К настоящему моменту Вы, вероятно, уже знаете, что Ваши органы государственной власти по закону обязаны соблюдать законы об управлении документами. Однако часто бывает сложно мотивировать себя, коллег и руководство внедрять что-либо только потому, что это «требуется». В природе человека сопротивляться всему тому, что мы воспринимаем как трудное, трудозатратное и/или навязанное.
Группа поддержки управления документами RMA (records management assistance) при Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (TSLAC) хотела бы, чтобы управление документами было как можно более увлекательным! Конечно, соблюдение требований законодательства к управлению документами обязательно, -однако внедрение разумной программы управления документами не обязано быть сложным, трудоёмким или восприниматься как некое насилие. В конце концов, наличие сильной программы управления документами дает Вашему подразделению много преимуществ, в числе которых правовая защита, повышение эффективности, сокращение затрат, улучшение общественного мнения о Вашей структуре и защита важнейших документов.
В этой статье мы подробнее рассмотрим упомянутые выше преимущества хороших практик управления документами. Мы надеемся, что статья станет полезным ресурсом для государственных и муниципальных служащих, помогая стимулировать хорошие практики управления документами в Ваших органах и организациях.
Пять преимуществ управления документами
Соблюдение правовых требований, сформулированных в наших опубликованных законах и нормативных актах, обеспечивает правовую защиту Вашего подразделения. Например, избыточно или недостаточно длительное хранение документов представляет собой правовой риск. В случае судебного разбирательства или аудита Вашему подразделению, возможно, придется раскрыть документы, которые могли быть уничтожены много лет назад, или же, что ещё хуже, Вы не сможете представить документы, которые были уничтожены слишком рано. Соблюдение опубликованных Комиссией TSLAC указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении (аналог наших Перечней – Н.Х.) и уничтожение документов в строгом соответствии с ними помогает снизить этот правовой риск.
Хорошая программа управления документами также поможет Вашему подразделению работать более эффективно, потому что сотрудники не будут зря тратить время и силы на поиски информации. Люди будут тратить больше времени на поиск документов, если их хранится много, - а это влияет на общую эффективность Вашего подразделения. Своевременное уничтожение документов по истечении установленных сроков хранения высвободит место для хранения и упростит доступ к тем документам, которые Вам действительно необходимы.
Хорошее управление документами также экономит деньги! Когда Вы освобождаете место для хранения и повышаете свою эффективность, это также снижает Ваши расходы. Хранение слишком большого количества документов сверх сроков хранения может привести к увеличению затрат на хранение и обслуживание. Расходы в этом случае на дополнительные физические шкафы для хранения документов или на дополнительное пространство на сервере – зря потраченные деньги.
Государственным и муниципальным органам власти, которые используют передовые методы управления документами, также проще поддерживать свою хорошую репутацию в глазах общественности. И наоборот – следствием плохой практики управления документами часто является появление в обществе негативных настроений. Даже проведенное с самыми лучшими намерениями уничтожение огромного количества документов может показаться подозрительным – если Вы до этого долгое время уничтожением не занимались. Уничтожение документов лучше всего проводить регулярно и в соответствии со сроками хранения, чтобы избежать негативного восприятия.
Активно выполняемая программа управления документами также поможет защитить важнейшие (т.е. необходимые для обеспечения непрерывности деловой деятельности в случае ЧП и для восстановления после ЧП – Н.Х.), исторически ценные и имеющие постоянную ценность документы органа власти от таких вещей, как вредители, плесень, кража или нарушения безопасности. Неспособность защитить эти документы потенциально может привести к уголовным наказаниям и штрафам. Например, преднамеренное уничтожение документа до истечения установленного ему срока хранения может классифицироваться как проступок класса А (Class A misdemeanor), за который предусмотрено максимальное наказание в виде одного года тюремного заключения и штрафа в размере до 4 тысяч долларов.
Брианна Кокран (Brianna Cochran)
Мой комментарий: Всё сказанное верно, - но самые «сладкие» преимущества хорошего управления документами все-таки другие! Я бы назвала следующие:
- Создание совершенно новых возможностей для ведения деловой деятельности государственного или муниципального органа. Обычно это подразумевает активное участие службы управления документами во внедрении инновационных технологий, поддерживающих основную деловую деятельность этого органа (в отличие от автоматизации деятельности самой этой службы) – а также взятие «под своё крыло» значительно более широкого круга документов и информации.
В эпоху активного внедрения искусственного интеллекта и больших данных, именно служба управления документами обладает многими знаниями и навыками, необходимыми для поддержки законного, прозрачного и эффективного использования этих технологий.
Именно служба управления документами (вместе с юристами) обычно лучше всех в организации разбирается в вопросах защиты персональных данных и в обеспечении долговременной сохранности ценных информационных активов. - В США очень большое значение имеют деятельность по раскрытию электронных документов и информации в случае судебных споров, расследований и аудита; по выполнению запросов на основании закона о свободе доступа к государственной информации; а также по обеспечению непрерывности деловой деятельности в случае катастроф. Популярными направлениями работы становятся стратегическое управление данными и информацией, включая управление электронной почтой, социальными сетями и веб-сайтами. Всё это служба управления документами может полностью или частично взять на себя – получив, конечно, немалую дополнительную нагрузку, но также и дополнительные ресурсы и более высокий статус.
- Защитить себя любимого от «сумы и тюрьмы» очень важно – тут спора нет. Бесценно, однако, когда удаётся от того же самого защитить своё высшее руководство, и оно об этом знает!
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/04/how-does-records-management-benefit-us-anyway/
Комментариев нет:
Отправить комментарий