требования по защите медицинских персональных данных – Н.Х.) и GDPR (закон о защите персональных данных Евросоюза – Н.Х.) сегодня становятся лишь верхушкой растущего нормативного айсберга, - и соблюдение соответствующих требований будет обеспечиваться гораздо более строго, чем в прошлом.
Аналогичным образом, если заявлять специалистам по управлению документами, что искусственный интеллект может и будет делать их работу так же хорошо, если не лучше, как они сами, это вряд ли будет воспринято позитивно. Поверьте, я знаю. Пару лет назад я выступал с пленарным докладом в Нэшвилле (Nashville) перед членами международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International, и, скажем так, отклик на мои идеи был неоднозначным, хотя факты были вполне точными: принципы управления документами основаны на правилах, а решения на основе технологии машинного обучения способны применять правила быстрее и точнее, чем люди. Никто не хочет слышать разговоры о том, что их работа будет автоматизирована.
В свою защиту скажу, что, хотя аудитория могли воспринять мой доклад именно так, в тех идеях, которые я хотел донести до публики, было куда больше нюансов. Технология машинного обучения автоматизирует большую часть работы специалистов по управлению документами, однако без руководства со стороны настоящих экспертов инструменты машинного обучения ничего не могут сделать.
В конце концов, мир искусственного интеллекта и машинного обучения - это не что иное, как множество инструментов и гора данных, которые позволяют предсказывать вероятности. Эти технологии максимально эффективны, когда их дополняет человеческий опыт, который может направлять их и работать совместно с ними. Специалисты по управлению документами никогда не смогут даже надеяться на то, чтобы справиться с информационным половодьем, захлёстывающим их организации. Просто отсеять пшеницу от плевел практически невозможно. Но адаптируясь к технологиям машинного обучения и работая с ними рука об руку, специалисты-люди смогут свою работу лучше, чем когда-либо прежде.
Стратегическое управление никогда не будет увлекательным, но оно всегда будет востребованным
Стратегическое управление информацией, возможно, никогда не станет самой интересной темой, однако модернизация практик, процедур и инструментов поможет решить сегодняшние проблемы реального мира. Смягчение рисков и использование существующих возможностей для продвижения своей карьеры создает «момент времени» для роста и развития. Такие возможности предоставляются не столь уж и часто, так что хватайтесь за них, пока можете. Перефразируйте и обновите аргументацию, которую Вы используете в Вашей организации, и реакция на это может Вас приятно удивить.
Об авторе
Алан Пелц-Шарп является основателем консультационной фирмы Deep Analysis («Глубокая аналитика», см. https://www.deep-analysis.net/ ), занимающейся исключительно проблемами трансформационных изменений и инноваций в управлении информацией. Фирма Deep Analysis проводит исследования и предлагает рекомендации компаниям, стремящимся использовать возможности новых технологий и осуществить цифровую трансформацию.
Алан Пельц-Шарп (Alan Pelz-Sharpe)
Источник: сайт CMSWire.com
https://www.cmswire.com/information-management/information-governance-is-boring-but-necessary/
Комментариев нет:
Отправить комментарий